為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規範化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，並結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散儲存。
二、檔案部門設定及其職責
（一）公司設立檔案部並配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：
1、組織實施黨和國家關於檔案工作的有關方針、政策、法規和檔案管理部門制訂的有關規定、辦法、細則。
2、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計畫等。
3、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
5、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作並接受綜合檔案室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔範圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作並在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制檔案材料的歸檔範圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
（1）公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計畫、管理決策等；
（2）與總部及其他單位往來發文；
（3）行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、採購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前台的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、**記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批覆，員工民主生活會方面的記錄等；
2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉公升、培訓、入職手續、員工資料等。
3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；**合作通路的正常詢價**、合作協議合同；年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、蒐集的客戶資料等。
4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容
5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄
6、設計部：主要包括效果圖、施工圖、**表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表等。
7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容
8、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，後勤方面的固定資產核算、費用申請等
9、法務與檔案部：主要包括日常經營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。
10、市場部：有關營銷**活動方案、小區物業及客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。
以上各部門歸檔材料的範圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物檔案。
（二）歸檔檔案的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：
（3）檔案編號方法
1、以乙個立檔單位所形成的全部檔案為物件，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便於科學管理和開發利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：xz 人資部：rz 客服部：kf
設計部：sj 市場部：sc 工程部：gc
財務部：cw 法務與檔案部：fd 企劃部：qh
倉管部：cg
3、工程專案命名。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程專案的檔案材料均以專案名縮寫為大類別，以南華康城小區3號樓1單元2號為例，其專案大類編號為：nhkc-3-1-2。
各部門涉及工程專案的檔案材料具體命名如下：
201306.nhkc.3-1-2
日期客戶位址詳細資訊
4、非工程專案檔案命名。由於公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑑於公司正逐步組建發展，現內部崗位編制並不複雜且部門管理統一，對內制度/規範性檔案的頁首文字為靠左公司vi規範標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規範性檔案均需要編號。無論對內對外檔案，頁尾格式均為「第x頁，共x頁」，頁首、頁尾均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務部為例：
編制方法：201406.cw01.
***（2023年6月份財務報表）其中201406為日期，cw為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），***為其他編號。
（4）歸檔方法及要求
1、歸檔檔案材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史程序。
2、涉及專案工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及專案工程的，先將檔案材料按其形成或針對的年度分開，一般檔案歸入檔案形成的年度（跨年度的規劃計畫，可歸入檔案內容針對的第乙個年度；跨年度的總結、報告，歸入檔案內容針對的最後乙個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內目錄、備考表等**，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內檔案材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的檔案材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應摺疊，並拆除檔案材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。各部門不涉及工程專案的材料，應根據材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務與檔案部、市場部及設計、工程、客服部門中日常管理的材料），應在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。
歸檔應包括材料原件、影印件及掃瞄電子件。
各部門涉及專案工程的材料，應在工程全部竣工後一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔後應將同一專案的歸檔材料交客服部統一移交檔案部，歸檔應包括材料原件、影印件及掃瞄電子件。
（2）檔案移交。各部門不涉及專案工程的歸檔材料在部門首先歸檔後一周內經部門主管簽字後移交檔案室；涉及專案工程的，各部門首先歸檔後，由部門主管簽字並統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料後一周內經部門主管簽字後將檔案材料移交檔案部。檔案經檔案部主管人員驗收合格後，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。
根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統計
（一）公司設定專用檔案庫房，庫房應堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、複製或其他技術處理。
（二）檔案庫房溫度應保持在14℃-24℃，相對濕度應保持在45%-60%。檔案庫房內嚴禁吸菸及存放易燃易爆或易霉變物質，庫房管理人員調動工作時，對儲存的檔案資料要詳細清點，履行交接手續。
（三）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。
六、檔案借閱利用
（一）檔案部根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案檔案匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用範圍，規定不同的審批手續。
1、借閱資料為普通檔案的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通檔案的，需填寫調檔單，經本部門主管及檔案主管人員簽字審批後方可借閱。
2、借閱資料為重要檔案的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要檔案的，需填寫調檔單，經本部門主管及行政與人資總監簽字審批後方可借閱。
3、借閱資料為秘密檔案的，借閱時間不得超過乙個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密檔案的，需填寫調檔單，經本部門主管、行政與人資總監及總經理簽字審批後方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、汙損所借檔案，不得在檔案上圈點、畫線、塗改，未經批准不得影印檔案。
（四）調閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調閱影印件或者掃瞄件。借閱人員必須嚴格保密，不得洩漏資料內容，不得遺失。借閱後需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，並另行辦理借閱手續。
七、檔案鑑定、移交、銷毀
（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，檔案部統計檔案庫內各檔案的情況表。
（二）定期對於已到期的檔案進行鑑定，鑑定工作在行政與人力總監的統一領導和主持下，由檔案部門和與所鑑定檔案相關的業務部門組成鑑定小組，具體負責檔案的鑑定工作。
（三）凡經鑑定小組確認已失去儲存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批准後銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，並在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久儲存。
八、檔案保密
（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不准隨意堆放，以免造成丟失、損壞和洩密。
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