批准審核編制
2023年9月
1.總則
1.1為了加強文書檔案管理，更好的為專案部各項工作服務。根據《檔案法》和甲方檔案管理等規定，結合本專案具體情況，制定本細則。
1.2根據檔案管理要統一領導分級管理的原則，凡記述和反映本專案部主要職能活動及在生產經營活動中形成的具有長遠儲存和利用價值的檔案材料，均需歸檔。
1.3專案部各職能部門均需根據歸檔範圍，按照本辦法，認真做好工程檔案歸檔工作。
2.適用範圍
本規定適用於施工專案部。本細則為專案部工程檔案的管理辦法，適用於專案部內工程檔案的管理。
3.編制依據
《中華人民共和國檔案法》
《水利水電施工企業檔案分類大綱》
《工程專案檔案類別及保管期限對照表》（國調辦綜[2009]13號附件）
4.組織機構
為加強檔案管理，特建立檔案管理組織機構，明確責任，採取統一領導、分級管理的方針，確保專案檔案管理切實、有效地實施。
5．檔案管理及職責分工
工程檔案管理工作是工程建設管理的重要組成部分，是衡量工程質量的重要依據，工程檔案的核心是施工過程中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式的歷史記錄，在施工過程中我部將做好這些方面資料的收集，同時加強檔案管理人員的學習，提高業務水平和責任意識，保證工程檔案的整理、收集、存檔滿足相關檔案要求，為以後竣工檔案提供依據。
1）設定專門的檔案庫房，負責收集施工過程中形成的資料。
2）檔案管理負責人： （手機號碼：）
檔案管理工作人員： （手機號碼：）
檔案管理負責人是檔案資料主要責任人，負責工程檔案日常管理工作。
檔案管理工作人員負責工程檔案的日常收集、整理和儲存工作。
6.工程檔案管理細則
6.1紙質工程檔案立卷、歸檔的基本要求
6.1.1歸檔的檔案材料必須完整、齊全、真實、底稿用藍黑墨水、碳素墨水或黑色簽字筆書寫。
6.1.2歸檔檔案材料的份數按招標檔案規定以及甲方的相關規定執行。
6.1.3組卷要遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的密切聯絡，區別不同價值。
6.1.4歸檔的檔案材料，應當將同一問題的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**文與原件，多種文字形成的同一檔案一起立卷，文電應合一立卷。
6.1.5不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對年的第一年立卷；跨年度的總結放在針對年的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在開幕年立卷；年度計畫、總結、預算、決算、報表等放在針對年立卷。
6.1.6案卷和卷內檔案的排列
① 案卷一般應按工程專案建設程式的先後順序排列。
② 卷內檔案一般文字在前、圖樣在後；譯文在前、原文在後；正件在前、附件在後；印件在前、定（草）稿在後，批覆在前、請示在後；影印件在前、原件在後（指原件內容有不符合歸檔要求的地方，如：原子筆、純藍墨水等）。
6.1.7案卷不易過厚，厚度一般不超過3cm（約200頁左右）。
6.1.8卷內檔案材料有書寫內容的頁面均應編寫頁號，頁號編寫位置：
單面書寫檔案在右下角；雙面書寫檔案，正面在右下角，背面在左下角；成套圖樣或印刷成冊的檔案，如果頁號連續完整，可不重新編寫頁號；各卷之間不連續編頁號，統一使用打號機或碳素墨水筆編寫。
6.1.9永久、長期和短期檔案材料分別組卷，填寫卷內目錄和備查表，有關卷內檔案材料的填寫說明，都應填寫在備考表內，若無情況說明，也應將立卷人，檢查人的姓名和立卷時間填上以示負責，備考表置於卷尾，卷內目錄放在卷首。
6.1.10案卷的裝訂及裝盒
① 案卷各部分的排列順序為：案卷封面—卷內檔案目錄—檔案材料—備考表—案卷封底。
② 案卷裝訂採用三孔一線的方法。孔距為90mm，位置在案卷左側中部，距訂口邊12mm-15mm。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字。
若遇裝訂線上有字跡的，應加貼裝訂邊。裝訂時要去掉金屬物、塑料夾等，對破損的檔案要進行修補。
③ 不能裝訂的材料（證書、標籤、商標等）應裝於封口的檔案袋中，並附卷內目錄和備考表，案卷封面應用a4紙列印並貼上在檔案袋正面。
④ 成冊的書本式檔案可保持原狀（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等裝訂的易腐蝕、老化的檔案材料）作為一捲，在封面左上角加蓋檔號章。檔號填本卷的檔號，序號不填。
⑤ 散裝的圖紙不裝訂，按a4紙大小摺疊，圖面應向裡摺疊，標題欄處應摺疊漏出圖示欄內容。每張圖紙左上角空白處應加蓋檔號章。檔號填本卷圖紙的檔號，序號填每張圖紙在本卷圖紙中的排列順序，用「幾分之幾」表示，如1/20表示本卷共有20張圖紙，此為第一張。
圖紙應先裝在斜口檔案袋中，然後裝盒。
⑥ 整理好的案卷要按照順序裝盒，裝滿為止。盒脊應標註盒內案卷的起止檔號（進館前暫用鉛筆標註），案卷題名不用標註。
⑦ 捲盒外表面規格為310mm×220mm，具體厚度d=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根據需要設定）。捲盒採用220g以上單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。工程名稱：
南水北調中線幹線工程（字型華文中宋，紅色，加粗，初號，印刷位置字型最下端距案卷底邊50mm）。
6.1.11編制檔案檢索工具
1）編制工程檔案總目錄、案卷檔案目錄和卷內目錄。
2）根據需要編制檢索工具，並進行編研工作。
6.2聲像檔案管理細則
6.2.1聲像檔案的歸檔範圍
1）本專案的重要活動、重要事件、領導視察等**和錄影片。
2）本專案的黨、政、工會議等錄音、錄影、**；參加各類重要活動的重要人物的**。
3）本專案的形象**、錄影以及施工過程中關鍵、重要工序的**、錄影。
4）本專案單位、分部工程開工前進行的技術交底**、錄影。
5）專案部成員進行安全、質量、進度、成本等培訓、學習所產生的**、錄影。
6）專案文化教育、醫療衛生、文藝、體育等各類專業重要活動的錄音、錄影**。
7）專案部被授予的各項各類的榮譽和實物的**。
6.2.2聲像檔案的管理
1）搞好原件的收集、整理工作。原件整理人員必須嚴格按規程操作，邊整編、邊檢查，逐項登記、質量把關，使聲像檔案完整無缺，具有歷史價值。
2）採用「**加工、文字注釋、立卷編目」的方法，對錄影磁帶、錄影、**進行分類，按歷史發展的重要階段和問題性質編目、標板。
3）聲像材料的整理
① **材料的整理
a **數量較多時，可選擇重要的、有代表性的**歸檔。
b 洗出的**應為6寸傳統**，按照**號順序裝於符合規定的**冊內，並填寫**說明。**說明包括題名、**號、底片號參見號、時間、攝影者、文字說明等內容。
c 題名：應簡潔概括、準確反映**的基本內容。人物、時間、地點、事由等要素應當齊全。
d **號：每張**在本冊內的排列順序號。
e 底片號：**底片的編號，沒有底片的填寫對應數碼**的編號。
f 參見號：指與本張**有密切聯絡的紙質檔案或其他載體檔案的檔號。
g 文字說明：應綜合運用、時間、地點、人物、事由、背景等要素，概括揭示**影響所反映的全部資訊。或僅對題名未及內容的補充說明。
② 歸檔的錄音帶應簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄製日期、帶長（時間）等。
③ 歸檔的錄影帶應簡要說明錄影內容、制式、密級、規格、聲道、錄製日期、帶長（時間）等。
④ 數碼**及數碼錄音、錄影材料應和電子目錄、說明檔案一起儲存至一張或多張唯讀光碟中，或儲存至行動硬碟（u盤）內。光碟或硬碟應貼附標籤，標註光碟型別（cd-r、***），執行的軟、硬體、版本號等。
6.3電子檔案的整理
6.3.1專案自身產生的電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，內容需保持一致。
6.3.2對沒有實質內容的**式電子檔案不用歸檔，對有實質內容的文字式檔案、資料檔案、圖形檔案都應當歸檔。
6.3.3歸檔的電子檔案應和電子檔案目錄一起儲存至一張或多張唯讀光碟中，或儲存至行動硬碟（u盤）內。
關盤或硬碟應貼附標籤，標註光碟型別（cd-r、***），執行的軟、硬體環境、版本號等。
6.4檔案保密、借閱制度
6.4.1考慮專案部的利益與安全，對一些不宜對外公開的檔案定位內部資料。
6.4.2內部資料檔案採用專門存放，並指定專人負責管理。嚴格控制查閱人員，凡事定位內部材料的案卷出借後，借閱人必須妥善保管，防止洩密或失密事件發生。
6.4.3檔案庫房是存放檔案的場所，非檔案人員未經允許不得進入庫房。
6.4.4如發現檔案有洩密或失密現象，即進行調查，追究有關人員的責任。
6.4.5內部資料，一律不准自行複製，確因工作需要複製，必須經主管領導同意，一般情況下用後應歸還。
6.4.6工程檔案借閱制度
1）工程檔案管理人員，應熟悉所管理的檔案材料，編制專題目錄，索引等查詢工具。
2）專案部各部門借閱文件，需要經專案經理批准，借期不得超過五天。
3）外單位查閱文書檔案，須持單位介紹信，經專案經理批准，只限室內查閱，不外借。
4）借閱文件的人負責安全保密責任，不得遺失、塗改、損壞和抽頁。
6.5工程檔案的收集、整編和移交
6.5.1工程檔案的收集、整編
2）質量管理部檔案員負責收集工程單元工程驗收、評定等質量相關檔案資料，檔案資料收集齊全後交由專案部檔案室檔案管理員統一管理。
檔案管理實施細則
a版 1總則1.1為了加強華能通遼風力發電 的檔案管理，統一竣工檔案的編制和整理，實現工程檔案管理達標移交，特制定本細則。1.2本細則適用於華能通遼風力發電 及所屬各風電專案部的檔案資料管理 竣工檔案的編制 整理和驗收，參建各方均應按照本細則執行。1.3本細則的編制依據檔案 1.3.1國家電力公司總...
檔案管理實施細則
檔案管理按職能部門立卷的實施細則 第一章總則 第一條為進一步完善專案檔案管理，落實層級責任，保證各門類 載體檔案的案卷質量，以達到檔案管理規範化 標準化 制度化 程式化的要求，更好地為專案各項工作服務，根據 中華人民共和國檔案法 企業檔案工作規範 中國交建檔案管理有關規定及集團檔案精神，結合專案實際...
檔案管理實施細則
一 目的 規範檔案管理工作，是公司發展過程中一項重要的基礎性工作。企業擁有健全的檔案資源，為維護企業權益 開發新產品 開發人力資源 研究潛在客戶 減少企業成本 提高經濟效益等都有重要意義。公司檔案工作必須堅持統一集中管理原則，檔案管理也不許足部向系統化 標準化 科學化 現代化發展。二 適用範圍 本 ...