公路檔案管理實施細則

重慶高等級公路建設投資****

（試行）

公路檔案屬企業重要科技檔案，為了確保檔案材料收集、齊全、完整，統一標準、規範地管理好檔案，特制定本實施細則。

一、組織與職責

（一）公司分層設定專兼職檔案管理人員，職責見《重慶高等級公路建設投資****檔案管理辦法（試行）》。

（二）各勘察設計單位、施工單位、監理單位應當將專案工程竣工檔案材料立卷歸檔工作，納入工程建設專案的管理工作中，建立專案工程檔案材料管理領導責任制，配備專人負責專案工程檔案材料的立卷歸檔工作，確保專案工程建設竣工檔案材料的完整、準確與系統。

（三）專案工程竣工驗收時，根據重慶市檔案局和市城建檔案館的規定，我市所有國家重點專案的竣工檔案在編制完成移交歸檔前，應進行驗收工作，由市檔案主管部門主持,公司辦公室、總工辦、工程部、財務部等相關部門派人員參加。驗收合格後，由驗收主持部門提出驗收意見。

二、專案工程檔案材料的收集

（一）凡是反映與專案工程有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的檔案材料，按照檔案材料形成的先後順序或專案工程完成情況及

時收集齊全，歸入專案工程檔案。其具體檔案材料歸檔範圍按本辦法附件一《重慶高等級公路建設投資****公路檔案材料歸檔範圍及保管期限表》執行。

（二）專案工程在專案準備階段和工程交、竣工驗收階段形成的檔案材料及工程管理性檔案材料，由公司總工辦和工程部及有關部門分別負責收集、整理。

（三）專案工程勘察設計檔案材料由總工辦牽頭組織勘察設計單位負責收集、整理。

（四）專案工程施工階段形成的檔案材料，由施工單位負責其專案全部檔案材料的收集、整理。

（五）專案工程監理工作中形成的檔案材料由監理單位負責收集、整理。

三、工程專案檔案的整理

（一）專案工程竣工檔案材料歸檔前，均需按要求由檔案材料形成單位分別進行整理組卷。組卷應遵循公路工程檔案材料的自然形成規律和成套性的原則辦理。

（二）專案工程徵地拆遷檔案、招標檔案、投標檔案及評標檔案、承包合同、合同談判和工程交、竣工驗收階段形成的竣工驗收檔案、工程決算及審計報告等有關檔案材料應根據檔案材料形成的階段、性質、內容分類整理組卷。

（三）專案工程設計檔案材料包括地質勘察資料、初步設計、方案設計、技術設計、總體規劃設計、工程概預算、施工圖設計等，應按專案、階段、

單位工程和分部、分項工程、專業分別整理組卷。

（四）專案工程施工階段形成的施工檔案材料由施工單位負責組卷。其中開工報告、施工組織設計、施工計畫、施工日誌及中間驗收等分別按合同段集中組卷。各項施工原始記錄、監理工作按路線進行方向、結合單位工程（含分部、分項）及不同專業，分別整理組卷。

（五）專案工程監理工作形成的監理檔案材料包括監理通知、開（停、復）工令、備忘錄、有關會議紀要、施工質量檢驗分析、合同管理檔案、計畫進度管理檔案、工程質量控制檔案、工程技術管理檔案、工程計量與支付檔案、與總監及參建單位的來往函等由監理單位按階段、問題分類整理組卷。

（六）案卷及卷內檔案不重份；同一卷內有不同保管期限的檔案，該卷保管期限從長。

（七）卷內檔案材料按以下要求進行排列：

1、管理性檔案按問題、時間或重要程度排列。

2、專案技術檔案按管理、依據、施工記錄、檢測實驗、評定、證明順序排列。

3、裝置檔案材料按依據性、裝置開箱驗收、隨機圖樣、裝置安裝除錯和裝置執行維修等材料順序排列。

4、竣工檔案按里程、專業、圖號排列。

5、卷內檔案材料一般文字材料在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後。

（八）檔案裝具及竣工檔案材料封面等統一由高投公司檔案室提供，承

包單位自費到高投公司購買。按規定送市城建檔案館歸檔的一套檔案的檔案封面、裝具由施工單位直接到城建檔案館購買。

1、檔案盒式樣（附表）；

2、檔案案卷式樣（附表）；

3、卷內檔案目錄式樣（附表）；

4、卷內備考表式樣（附表）；

5、重慶高等級公路建設投資****公路檔案分類目錄式樣（附表）；

6、城建檔案案卷總目錄（附表）；

7、公路工程竣工檔案封面式樣（附表：高投司為粉紅色，城建館為黃色）；

8、公路竣工圖封面式樣（附表：高投司為粉紅色，城建館為黃色）。

（九）案卷應由案卷封面、卷內檔案目錄、卷內檔案及備考表組成。

1、檔案案卷封面由下列專案組成（書寫要求用宋體）：

（1）檔案案卷題名，應包括公路工程建設專案的名稱、起訖里程、專案合同段名稱及檔名稱，如屬橋梁、隧道等工程專案，還應同時標明結構、部位的名稱。案卷題名應能準確反映出案卷的基本內容；

（2）立卷單位，應填寫檔案組卷部門或專案負責部門；

（3）起止日期，應填寫卷內檔案形成的起止日期；

（4）保管期限，應填寫其劃定的保管期限；

（5）密級，依據保密規定填寫；

（6）檔號，填寫檔案分類號和案卷順序號（由高投公司檔案室填寫）；

（7）檔案館號（由市檔案館填寫）。

2、卷內檔案目錄由下列專案組成。

（1）序號：應用阿拉伯數字從1起依次標註卷內檔案的順序，乙個檔案乙個號；

（2）責任者：填寫檔案材料形成部門或主要責任者，可採取通用的標準簡稱；

（3）檔案材料題名：應填寫檔案材料標題的全稱，沒有標題不能說明檔案材料內容的，應自擬標題，並加上方括號；

（4）編制日期：是指檔案材料的形成日期；

（5）起止頁號：填寫每份檔案首尾頁上標註的頁號。

卷內檔案頁號編寫要求：卷內檔案有書寫內容的頁面均應編寫頁號，頁號編寫位置：單面書寫檔案在右下角；雙面書寫檔案，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊檔案，不必重新編寫頁號。

（但當同冊檔案須拆離組卷時，後冊檔案要重新編寫頁號）各卷之間不連續編頁號。

（6）備註（需要時填寫）。

卷內目錄排列在卷內檔案材料的首頁之前。

3、卷內備考表：應分別標明卷內不同載體檔案材料的頁數以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。

卷內備考表排列在卷內檔案材料之後。

（十）歸檔檔案材料質量要求：

1、所使用的材料質量優良、書寫工整、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、格式統

一、裝訂整齊美觀、簽字認可手續完備；

2、禁止使用紅墨水、純藍墨水、原子筆、鉛筆、複寫紙等易褪色書寫材料書寫、審簽和繪製；

3、影印、列印檔案字跡、線條清晰；

4、影像清晰、說明文字字跡清楚、內容完整；

5、錄音、錄影檔案應保證載體的有效性；

6、電子檔案應以光碟為長期儲存介質。

（十一）檔案案卷裝訂要求：

1、紙質材料和圖紙均為a4和a3標準幅面。裝訂檔案案卷時，小於標準幅面的應貼上補足，a3必須按規定摺疊成a4幅面；

2、檔案案卷裝訂厚度規定在20mm以內；

3、檔案案卷裝訂採用三孔一線方法裝訂，裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊。對批語、簽注意見寫在檔案裝訂線上的，應予以貼上補寬，對紙張規格大小差別較大的檔案應適當補貼或摺疊。案卷整體要求整齊、美觀、牢固，便於保管和利用。

（十二）案卷的編制單位應當按照專案工程進度的順序，對案卷進行系統排列，並用鉛筆在檔案案卷和檔案盒上檔號欄內編寫案卷流水號，並按規定將組成的案卷劃分永久、長期、保管期限和密級。

（十三）專案工程竣工圖歸檔應符合下列要求：

1、竣工圖應能全面、準確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、

涵洞、路基防護、互通式立交工程、交通、安全設施等的全部施工實際造型和特徵。

2、施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合槓改或划改要求的變更的，可在原圖上修改，並加蓋竣工圖章作為竣工圖；

3、凡結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%的，應重新繪製竣工圖並加蓋竣工圖章。

四、專案工程檔案的移交與整理

（一）專案工程歸檔的檔案材料經驗收合格後，各專案工程承辦單位依據各自承辦工作範圍內的檔案材料向公司檔案室移交經系統整理過的全部檔案。

（二）施工單位提交歸檔的竣工檔案數量，按施工專案類別規定如下：

1、主體工程（路基路面、橋涵、隧道、交叉工程） 2套

2、交通工程（監控、通訊、收費、供配電系統） 2套

3、附屬工程（交通安全設施、路用房屋、環保工程）1套

4、其它工程（線外工程1套

上述主體和交通工程的檔案數量中已包含報送市城建檔案館的1套（此套由公司檔案室在專案全部竣工後集中辦理移交手續。

（三）由承包單位負責編制的《施工合同竣工檔案》須向我公司提交檔案、材料、圖紙內容相同的2套原始件（其中附屬工程、其它工程各1套），要求必須為計算機列印的原始件。

（四）公司檔案室負責對接受的全部檔案按照立項審批、設計、施工、竣工、監理等不同階段或性質，對移交的全部檔案案卷進行系統整理、排列和上架。其中施工階段形成的案卷依據路線進行方向，按照路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿線設施及監理工作的順序分別排列，並編制公路檔案歸檔總目錄。

（五）公司檔案室負責對接受的全部檔案編制檔號，並填寫在檔案案卷和檔案盒上。檔號由檔案分類號和案卷順序號組成。

（六）分類號是以單項工程為單位，按照《重慶高等級公路建設投資****檔案管理辦法（試行）》中所確定的編制。

附：《重慶高等級公路建設投資****公路檔案歸檔範圍及保管期限表》

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