江蘇中煙淮陰捲煙廠
精益檔案管理細化實施方案
2023年7月14日
按照我廠精益管控實施方案，根據我廠檔案管理的現狀，為了持續提高檔案管理水平，為「管理創一流」活動奠定好基礎，檔案管理在原有的管理模式下進行細化和延伸，加強管理要求，從以下五個方面進行完善，具體如下：
一、檔案制定
1、檔案制定時，檔案的內容應覆蓋所有管理活動和流程，覆蓋主要業務過程和支援過程。
2、編制時應關注與現有的檔案契合，檔案之間相互協調，銜接順暢。
3、檔案的編制要確保適宜、充分、有效和可操作。編制的檔案要能滿足標準、法規和上級檔案相關要求，能夠滿足管理方面要達到的目標，檔案內容能與實際工作與結合，規定明確，可執行性強。
4、所有長效的有管理要求的檔案，必須以標準化格式，不得以紅標頭檔案格式。
二、檔案審批與發布
1、各部門編制的第三層檔案，應經分管領導審批後，及時將檔案審批表原件交至企業管理處，部門的兼職體系管理員將檔案上傳至企業知識文件中心，由企業管理處審核發布。
2、文件在企業標準化平台的上傳按照品質管理處要求執行。
三、檔案修改完善
1、應該根據實際情況的變化對體系檔案的內容及時進行修訂完善,進行檔案的動態管理。對企業核心業務領域有效開展流程優化改造，完善相關標準，提高檔案的時效性，力爭取得明顯績效。
2、檔案在修改時，需將修改內容在前言中概括性描述。
四、檔案執行
為了提高檔案執行率，部門在季度管理體系自查時，把檔案執行率納入檢查。具體細化要求如下：
1、檢查頻次：每季度
2、檢查內容：
1）本部門歸口管理的程式檔案；
2）各部門共性的程式檔案；
3）本部門編制的管理檔案（包括以紅標頭檔案下發的管理檔案）；
4）本部門編制的作業檔案。
3、檢查檔案數量：
1）管理檔案和技術檔案：每季度檢查的檔案不少於部門檔案個數的30%，一年覆蓋部門所有檔案，檢查的條款不少於檔案總條款數的60%。（此處管理檔案包括本部門歸口管理的程式檔案、共性程式檔案和本部門編制的）
2）作業檔案：作業檔案每季度抽查個數不少於15%，每個檔案檢查的條款不少於檔案總條款數的60%。全年累計抽查個數不少於所有作業檔案的60%。
具體**設計如下：
江蘇中煙淮陰捲煙廠檔案執行率檢查表
部門： 檢查人： 審核人： 日期：
3）檢查及考核要求：各部門認真對待，嚴格自查，將檔案執行率檢查落到實處。如在各級檢查或審核中，上級檢查發現檔案上有明確規定但未執行的問題，每個問題考核部門200元。
4、報送要求：每個季度的第乙個月前10個工作日內，將檔案執行率檢查表報送至企管處。
五、作廢檔案管理
1、各部門根據修改的檔案，及時對檔案清單進行更新，並對現場發放的紙質檔案，進行更換，確保無作廢檔案。
2、企業管理處定期（原則上為乙個月一次）集中傳送檔案更改通知。各部門注意接收並及時更新。並在接收後三個工作日內，將最新的清單傳送至企管處。
如不按時傳送，進行考核。每延時乙個工作日考核部門100元。
3、各部門在季度檢查時，認真開展作廢檔案的檢查。在各級審核中，如發現存在作廢檔案，檔案清單未更新等檔案管理低階問題，一律以發生重複性問題進行考核。具體考核如下：
1）檔案中有明確規定，未按照執行的，出現問題點，考核100元/個；
2）檔案、記錄出現作廢版本，清單**現編號錯誤、版本錯誤等低階問題的，考核100元/個；
3）現場發現作廢版本的，考核100元/個；
4、企業管理處每年對問題庫進行梳理彙總，問題如再次發生，考核加倍。
以上管理要求將納入《淮陰捲煙廠管理體系執行管理規定》。
檔案管理實施細則
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