1 範圍
本規則規定了企業檔案工作的管理體制、機構、職責和檔案材料的形成、分類、歸檔以及檔案的鑑定、開發、利用和銷毀的方法。
本規則適用於公司各部（室）、檔案室，也適用於各子公司。
2 規範性引用檔案
機電辦（1989）1843號〈〈機械電子工業檔案工作暫行條例〉〉
國檔發（1987）7號〈〈國營企業檔案管理暫行規定〉〉
財政部、國家檔案局2023年修改的〈〈會計檔案管理辦法〉〉
3 術語
企業檔案：企業檔案是企業在各項活動中的全部檔案的總和，其構成是以科字技術檔案為主體，包括計畫統計、經營銷售、物資**、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作方面的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。具有以下性質：
統一性：統一領導、分階管理，集中統一地管理企業的全部檔案。
完整性：維護檔案的完整與安全，收集齊全、整理系統。
安全性：維護檔案的實體安全和檔案的機密安全。
服務性：為公司的各項工作提供服務、不斷提高服務效率和服務質量。
4 總則
4.1 企業的檔案工作是企業管理基礎工作的組成部份，是提高經濟效益不可缺少的乙個重要環節。
4.2 檔案工作遵循統一領導、分級管理，維護檔案完整性、統一性、服務性與安全性、便於利用和保守保密的原則。
5 檔案管理體制機構
5.1 實現統一領導分級負責的管理體制。
5.2 設立公司檔案室，歸屬總經理辦公室，由總經理辦公室直接管理。
6 檔案管理職責
6.1 公司檔案室管理職責
6.1.1 公司檔案室是企業檔案資料的貯存地和利用中心,負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案工作。
6.1.2 對公司各部、室的各種檔案材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。
6.1.3 對檔案處置工作進行組織協調、監督和指導。
6.2 檔案的開發利用
6.2.1 企業檔案資訊開發利用是檔案管理的重要內容和最終目的,開發工作主要是對生產、技術和經營管理的檔案進行編研，提供資訊利用。
6.3.2 檔案室應編制必要檢索工具，為檔案利用提供服務。
7 檔案的分類和編號
7.1 檔案的**類目
7.1.1公司企業檔案分類設定八個一級類目, 即行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、基本建設、裝置儀器、會計檔案、幹部職工、其它檔案類。
（見下表）
7.1.2 二級和二級以下類目的設定
行政管理、經營管理、生產技術管理四大類設定二級類目，會計、其它類檔案按種類設二級類目，以上六大類不設**類目。
7.1.2.1 行政管理、經營管理、生產技術管理二級類目表：
7.1.2.2 會計檔案二級類目表:
7.1.2.3其它檔案二級類目表
7.1.3 產品、基本建設、裝置儀器類設**類目
7.1.3.1 產品檔案二級類目以產品大類劃分，分別用代號0、1、2……表示。
(1)產品檔案**類目具體為1、2、3、4、5、6分別代表定型檔案、設計檔案、工藝檔案、規則檔案、質量檔案和其它檔案。
(2)引進專案是以引進產品為主的，應歸入產品檔案類目內，為了考慮不另設類目，因此在二級與**類目之間加特號（ ）表示，在特號內表示引進專案的代號。
7.1.3.2基本建設按工程專案和階段設定
基建檔案二級、**類目表：
7.1.3.3裝置儀器按種類、型號設定。
7.1.4 會計檔案按檔案類別設定。
7.1.5 企業職工檔案按班幹部、工人、死亡職工分類設定。
7.2 企業檔案案卷排列
7.2.1 行政管理、經營管理、生產技術管理四個大類的檔案案卷可採用按大類分年度排列。
在各個大類內首先按年度順序排列，在每一年內分別按屬類順序排列，案卷順序號在屬類下按順序排列，乙個年度的大類用中流水順序編號，同一屬類內檔案的排列按永久、長期、短期順序排列，為了保持檔案的有機聯絡，永久、長期檔案在排列時可交叉。在分類號中必須標出年度特徵，年度標註位置在分類號之後，最後為案卷順序號。
7.2.2 產品、基本建設、裝置儀器檔案案卷依照分類結果進行排列。
7.2.3 會計檔案按大類、屬類年度順序排列，即在會計檔案大類內先分別按憑證、帳冊、報表、工資單等屬類順序排列，每個屬類內的檔案案卷再分別按年度順序排列，編流水順序號。
7.2.4 企業檔案的類目符號統一採用阿拉伯數字，類目符號的標識方法，採用「十進位制」編號法，企業檔案分類號中的類目之間，採用小黑點「.
」斷開，分類號與案卷順序號之間用橫槓「—」連線。
7.2.5 企業各業檔案編號統一採用隸屬編號法，下位類代號須從屬於上位類。
7.2.6 檔案的保管期限不在分類類目中反映,而在檔案案卷的脊背」檔號」欄的上方採用阿拉伯數字標記。永久用1、長期用2、短期用3標記。
7.3 企業檔案案卷編號
7.3 .1文書檔案編號:
x . x . xx -- x
順序號（一級類目中流水號）
年份號二級類目號
一級類目號
7.3.2 產品檔案編號：
*** -- x -- x
順序號檔案分類號
產品型號代號
引進專案代號
產品大類代號
7.3.3 基建檔案編號」
x . x -- x/x
專案階段順序號、專案總順序號
專案階段代號
專案代號
7.3.4裝置儀器檔案編號:
x . x -- x
順序號裝置儀器屬性代號
裝置儀器二級類目
7.3.5會計檔案編號
xx -- x
順序號年份號
分公司**
種類號7.3.6 其它類檔案號:
x.x -- x
順序號二級類目
7.4 行政管理、經營管理、生產技術管理、會計檔案、幹部職工檔案、其它類檔案七大類的案卷封面，應填寫二級類目的名稱。「檔案」欄內，都應填寫分類號和案卷順序號，以便檢索。
7.5 聲像檔案和榮譽檔案，為了便以管理，另設專題，分別保管。
7.6 本細則適用於一九九七年起形成的前四大類企業檔案的分類整理, 後三類企業檔案整理於一九九九年起使用本細則。其它類適用於一九九七年起形成的檔案整理，會計檔案的分類整理從一九九七年歸檔開始。
本細則之前形成的企業檔案可維持原有的分類方法。
8 檔案村料的形成和歸檔
8.1 各部門要將檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入本部門管理工作的程式之中，實現「四同步」管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
8.2 凡屬應當歸檔的檔案材料是企業的財產，是維護本企業的經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據。各部室人員出國學習、考察和參加國內外各種會議所獲得的檔案材料，要按規定及時交檔案部門歸檔。
8.3 建立檔案材料形成和部門立卷歸檔的制度。技術、生產、基建、經營或其它工作在完成或告一段落後，由承辦部門負責人責成部門資料員按照歸檔要求將所形成的檔案材料進行系統整理，經專案負責人審查簽署後，送交檔案部門歸檔。
8.4 每項科技成果、產品定型、基建工程竣工及其它技術專案鑑定驗收時，必須通知檔案部門人員參加，對應歸檔的檔案材料進行審查驗收、簽署意見。沒有完整、準確、系統的檔案材料不予鑑定驗收、不得申報成果。
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