檔案管理實施細則

第一條為了加強公司檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《銅陵有色金屬集團控股****檔案管理標準》等相關規定，制定本細則。

第二條檔案是指我公司從事生產經營、科研、黨政管理以及其它各項活動直接形成的對公司和社會有儲存價值的各種文字、圖表、資料、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是公司工作的重要組成部分，是重要的資訊資源，是企業的寶貴財富。要加強對檔案工作的領導和管理，使檔案工作與公司各項工作協調發展。

第三條公司綜合管理部對全公司各類檔案實行集中統一管理。設專人負責綜合檔案室的檔案管理工作，各部門（車間）配備一名兼職人員負責本部門（車間）檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

第四條檔案管理人員基本職責：

1、貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策，嚴格執行上級和公司有關檔案工作的各項規定，認真做好檔案工作。

2、負責全公司各類檔案和有關資料的接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管工作。

3、負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發檔案資訊資源。

4、負責對全公司各部門兼職檔案員的業務培訓工作。

5、開展檔案學術研究和交流活動。

第五條公司綜合檔案室的建設要列入公司基本建設規劃，要努力改善檔案室的工作條件，逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。

第六條歸檔的檔案材料包括紙質、**（膠片）、錄影（錄音）帶、光碟等各種載體形式。歸檔的重點以本公司形成的檔案材料為主，特別是全域性性、綜合性的檔案材料。其次是上級單位發來的文、電及附件，上級來文中應以針對我公司的指令性、指導性檔案為主。

歸檔的檔案材料要質地優良、書寫工整、聲像清晰，符合有關規範和標準要求。禁用鉛筆、原子筆和複寫紙書寫，以利長期儲存。歸檔材料應全部拆除金屬物。

歸檔的文書字跡（包括領導簽發）一律用碳素墨水、毛筆、鋼筆或中性筆填寫。字跡要清晰，文稿上的各欄目均要填寫清楚，領導簽發要籤全稱，並簽署日期。

各類檔案的歸檔範圍及保管期限，見附件。

第七條歸檔時間：

1、黨群工作、行政管理、生產技術管理、經營管理等方面的檔案材料，在次年的第二季度前歸檔；

2、會計檔案材料在會計年度終了後由會計部門按會計檔案歸檔整理要求立卷，可保管一年後歸檔；

3、企業產品、非工企業業務專案、科研課題、基建專案檔案材料在其專案鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期超過一年以上的可分階段、單項歸檔；

4、外購裝置儀器或引進專案的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝除錯後歸檔。

5、各部門在辦公自動化（oa）網上形成的電子檔案經審批定稿後或者在網上發布的，各部門指定人員應隨時在網上歸檔並做好備份；並應定期將本部門在網上的電子檔案拷貝至光碟，按年度歸檔。

6、企業職工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。

7、磁帶、**、底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。

8、下列檔案材料應隨時歸檔：

變更、修改、補充的檔案材料；

企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料；

企業產權變動過程中形成的檔案材料；

其它臨時活動中形成的檔案材料；

第八條公司檔案分類遵照《銅陵有色金屬集團控股****檔案管理標準》執行。歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的總頁數均應齊全。正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；復文在前，來文在後；漢文在前，少數民族文字在後；不同文字的文字，無特殊規定的，中文在前，外文在後；有檔案處理的，檔案處理單在前，正文在後。

基本原則是：遵循檔案材料的自然形成規律和特點，保持彼此之間的有機聯絡，全面準確反映公司各職能部門活動的全過程，區別不同價值，便於保管利用。

第九條檔案管理人員要認真研究和改進檔案保護技術，檔案材料嚴禁塗改、勾劃。對已損壞和字跡褪色的檔案要及時修復和複製。定期做好保管期限已滿的檔案的鑑定工作，鑑定工作應在部門領導的監督管理下進行。

對已失去保管價值的檔案由檔案管理人員徵得有關部門同意，登記造冊，並經部門領導報分管領導批准後，予以銷毀。未經鑑定和批准，嚴禁銷毀任何檔案。

第十條健全檔案借閱、安全、保密等各項規章制度，加強防範措施，維護檔案安全。公司檔案室儲存的檔案主要供本公司內部利用。查閱、摘錄、複製檔案材料，必須按公司規定，嚴格履行審批手續。

外單位需查閱時，必須持單位介紹信經綜合管理部領導或上級領導同意後方可查閱。如需查閱的檔案涉及重大問題或黨和國家的秘密，需經主要領導批准。

第十一條公司檔案工作應嚴格執行檔案規則，規範管理，建立檢查、考核和評估制度，對在開發利用檔案資訊資源中做出顯著成績者予以表彰。

對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，嚴格按照國家政策法規予以處罰，追究其行政和法律責任。

第十二條本《檔案管理實施細則(暫行)》解釋權歸公司綜合管理部。

附件：《各類檔案歸檔範圍和保管期限表》

公司2023年12月19日

附件：各類檔案歸檔範圍

一、黨群工作形成的檔案材料

（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。

（二）黨組織建設、黨員和黨員幹部管理、黨紀監察工作、重要政治活動或事件。

（三）宣傳及思想政治工作、企業文化和精神文明建設、**工作。

（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。

（五）專業學會、協會工作，群眾團體活動。

二、行政管理工作形成的檔案材料

（一）企業籌備期的可行性研究、申請、批准，企業章程。

（二）企業領導班子（包括董事會、股東會、監事會和經理層，下同）構成及變更，企業內部機構及變更。

（三）企業領導班子活動。

（四）綜合性行政事務，企業事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑑的管理。

（五）法律事務，紀檢監察，公證工作。

（六）審計工作。

（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。

（八）職工教育與培訓工作。

（九）醫療衛生工作。

（十）後勤福利，住房管理。

（十一）公安保衛，綜合治理，防範自然災害。

（十二）外事工作。

三、經營管理工作形成的檔案材料

（一）企業改革，經營戰略決策。

（二）計畫管理，責任制管理，各種統計報表，企業綜合性統計分析。

（三）資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動、清產核資。

（四）屬企業所有的智財權和商業秘密及其管理。

（五）企業信用管理，形象宣傳。

（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等。

（七）財務管理，資金管理，成本**管理，會計管理。

（八）物資採購、儲存、**和流通。

（九）經營業務管理，服務質量管理。

（十）境外專案管理。

（十一）招投標專案管理。

四、生產技術管理工作形成的檔案材料

四、（一）生產準備、生產組織、排程工作。

（二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企業管理現代化和資訊化建設，科技管理。

（五）生產安全，消防工作，交通管理。

（六）環境保護、檢測與控制。

（七）計量工作。

（八）標準化工作。

（九）檔案、圖書、情報工作。

五、產品生產或業務開發工作形成的檔案材料

（一）產品的市場調研、立項論證、設計。

（二）產品的工藝、工裝、試製、加工製造。

（三）產品的檢驗、包裝。

（四）產品的銷售與售後服務。

（五）產品鑑定、評優。

（六）產品質量事故分析及處理。

六、科學技術研究工作形成的檔案材料

（一）、科研專案的調研、申報立項。

（二）、科研專案的研究、試驗。

（三）、科研專案的總結、鑑定。

（四）、科研專案的報獎、推廣應用。

七、基本建設和技術改造工作形成的檔案材料

（一）基建專案和技術改造專案的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、徵遷工作，以及建設單位專案管理工作。

（二）基建專案和技術改造專案的設計。

（三）基建專案和技術改造專案的施工。

（四）基建專案和技術改造專案的監理。

（五）基建專案和技術改造專案的竣工和驗收。

（六）基建專案和技術改造專案的評獎、創優。

（七）基建專案的使用、維修、改建、擴建。

（八）事故分析和處理。

八、裝置儀器管理形成的檔案材料

（一）購置裝置、儀器的立項審批，購置合同。

（二）裝置、儀器的開箱驗收或接收。

（三）裝置、儀器的安裝除錯。

（四）裝置、儀器的使用、維護和改造、報廢。

（五）事故分析和處理。

九、會計工作形成的檔案材料

（一）會計憑證。

（二）會計賬簿。

（三）財務報告及報表。

（四）其他檔案材料。

十、職工個人管理形成的檔案材料

（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。

（二）職工的鑑定、考核。

（三）職工的專業技術職務評聘。

（四）職工的獎勵與處分。

（五）職工的工資、保險、福利待遇等。

（六）職工的培訓與崗位技能評定等。

（七）其他記載個人重要社會活動的檔案材料。

十一、其他對國家、社會和企業有儲存價值的檔案材料。

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