合同管理辦法

1　目的

為規範本公司合同的管理，避免和減少因合同管理不當造成的損失，維護經濟秩序，提高經濟效益，根據國家的有關法律、法規，結合本公司實際情況，特制定本辦法。

2　適用範圍

適用於公司與其他法人或組織簽訂的經濟合同、技術合同等，公司參股、控股的具有法人資格的其他組織應參照本辦法另行制定合同管理辦法。

3　規範性引用檔案

q/gdcf a101.001-2003 《質量、職業健康安全、環境管理手冊》

q/gdcf a202.002-2003 《採購管理控制程式》

4　職責

4.1　合同管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則，公司範圍內各種經濟活動中，金額在1萬元（含1萬元）以上的，均應簽訂經濟合同。

4.2　物資部、綜合管理部以及計畫部是合同主要管理部門，負責組織商務談判、起草合同、組織評審及提交公司領導簽訂合同等。

4.3　工程部或生產準備部負責提出或審核有關合同中工程技術質量要求、裝置的規格型號和質量要求以及工程及物資的驗收標準等。

4.4　計畫部對合同經濟條款進行審核。

4.5　財務部可參與重要合同的商務談判，並進行財務審核。

4.6　綜合管理部（審計）或委託審計事務所對公司經濟合同條款等進行審計。

4.7　綜合管理部（法律事務）或委託法律顧問對合同與協議的合法性、規範性進行審查。

5　管理內容與要求

5.1　計畫部、物資部以及綜合管理部負責承辦合同的範圍：

5.1.1　物資部負責承辦的合同，包括：

——裝置、原輔材料購銷合同；

——生產性低值易耗品採購合同；

——非標裝置加工承攬合同；

——貨物倉儲保管合同；

——貨物運輸合同；

——貨物保險合同；

——行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品的貨物採購合同。

5.1.2　綜合管理部負責承辦的合同，包括：

——勞動合同；

——專業技術培訓合同；

——法律諮詢合同；

——審計事務採購合同；

——廣告、宣傳合同；

——後勤管理合同；

——綠化維護合同；

——行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品的貨物採購合同。

5.1.3　計畫部負責承辦的合同，包括：

——建設工程施工承包合同（包括勘測設計、建築安裝等合同）；

——工程監理合同；

——技術引進、轉讓合同；

——工程裝置安裝除錯合同；

——技術諮詢、評估監測及科學試驗合同；

——土地徵用、拆遷、安置合同；

——借貸合同；

——房屋、財產租賃合同；

——財產保險合同；

——其他與工程建設有關的合同。

5.2　合同主要管理部門應對合同自商約到履行的全過程負責。

5.3　合同的起草、評審及簽訂

5.3.1　合同主要管理部門必須熟悉並掌握我國相關法律、法規、政策，嚴格執行各類合同法定程式，本著平等互利、等價有償、誠實信用、協商一致的原則，不循私情，依法進行。

5.3.2　合同主要管理部門應負責草擬合同文稿，合同內容應包括：

——合同編號（合同編號規則由各合同主要管理部門擬定）

——合同各方的法定名稱、位址、郵政編碼、**、法定代表人姓名、職務、**人姓名、職務、****；

——簽約的目的和依據；

——標的；

——數量和質量，包括檢測標準和方式；

——履行的期限、地點和方式；

——價款或酬金及支付方式；

——爭議解決方式；

——違約責任；

——變更或解除條件；

——根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；

——正副本份數和分配方式；

——生效的時間和條件；

——約定的****；

——附件名稱；

——簽約地點、日期；

——簽約各方開戶銀行及帳號；

——簽約各方公章或合同專用章；

——法定代表人或**人簽字。

5.3.3　合同主要管理部門應對採購及合同內容進行下列審查：

5.3.3.1　可行性

——屬於企業的生產、經營和建設需要；

——經濟效益或社會效益具有可靠性；

——具有可操作性。

5.3.3.2　技術性

——技術依據真實、可靠；

——技術措施完備；

——技術標準和引數科學、真實。

5.3.3.3　安全性

——涉及的智財權已採取了相應的保護或限制措施；

——無損本企業商譽、商業秘密及其他利益。

5.3.4　合同主要管理部門應組織商務談判，需要時邀請相關部門參加，根據談判意見對草擬的合同進行修改。

5.3.5　合同主要管理部門負責組織合同評審，填寫《合同評審意見單》（見附錄b），送合同標的所涉及的相關部門、計畫部、財務部、綜合管理部（審計、法律事務）會簽，各會簽部門應在3個工作日提出評審意見，由合同主要管理部門在會簽後報分管副總經理批准。

公司認為重要的或標的數額較大的合同，應邀請法律顧問、經濟技術等專業人員參加合同評審，召開評審會。

5.3.5.1　合同評審會簽部門職責

5.3.5.1.1　工程部或生產準備部對合同具體評審內容：

——負責提供技術資料檔案，設計圖紙及技術質量要求（或技術協議書）由部門主管簽字後為合同附件，與合同有同等法律效力。

——參與制定或審定各類工程合同的驗收標準，驗收專案、負責編寫技術規範，由部門主管簽字後為合同附件，與合同有同等法律效力。

——在施工中監督所使用的材料、裝置，以符合設計要求。

——負責制訂或審定各類工程合同的質量驗收標準、驗收專案，並參與驗收，對質量進行跟蹤。

——提出或審定裝置、材料的規格型號、質量要求、生產廠家、技術引數和所需數量。

——對確需增、減的裝置相關部件，提出書面要求與生產廠簽訂補充協議，作為合同附件。

——提出或審定裝置、材料的質量驗收標準、驗收專案。

——參與裝置工廠監造，實施質量跟蹤。

5.3.5.1.2　物資部對合同具體評審內容：

——負責審核合同中涉及公司採購的裝置、材料。

5.3.5.1.3　計畫部對合同具體評審內容：

對合同經濟條款進行審核。

5.3.5.1.4　財務部對合同具體評審內容：

·　經濟性：

——符合企業的經濟活動範疇；

——符合企業的經濟利益。

·　可行性：

——資信可靠，資金充裕；

——具有在額定許可權內訂立合同的能力；

——擔保方式切實、可靠。

·　嚴密性：

——數量、價款、金額等標示標準；

——計算方式正確；

——財務附件齊備。

·　合法性：

——資金**合法；

——資金使用合法；

——結算方式合法；

——支付方式合法。

5.3.5.1.5　綜合管理部（審計）對合同評審內容：

綜合管理部（審計）應對公司經濟合同條款等進行審計。

5.3.5.1.6　綜合管理部（法律事務）對合同評審內容：

綜合管理部（法律事務）應對各類合同與協議的合法性、規範性進行審查和會簽。

5.3.6　在《合同評審意見單》報分管副總經理批准後，合同主要管理部門應將合同呈送公司法定代表人或其授權人簽訂合同，並加蓋公司合同章。

5.3.7　合同簽訂後，合同主要管理部門應將合同送計畫部、財務部登記備案，並在mis系統中登記。

5.4　合同的履行

5.4.1　主要合同管理部門應負責對合同的履行過程進行跟蹤，監督合同雙方嚴格按照合同文字履行合同。

5.4.2　在合同履行過程中，發生違約、工期、質量等爭議，以致合同不能履行時，要將情況及時與有關部門及法律事務部門進行協商，匯報公司領導，確保適時掌握權利的法定時間和時效，提高合同履約率，以便及時協調、調解、仲裁、訴訟，以防因合同履行不當造成本處經濟損失，確保公司權益不受侵害。

5.5　合同的變更

5.5.1　合同履行過程中由於外部條件的變化，引起合同的變更，包括合同工期、合同金額以及合同條款等變更，由合同主要管理部門附變更說明報公司領導批准，必要時辦理補充合同。

5.6　合同的歸檔

合同履行終結後，合同主要管理部門應將合同正本包括其他書面檔案整理裝袋交檔案室存檔，具體按《檔案管理辦法》執行。合同副本由合同主要管理部門集中保管。

如因查閱歸檔合同或因調解、仲裁、訴訟需借用歸檔合同，需履行借用手續，借用後必須在規定借用期限內歸還。

5.7　檢查與考核

5.7.1　相關部門應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作，發現問題及時糾正。

5.7.2　公司可對在合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經濟損失者予以表彰和獎勵。

5.7.3　有下列情形之一，情節嚴重造成重大經濟損失或擴大經濟損失的，對責任人予以通報批評、行政處分或經濟處罰；構成犯罪的由司法機關追究刑事責任。

——不按本辦法簽訂合同的；

——簽訂有重大缺陷或無效合同的；

——會簽人員無正當理由延誤會簽的；

——因會簽人員疏忽未發現合同缺陷的；

——未依法律和本辦法規定變更或解除合同的；

——丟失合同文字及相關檔案的；

——提供虛假資料的；

——超越授權或濫用授權簽約的；

——未按規定進行授權或委託的；

——發生糾紛後，隱瞞或不及時向有關部門或領導匯報或不及時採取措施的；

——未經會簽簽訂合同的；

——應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的；

——在合同簽訂或履行當中，與對方或第三人惡意串通或收**賂的；

——洩漏合同意向、商業秘密或有關機密的；

——使用非法手段簽訂合同的。

5.7.4　利用經濟合同進行犯罪活動，或出現刑法規定情節，構成犯罪，由司法部門追究刑事責任。

6　相關檔案

《檔案管理辦法》

7　相關記錄

合同評審意見單

8　相關附錄

附錄a 流程圖

附錄b 合同評審意見單

附錄　a

（資料性附錄）

流程圖a.1　合同管理流程圖

a.2合同評審會簽流程圖

附錄　b

（規範性附錄）

合同評審意見單

合同管理辦法

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