會議接待服務是指企業在接待會務時的作業程式和禮儀規範。
1.會議服務的籌備
1)詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無其他安排等。
2)根據提供的資料,制定詳細的接待方案，下發會議通知，明確會議整體流程安排。
2.會議服務的準備
(1)會場布置
1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。
根據會議內容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2)會議室安排。根據參加會議的人數確定會議室，並安排好現場桌椅擺放。
(2)會議用品準備
1)茶杯。須經過消毒,消毒時間不少於20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,並列放在杯墊上。
3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉澱物,並在保質期內。
4)小毛巾。無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結束後,須用熱水浸泡,曬乾後儲存,以備再次使用。
6)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。
7)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,乾淨整潔。
(3)裝置設施準備
1)接通計算機與螢幕的資料傳輸線。
2)調整投影裝置,亮度、大小適當。
3)除錯話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18 度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,並在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。
3.會議服務程式
(1)會議迎賓服務
1)會議開始前20分鐘,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。
2)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語並用。
3)水果準備，
4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,並掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務的順序是先主賓後主人,然後按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最後。
6)新增茶水時,倒至七分滿,並注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝後45度,並說:
"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
(2)會場服務
1)會議開始後,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會議開始後,會議服務人員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。
3)服務人員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務人員可用紙條傳遞資訊。
4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5)會議結束時,服務人員應立即開啟會議室大門,並在門口立崗送客,面帶微笑道別。
6)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還相關領導處理。
(3)會議結束
1)檢查會議室內是否有電器裝置損壞,發現損壞及時通知裝置部進行修復。
2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,並進行清洗。
3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。
4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。
5)關閉會議室。
(4)會場服務的注意事項
1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場牆壁或柱子。
2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。
3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。
4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議檔案或打聽會議內容。對於所聽到的會議內容應保密。
會議接待禮儀
第一條:待人接物需注意衣著、容貌、儀表、言談、禮節。具體要求是:
1.站姿：挺胸收腹，頭微向下，兩臂自然伸曲
2.坐姿：坐姿應盡量端正，雙腿平行放好，目視前方
3.握手時要大方熱情，不卑不亢。如果對方是女士或職級高的人，一般應等對方先伸手再握手.
4.出入房間的禮儀：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進。進入房間後，如對方正在講話，要靜候稍等，不要中途插話，如有急事要打斷說話應說對不起，打斷您們的談話。
5.遞交檔案要把正面、文字正向著對方的方向遞上去，遞送刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己。
6.說話時要語句清楚，語言文明，音量適度。與使用者交談應使用文明規範語言、禮貌稱呼，態度親切、誠懇熱情，推廣使用普通話。
第二條： 約定時間接待客人，要嚴格守時，如遇緊急情況難以準時，應事先通知對方。
第三條:客人進門要起立迎接，安排就座，重要客人來訪，應到門口迎接。
第四條:介紹和被介紹的方式
1.直接見面，應先介紹己方的人，再介紹對方的人。
2.在介紹順序上，應先介紹領導和年長者，先把職級低者介紹給職級高者。
3.把乙個人介紹給很多人時，應先介紹職級最高的。
4.男女間的介紹，應先把男性介紹給女性
第五條:名片的呈遞和保管
1.呈遞名片時要用雙手將名片遞上，名片應先遞給長輩或上級。把名片遞出時，應把文字向著對方，一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。
2.接受對方的名片時，應雙手去接，拿到手後，要馬上看，正確記住對方姓名後，將名片收起。
第六條:有客戶來訪，馬上起身接待接待客人時應主動、熱情、大方；客人到辦會議室就座後，應主動倒水招待。
第七條：同客人交談時，應正視對方注意傾聽。談話間如遇有急事，需要馬上處理，應禮貌地示意客人稍候，並表示歉意。
第八條：送客。告別時，應起立道別並送到門口或樓梯口，重要的客人應送到大門口或汽車旁。
商務接待四大禁區
商務接待，往往直接影響到企業和商務夥伴的關係。所以，以下四個待客的「雷區」，千萬碰不得：
一是不要勸茶
我們的傳統文化中，有「端茶送客」、「茶三送客」的說法。特別是接待老者、海外華人、港澳台同胞，更要注意。當然，如果是用飲料招待，就不涉及這個問題了。
二是要避免消極的身體語言
培根說過：「行為舉止是心靈的外衣」，在別人看來，你的一言一行，都是當時心理的真實反映。所以，一些消極的身體語言，也必然給人消極的聯想。
這些消極的身體語言在接待中要堅決避免：看手錶、打哈欠、坐姿不規範，以及斜視、翻眼、過頻地眨眼等。
三是不要隨便讓人代勞
如果你是接待人員或是來拜訪你的，你就必須責無旁貸、善始善終地做好接待工作。盡量不要中途甩下來訪者或讓他們過久地坐冷板凳。不然，會給人不被重視、受冷落的感覺。
而且，如果臨時換成其他人來接待，也很容易造成交接上的差錯，以致造成整體接待上的缺憾。
四是不要以自我中心
既然接待工作是為企業之間的商務往來服務的，所以，接待中的一切服務工作，都要為來訪者著想和服務。具體有：不要在來訪者和其他人面前說方言俚語；如果有抽菸的習慣，還必須不要當著對方的面吞雲吐霧，以免對方受到「薰陶」。
商務接待六大注意事項
1、接待客人：提前做好接待準備，提前十分鐘在約定地點等候，客人來到時應主動迎上，初次見面的還應主動作自我介紹，並引領客人至接待處，安置好客人後，奉上茶水或飲料。
2、乘電梯：陪同客人乘電梯時，如電梯內沒有其他人，應在客人之前進入電梯，按住「開」的按鈕，再請客人進入電梯。到樓層時，應按住「開」的按鈕，請客人先出。
如電梯內有人，則無論上下都應客人、上司優先。
電梯內不可大聲喧嘩或嬉笑吵鬧；先上電梯的人應靠後站，以免妨礙他人乘電梯；電梯內已有很多人時，後進的人應面向電梯門站立。
3、引路：在為客人引導時，應走在客人左前方
二、三步前，讓客人走在路**，並適當地做些介紹；在樓梯間引路時，讓客人走在右側，引路人走在左側，拐彎或有樓梯台階的地方應使用手勢，提醒客人「這邊請」或「注意樓梯」。
4、開門：向外開門時，先敲門，開啟門後把住門把手，站在門旁，對客人說「請進」並施禮，進入房間後，用右手將門輕輕關上，請客人入坐；向內開門時，敲門後，自己先進入房內，側身，把住門把手，對客人說「請進」並施禮，輕輕關上門後，請客人入坐。
5、奉茶：客人就座後應快速上茶，上茶時應注意不要使用有缺口或裂縫的茶杯（碗）。茶水的溫度應在七十度左右，不能太燙或太涼，應濃淡適中，沏入茶杯（碗）七分滿。
來客較多時，應從身分高的客人開始沏茶，如不明身分，則應從上席者開始。在客人未上完茶時，不要先給自己人上茶。
6、送客：送客時應主動為客人開門，待客人走出後，再緊隨其後。可在適當的地點與客人握別，如電梯（樓梯）口，大門口，停車場或公共運輸停車點等。
若是遠道而來的貴賓，可送至車站、機場、輪船碼頭，並目送客人走進大廳，才能離開。
酒店會議接待培訓
第一單元酒店會議銷售 2 第一節酒店會議銷售工作流程和技巧 2 一 確定酒店會議接待能力 2 二 洽談 2 三 技巧與結賬方式 3 四 簽約 3 五 會議接待準備 3 六 會議接待中 4 七 會議結賬方式 4 八 會議結束後 4 第二節會議團銷售技巧 4 一 資訊蒐集 5 二 銷售談判 5 三 簽訂...
會議接待禮儀培訓攻略
會議接待可以說是一項繁雜的，接待的質量直接反映組織管理的整體水平。做好會議接待，對於塑造組織形象具有重要意義。會議接待禮儀培訓課程要求 接待在禮儀方面做到熱情 禮貌 周到 細緻，會加深參會人員對的了解，從而增強與合作的信心。背景隨著當今社會經濟 文化交流與合作越來越頻繁，各種會議活動越來越多，會議接...
培訓 宴會及會議接待跟進
1 宴會 會議跟進人員應將客戶的每個細節要求，清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上，以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作，而無誤 遺漏之處。2 宴會 會議跟進人員的責任是確保宴會 會議的每個細節能夠符合客戶要求，故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯絡，確實各部門已清晰各項宴會要求。3 宴...