1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求，清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上，以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作，而無誤、遺漏之處。
2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求，故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯絡，確實各部門已清晰各項宴會要求。
3、宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況，如發現遺漏、有誤之處，需及時通知宴會負責人，處理解決。
4、每個客戶對宴會的要求各不相同，但大致上以下幾點，都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。
a、宴會開始前一小時，檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好，文字有無錯誤；
b、在宴會、會議開始前一小時，檢查各種裝置、謝謝是否運轉正常，如照明裝置、空調**、背景**、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確；
c、在宴會、會議開始前一小時，檢查各種裝置、設施是否運轉正常，如照明裝置、空調**、背景**、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確；
d、在宴會、會議開始前一小時，檢查地毯、門、牆壁、洗手間及裝飾物是否乾淨；
e、協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時，召集相關部門跟進人員開會，講解宴會的內容和注意事項，包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人，以及客人提出的特殊要求，分配具體工作，指定各工作環節的檢查人；
f、若需要演出公司、禮儀小姐，事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容，並安排他們提前到達；
g、檢查餐台上杯具是否與酒水相對應，如白酒擺烈酒杯，紅酒擺紅酒杯，汽水、啤酒擺水杯；
h、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有pa值守，宴會空調是否已提前找開，溫度是否適合；
i、宴會前半小時安排保安協助客人泊車；
j、若是重要宴會、會議，提前安排美工到場拍攝；
k、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地，若有不甚滿意之處，可即協商更正；
l、告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中，若有需要之處，請他隨時找你。
會議接待培訓
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