（主辦方：主辦單位；承辦方：承辦單位；協辦方：會務公司）
一、會議準備
1. 學習資料（主/承辦單位提供）
2. 會議登記表/簽到表（主/承辦單位提供）
3.《會議指南》、《會議日程》（主/承辦單位提供）
4. 會議資料（主/承辦單位提供）
5. 領導發言稿（主/承辦單位提供）
6. 會議用背景牆**（主/承辦單位提供）
7. 橫幅(歡迎布標、會議室布標)(主/承辦方提供)
8. 會議禮品（主/承辦單位按參會人數準備）
二、裝置及設施準備
1. 電腦
2.投影儀
3.會議室一間（根據參會人數預定）
4.車輛準備(根據要求安排接送站服務)
5. 麥克風根據會議要求提供
6. 訂製領導座次牌（根據要求安排）
7. 會議形式：座談/桌形式/劇院(按要求安排)
三、會前準備工作程式
1. 根據會務組要求，代表報到前，會議室會場布置(或分組討論)（會標、燈光、音響、多**、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按要求落實到位。
2. 據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間型別、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。
3. 提前檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實選單及服務到位情況。
4. 提前完成會議所需發放的資料、簽到表、就餐卡及宣傳裝置的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像裝置，人員的準備。
5. 與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全隱患的發生。
6. 在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指示箭頭。
四、會議其它費用開支預算
1、按實際消費結算（會議用房、餐、會議室、車、發票、會議雜費支出（如課酬、橫幅、茶歇等各報銷專案）等。）
五、會場布置
1. 布場。
2. 按會議規定的要求布置好會場。
3. 設立會務人員發放會議用品及檔案，維護會場秩序。
六、人員安排（財務人員、房餐、總勤（老師、會議室、車輛））
1. 根據會議需求安排會務接待小組:如財務人員(收費),住房登記員，票務，考察諮詢，督導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）。
2. 會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水**及服務。
3. 車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。
4. 生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務。
七、發票的開據
在會議前通知上註明由我方協辦、會議期間我方根據代表實際消費/需要(會議主辦方要求)，開據正式發票（會議發票/酒店的住宿發票）。
八、會議接站
1.會議報到當天，安排接站。
2.人員及車輛安排
1）接站車輛：根據主辦方要求派車
2）領導、專家由會務組統一安排，根據航班、車次，派專人專車接送，有特殊要求的提前安排，保證準確安全接待。
九、會議報到
1. 在酒店大堂設「報到處」、「考察諮詢處」、「票務處」；
2. 報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊位址、**、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等；
3. 提醒代表貴重品免費寄存總台、保管好個人財物，耐心、細緻地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求；
4. 根據主辦方要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察等會議用品；
5. 代表報到後，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存；
6. 提前列印會議通訊錄並與會務老師校對，及時發給代表；
7. 會務組24小時有專職服務，隨時接待安排參會代表。
十、會議期間
1. 要求酒店落實叫早/叫醒服務；
2. 準確統計用餐人數並安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行；
3. 落實會議室布置情況、根據上課時間接送講課老師、維護課堂秩序；
4. 落實返程機、車票的登記；
5. 及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋；
6. 與酒店公司財務人員協調好票據的開取；
7. 準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程；
8. 會議財務人員核准賬單（根據收據填寫收費明細、製作會議賬單）（根據賬單核准返住等資訊）待準確無誤後安排落實到位。
十一：會議考察
1：代表的安全問題
1）、要求每個環節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。
2）、我方承諾確保代表返程機、車票，並根據主辦方要求按代表返程時間及方向分批送行，取保順利返程
十二：會議結束工作
1：會議結算
1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。並列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐標準及情況、用房標準及情況、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤。
2）：我方本著多年的辦公經驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益。
2：會議返程
1）：我方根據主辦方要求統計代表返程機、車票時間及方向，分批送站，使代表順利返程。
2）：我方可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務。
3）：我方向代表全面徵求意見，了解此會議的滿意程度，並向主辦方反饋。
會議接待流程
普萊柯生物工程股份 一 會務工作四大環節 1.1籌畫環節。需要根據會議的性質 內容 規模，擬訂計畫方案。其中，時間 地點 議題 參加人員 食宿接待 會場布置 會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程式逐一拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。1.2準備環節。準備環節，也...
會議接待流程
2 前台針對此會議召開專題會，強調注意事項，防止投訴產生。會議期間有任何疑問第一時間致電銷售部，跟會人要做好前台與會務組的溝通工作。3 對於memo上註明一些特殊要求 如 鑰匙的製作及領取 房間的消費品 付款方式 加床等專案 一定要按會議要求與其他部門及時溝通提前準備好。4 按會議接待要求安排相應的...
會議接待流程
一 辦公室接待程式 辦公室在獲取客戶來訪的資訊後，應著手做以下工作 1 及時與來訪方負責人進行聯絡 1 清楚了解會議性質 屬考察接待工作 還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等 及內容 包括 時間 人數 交通及其他特殊要求等 2 若屬大型 重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導...