普萊柯生物工程股份****
一、 會務工作四大環節
1.1籌畫環節。
需要根據會議的性質、內容、規模，擬訂計畫方案。其中，時間、地點、議題、參加人員、食宿接待、會場布置、會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程式逐一拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。
1.2準備環節。
準備環節，也叫做會議的籌備階段，主要是根據時間先後、輕重緩急，編制乙個籌備計畫，多個部門合作的，還要召開乙個或者幾個協調會，明確任務分工、標準要求和時間接點。籌備工作是一項艱苦細緻的工作，我們常說會議是否成功圓滿，關鍵在會外而不是在會內，所以，會議的準備質量往往影響會議的成敗。準備的內容，大致有文字材料準備、物品準備、會場準備、食宿準備、接待準備、保障準備等等並編制好會議須知。
1.3實施環節。
要布置會場，包括會標、條幅、音響、鮮花、材料、文具、列印裝置等細數到位，同時要安排好座次、除錯好所有必備裝置。要安排好接待，包括接機、接站、食宿等。要根據需要安排好車輛保障、衛生保障、安全保障等。
要組織好人員，準備簽到登記，引導與會人員就坐。要安排好主持人和會議發言人員的材料，必要時要安排專人負責，留有備份，防止一時疏忽忘記了拿材料或講話稿。要安排好新聞宣傳工作，攝影、錄影、報道都要根據需要進行協調。
要做好會間的保障工作。
1.4收尾環節。
會議結束後，要及時收撤會議物品，清理會場及食宿場所物品。要根據會議精神和領導要求，修訂印發會議檔案。
二、 各環節工作要點
根據會議不同環節的分工將工作人員分為會務組、會場組、登記組、餐飲組、接站組、其他職能人員等，分工固定但所設人員可以穿插調整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包乾到人，科學分配，避免一件事幾次換人等重複用工現象。
2.1會務組工作要點
ａ、熟悉會場
確定會場後，會務組成員要熟悉會場環境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等主管的****。了解會場所能提供的服務，如：
叫醒報務、免費早餐、市內免費**等。並與服務部門詳細說明如何配合。如：
叫醒服務的時間，方式，語氣等。
ｂ、責任分工
會務組人員確定會務組房間後將會議物資全部放好並進行登記，分類並標註，做到方便查詢使用，尤其是重要物品如電腦、印表機、相機、dv、菸酒等的妥善保管，責任到人，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務組應24小時有人在崗。
ｃ、問題處理
來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。
ｄ、突發事件處理
做好有突發事件的心理準備以及應對策略和第
一、第二責任人。
e、茶歇處
根據本次會議需要設立領導休息廳、茶歇及時為領導引領做好服務工作。
f、衛生整潔
會務組房間內要做到衛生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸菸，除休息和輪休人員外會務組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間；
2.2會場組工作要點
ａ、會議開始前準備工作
與會場服務員充分溝通，做到期雙方緊密合作；應提前30分鐘領取會議室的鑰匙，到達會議室後，準備並除錯好會場裝置：麥克風、投影儀、電腦、印表機、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調等；準備並安排好會議現場條幅、桌椅、講台、臺籤、引導牌、鮮花、茶水等；選擇並預留攝像機位，儘量減少人員走動對攝像效果的影響；
ｂ、會議執行期間工作
在會場入口處迎接來賓；
引導來賓從前向後坐，若設有貴賓室，則有專人引領貴賓到貴賓室等待並幫助貴賓佩戴鮮花；來賓入席後由會場服務員提供茶水；
在會議期間，如有來賓交頭接耳或接打**，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神；
為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內除攝像人員可以來回走動外，其他人員儘量減少走動；
c、根據本次會議需要設定領導休息廳、茶歇、及時為領導引領做好服務工作。
d、會議結束後的收尾工作
整理打包會議現場裝置、資料等，確保公司物品的安全。
e、攝影工作
提前落實合影地點、凳子排放、人數確定、座籤標示，攝影師前準備裝置，保持秩序。
2.3登記組的工作要點
ａ、根據參會人員資訊製作簽到本，並與酒店前台及客房部保持緊密聯絡，及時了解房間資訊，確保客人的入住安排；
b、與接待組人員保持聯絡，在來賓到達前向前臺領取客房鑰匙，安排好房間，並通知會務組人員按來賓身份布置房間；
c、來賓到達時熱情接待，詳細詢問並填寫補充登記表，字跡填寫工整，便於確認；
d、確定客人是否需要預定返程車票、機票，並告知收款時間；
e、來賓填寫完登記表後發放整套資料，說明裡面裝的內容，尤其是囑咐讓其**《會議須知》，不明處查詢會務組，並告知會務組所在；由專人負責將來賓送入客房，主動幫助來賓提行李，如客房內已有客人要主動做介紹 。提醒客人將貴重物品妥善保管；
f、客房安排盡量一次到位，避免對來賓進行調房，如有特殊情況必須安排的，應向調動雙方做好解釋工作；
g、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。
2.4餐飲組的工作要點
a、根據會議規模預定會議用餐地點，提前準備餐籤、煙、酒、茶葉等物品，確保菜品的質量和數量。
b、與會務組人員保持聯絡，預計來賓到達餐廳時間，確保冷盤、菸酒到位，確保來賓到時有專人迎接、有專人指引就座。
c、用餐期間根來賓用餐情況控制上菜節奏，若有來賓中有女性、小孩或不飲酒的人員，餐飲負責人還應安排飲料、豆漿等非酒精飲品。
d、用餐結束後將多餘的酒水、飲料等妥善保管以便下次使用。
2.5接站組工作要點
ａ、詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等；
ｂ、接站組成員應詳細了解所接物件，並有其移動****；
ｃ、如出現晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠；
ｄ、接站司機應隨時待命，並合理安排行車路線，禁止出現飲酒和脫崗現象；
ｅ、接到來賓應熱情主動的協助其提行李，並將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；
ｆ、如遇塞車現象應及時向會務組反映情況；
ｇ、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統一放在會務組。
會議接待流程
主辦方 主辦單位 承辦方 承辦單位 協辦方 會務公司 一 會議準備 1.學習資料 主 承辦單位提供 2.會議登記表 簽到表 主 承辦單位提供 3.會議指南 會議日程 主 承辦單位提供 4.會議資料 主 承辦單位提供 5.領導發言稿 主 承辦單位提供 6.會議用背景牆 主 承辦單位提供 7.橫幅 歡迎...
會議接待流程
2 前台針對此會議召開專題會，強調注意事項，防止投訴產生。會議期間有任何疑問第一時間致電銷售部，跟會人要做好前台與會務組的溝通工作。3 對於memo上註明一些特殊要求 如 鑰匙的製作及領取 房間的消費品 付款方式 加床等專案 一定要按會議要求與其他部門及時溝通提前準備好。4 按會議接待要求安排相應的...
會議接待流程
一 辦公室接待程式 辦公室在獲取客戶來訪的資訊後，應著手做以下工作 1 及時與來訪方負責人進行聯絡 1 清楚了解會議性質 屬考察接待工作 還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等 及內容 包括 時間 人數 交通及其他特殊要求等 2 若屬大型 重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導...