一、會務工作總體思路
（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。
（二）責任到人：每項任務均有專人負責。
（三）周密計畫：每項任務均須制訂周密的工作計畫。
（四）逐項落實：計畫的每個環節、步驟均須嚴格落實。
二、會前準備
（一）成立會務組
1、會務組組長：總體負責。
2、文秘材料小組：負責組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄影）、會議紀要與總結起草。
3、後勤保障小組：負責會議的後勤保障事宜。
4、任務分解後形成《會務工作分派表》（附表1），相關責任人簽字。
（二）明確會議概況
1、全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內容：
（1）會議主題
（2）級別與規模
（3）參會人員（與會人員的單位、職務）
（4）會期與日程安排（會議日期、天數、議程、活動安排等）
（5）根據會議概況，按集團本部有關標準預算會議經費，簽報集團本部分管領導批准。
（三）選定辦賓館
1、責任人：後勤保障小組。
2、責任：聯絡幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的專案包括：
（1）**（客房、會場及其他服務專案的價位）
（2）設施（客房、會議室、休閒設施、環境等）
（3）服務（辦會經驗、餐飲質量、服務態度等）
（4）交通（便利與否）
（5）當期有無接待能力
3、綜合比較後按優質低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批准。集團本部分管領導批准後，立即完成以下工作：
（1）與賓館確認各主要服務專案的收費標準與折扣
（2）根據會議預算領取支票
（四）下發會議通知、登入代表名單
1、責任人：文秘材料小組。
2、責任：在落實以上各項工作後，起草會議通知、報集團本部分管領導批准後下發各參會單位。通知內容應包括：
（1）會議主題
（2）參會人員
（3）會期安排
（4）會議地點與聯絡**
（5）會務組聯絡人與聯絡**
（6）報到日期
（7）有關事項（如要求自帶有關材料、物品等）
（8）會議回執（附表2）
（9）會址交通導引
3、會議通知以傳真（以後可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。
會議通知下發後，會務組聯絡人負責按會議回執登入報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），製作會議名冊。登入內容應包括：
（1）單位
（2）姓名
（3）職務
（4）性別
（5）民族
（6）到達航班與到達時間
（7）是否要求接站
登入工作應盡早完成，並在此基礎上制訂《接站安排表》。
（五）準備會議材料、用品
1、責任人：兩組分工協作。
2、材料內容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印製。除正式上會材料外，還應包括：
（1）會議代表名單（附房間號）
（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等
3、會議用品：會議用品由後勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：
（1）與會領導桌簽（可由賓館代為製作）
（2）會議代表證（可由賓館代為製作）
（3）會場條幅（可由賓館代為製作）
（4）檔案袋、筆記本、筆
（5）錄音機、照相機、攝像機
（6）便攜機、印表機及紙張、投影儀（根據需要）
（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）
（8）藥箱（備常用藥品）
（ 六）餐飲安排
（七）會場安排
1、責任人
2、責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：
會議室領導臨時休息室
各次分會的會場布局，包括：
大會還是圓桌會
座次安排
花卉擺設
話筒音響
燈光攝影、攝像負責人
（八）文體活動安排
（九）房間安排
1、責任人：後勤保障小組。
2、責任：在確定了參會代表名單之後，即在賓館訂房、安排房間，包括：
（十）《會議冊》
三、會中服務
（一）接站
（二）簽到
（1）在正式報到前日，應完成以下工作：
①將分裝好會議材料的檔案袋運至賓館
②統一領取代表餐券並分裝至檔案袋
③統一領取代表房間鑰匙
④在房門上貼上印有代表姓名的紙張
⑤花卉、水果等分發到各房間
⑥準備好簽到簿、訂票登記單等待用
（2）簽到工作包括以下環節：
①在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設定歡迎引領標牌）
②在賓館門廳設定簽到處、專人負責簽到
（3）代表簽到過程包括
①在《會議房間安排表》上簽到
②領取會議檔案袋
③領取房間鑰匙
④確認返程日期及訂票
四、會後收尾
（一）退房、送站
（二）結賬
會議接待流程
普萊柯生物工程股份 一 會務工作四大環節 1.1籌畫環節。需要根據會議的性質 內容 規模，擬訂計畫方案。其中，時間 地點 議題 參加人員 食宿接待 會場布置 會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程式逐一拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。1.2準備環節。準備環節，也...
會議接待流程
主辦方 主辦單位 承辦方 承辦單位 協辦方 會務公司 一 會議準備 1.學習資料 主 承辦單位提供 2.會議登記表 簽到表 主 承辦單位提供 3.會議指南 會議日程 主 承辦單位提供 4.會議資料 主 承辦單位提供 5.領導發言稿 主 承辦單位提供 6.會議用背景牆 主 承辦單位提供 7.橫幅 歡迎...
會議接待流程
2 前台針對此會議召開專題會，強調注意事項，防止投訴產生。會議期間有任何疑問第一時間致電銷售部，跟會人要做好前台與會務組的溝通工作。3 對於memo上註明一些特殊要求 如 鑰匙的製作及領取 房間的消費品 付款方式 加床等專案 一定要按會議要求與其他部門及時溝通提前準備好。4 按會議接待要求安排相應的...