2、前台針對此會議召開專題會，強調注意事項，防止投訴產生。會議期間有任何疑問第一時間致電銷售部，跟會人要做好前台與會務組的溝通工作。
3、對於memo上註明一些特殊要求（如:鑰匙的製作及領取、房間的消費品、付款方式、加床等專案），一定要按會議要求與其他部門及時溝通提前準備好。
4、按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中和低樓層。
5、會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議排房表；對於重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處於正常狀態；
6、當會議賓客抵店後，按會議接待安排及正常接待程式為客人辦理入住手續，並由行李員及時運送客人的行李。大堂副理維持好大堂秩序，提示客人早上用餐地點及會議地點。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯絡。
7、會議召開前，做好參會嘉賓的引領工作。
8、前台領班負責會議帳單的跟進工作，每日早班要核對前一天所有賬目，隨時關注消費情況，與會務組負責人聯絡確保押金預付充足。
9、做好會議團離店的結帳工作，結帳要迅速。對於任何超額開票或提前開票的情況，要第一時間與財務取得聯絡。得到財務允許才可以開具（此項也需要銷售部配合）。
10、行李生接到退房資訊後，應及時協助客人做好行李的運送工作，大堂副理、前廳經理及銷售跟會人在大堂處恭送會議客人。
11、客人離店後，若遺留下貴重物品，應盡快聯絡交換客人。對於重要賓客，要對他們的的消費習慣進行收集，整理客史資料。
客房部：
1、提前檢查房間的物品配備是否齊全。
2、會議客人大多為雙床房，如抵店前一天有部分空房時，可提前讓夜班服務員先撤消費品。
3、根據會務組特殊要求，做好房間布置。
4、退房查房人手要充足，確保不影響客人行程。
餐飲部：
1、仔細閱讀會議memo，若有不明之處，馬上聯絡酒店跟會人。
2、會議場地布置必須在客人到會議室前三個小時完成；
3、清楚知道會議地點、時間、人數、負責人、及會議性質、付款方式、有無特殊要求；
4、根據會務組要求擺好颱型、指示牌、簽到桌、橫幅、紙、筆、礦泉水及綠色植物餐飲部經理必須提早乙個小時上班檢查會議場地是否可以運作，然後通知會議負責人前來確認。
5、會議開始前20分鐘服務員在會議室門口迎接；
6、會議開始後，服務員輕輕關上會議室大門，並在門口立「會議正在進行，請安靜」指示牌；
7、會議進行中，服務員須站於會議室門口，服務員每20-30分鐘內進場察看客人是否有服務需求。
8、會議結束時，協助客人收拾物品，檢查客人有否遺留物品；
9、提前做好會議多人用餐的食品準備。
10、安排足夠人手做好用餐期間引領及其它服務。
工程部:
1、 提前檢查會議的實施裝置是否完好。
2、 檢查、準備會議期間所用到的各項音響裝置。麥克風的電量要保持充足或多準備幾個。
3、 會議期間用房緊張，工程部要安排業務能力好的員工當班提供服務。
4、 檢查網路、電視等房間裝置完好。
安保部：
1、負責門前的車輛秩序維護
2、協助前廳部維護大堂秩序並為客人提供指引服務
3、加強酒店及客人的人身財產安全
財務部:
1、 及時關注此會議用房及訂金的支付。
2、 對於每日所入的消費及時審核，協助前台和收銀做好收賬工作。
3、 及時協助前台審核所開發票連號是否正常。
人事部：
1、在人手不足的情況下，協調人手給予支援。
會議接待流程
普萊柯生物工程股份 一 會務工作四大環節 1.1籌畫環節。需要根據會議的性質 內容 規模，擬訂計畫方案。其中，時間 地點 議題 參加人員 食宿接待 會場布置 會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程式逐一拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。1.2準備環節。準備環節，也...
會議接待流程
主辦方 主辦單位 承辦方 承辦單位 協辦方 會務公司 一 會議準備 1.學習資料 主 承辦單位提供 2.會議登記表 簽到表 主 承辦單位提供 3.會議指南 會議日程 主 承辦單位提供 4.會議資料 主 承辦單位提供 5.領導發言稿 主 承辦單位提供 6.會議用背景牆 主 承辦單位提供 7.橫幅 歡迎...
會議接待流程
一 辦公室接待程式 辦公室在獲取客戶來訪的資訊後，應著手做以下工作 1 及時與來訪方負責人進行聯絡 1 清楚了解會議性質 屬考察接待工作 還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等 及內容 包括 時間 人數 交通及其他特殊要求等 2 若屬大型 重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導...