為使公司日常工作有乙個規範化的管理模式，進一步提高工作質量和效率，為各部門提供正確指導，現將公司會議接待工作特制訂以下流程。
一、會前準備階段
1. 接到上級會議接待通知後，承辦方應先與主辦方的會議策劃人取得聯絡，了解與會人員的相關資料，保持良好的資訊溝通，促進會議的順利進行。
2. 確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規格適時選擇會議場地，並對會場的各項設施進行認真檢查。
3. 草擬會議議程，經上級領導批准後分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。
4.合理安排相關會務工作人員，相關事宜有：①由公司企業專員負責製作電子歡迎牌和指引牌，標準語句參照「熱烈歡迎***蒞臨指導」，力求簡潔明瞭。
②安排一位工作人員專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀念之用。③安排負責會場茶水等有關工作人員。
5. 管理部應在會議召開提前，以郵件形式通知員工，按要求著裝，並保持良好的辦公環境，樹立良好的公司外部形象。
6. 重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文件需要統一規範，並測試投影儀等裝置是否能正常使用
7. 會場招待的水果及飲品採購要在前一天準備好，並按照與會人員的數量及會議規格進行合理購買；如會議結束後有安排宴會的要求，應確定宴會時間，選好宴請場所，並根據公司接待預算的金額確定選單；宴會中所需飲用的酒水也應提早預訂。
8.參照與會人員的名單製作名牌，名牌以紅底紙張列印，上面分別註明公司名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識。紙張裁剪規格為8.
5*15.11cm,並使用兩面三角名牌架擺放。
二、會議落實階段
1. 檢查各項準備工作的落實情況。
2.傳送會議通知。通知內容應涵蓋日期、時間、具體會址和聯絡方式。可採用**通知、電子郵件通知或通過公司資訊平台傳送簡訊通知等幾種形式，並確保能夠按時、準確地傳達到全體與會人員。
3.確定電子歡迎牌的**及指引牌的擺放位置，並安排會務工作人員迎接與會者入場。
4.會場布置具體如下：
⑴會場應莊重、整潔、舒適，合理調節溫度，並檢測燈光可視度。場內不可堆放雜物，並應擺放適量的花卉陳設。
⑵會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當。座椅的數量應按出席人數擺放，並多預留兩到四位。
⑶每個座位的桌面上應配備公司公用信紙三張，鉛筆一支，會議流程乙份（紅底紙張列印）、小支裝礦泉水一支及名牌架乙個。將洗淨的水果放置在果盆與紙巾盒擺放妥當，並需準備茶水待客。
⑷會場應設有來賓簽到處，簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設「請賜名片」名牌於簽到處。
⑸檢查會議所需物品及裝置的準備工作是否妥當。
5.需與拍攝會場的工作人員，確定所有與會人員合影的最佳位置。
6.安排車輛的停放位置，並提前準備適量的停車票以供與會人員使用。
三、會議實施階段
1.保持會場秩序，排除各種干擾，禁止無關人員隨意入場；
2.提出會議要求，保持會場安靜；
3.在與會期間做好茶水及各項後勤服務工作。
四、會議結束階段
1.如公司外部與會人員有參觀公司環境的意願，在不影響公司正常運營的情況下，領導應做好指引和陪同工作。
2.配合拍攝人員工作，並組織與會人員在指定地點進行合影留念。
3.組織會場的後期整理和清潔工作。
4.如會議結束後有安排宴會，應提前與飯店工作人員確定到場時間，並通知與會人員及做好陪同和接待工作。
會議接待流程
普萊柯生物工程股份 一 會務工作四大環節 1.1籌畫環節。需要根據會議的性質 內容 規模，擬訂計畫方案。其中，時間 地點 議題 參加人員 食宿接待 會場布置 會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程式逐一拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。1.2準備環節。準備環節，也...
會議接待流程
主辦方 主辦單位 承辦方 承辦單位 協辦方 會務公司 一 會議準備 1.學習資料 主 承辦單位提供 2.會議登記表 簽到表 主 承辦單位提供 3.會議指南 會議日程 主 承辦單位提供 4.會議資料 主 承辦單位提供 5.領導發言稿 主 承辦單位提供 6.會議用背景牆 主 承辦單位提供 7.橫幅 歡迎...
會議接待流程
2 前台針對此會議召開專題會，強調注意事項，防止投訴產生。會議期間有任何疑問第一時間致電銷售部，跟會人要做好前台與會務組的溝通工作。3 對於memo上註明一些特殊要求 如 鑰匙的製作及領取 房間的消費品 付款方式 加床等專案 一定要按會議要求與其他部門及時溝通提前準備好。4 按會議接待要求安排相應的...