會議流程及服務安排
一、會前準備
1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務要求，然後將具體安排轉告會務工作人員，由會務工作人員準備會議前工作，了解與會人員的相關資料，並做好會務登記，保持良好的資訊溝通，促進會議的順利進行。
2、確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規格適時調整會議場地，並對會場的各項設施進行認真檢查。
3、草擬會議議程，經上級領導批准後分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。
4、合理安排相關會務工作人員，其工作人員要做到以下幾點：
（一）儀容儀表
（1） 著裝統一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。
（2） 接待人員短髮不遮眼，長髮後梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝豔抹，不佩戴首飾。
（3） 坐站姿勢規範端莊，不翹腿。
（二）語言
（1） 語調溫和親切，音量適中，普通話規範。
（2） 語言文明禮貌，適時運用「您好」、「您請用」、「請」、「謝謝」、「對不起」、「沒關係」等禮貌用語。
（3） 對服務物件主動打招呼，不漫不經心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。
（三）態度
（1） 敬業、勤業、樂業，精神飽滿，彬彬有禮。
（2） 微笑服務，態度誠懇、熱情、周到。
（3） 工作差錯失誤及時糾正並當面賠禮道歉。
（4） 解釋問題有禮有節。
（四）紀律
（1） 會議服務前不吃異味食品。
（2） 不在會議期間使用**。
（3） 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
（4） 嚴格遵守職業道德。
5、辦公室應在會議召開前一天，以檔案、郵件、**等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。
6、重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文件需要統一規範，並測試投影儀等電子裝置是否能正常使用。
7、會場招待的水果及飲品採購要在前一天準備好，並按照與會人員的數量及會議規格進行合理購買；如會議結束後有安排宴會的要求，應確定宴會時間，選好宴請場所，並根據公司接待預算的金額確定選單；宴會中所需飲用的酒水也應提早預訂。
8、參照與會人員的名單製作名牌，名牌以紅底紙張列印，上面分別註明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識。紙張裁剪規格為8.5*15.
11cm,並使用兩面三角名牌架擺放。
9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當。座椅的數量應按出席人數擺放，並多預留兩到四位。
10、會務工作人員進行會場布置：
（1）檢查會議室衛生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、
杯具、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據與會人員的人數擺放好演講台、桌椅、橫幅（會標）、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的檔案。
（2）採用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。
（3）根據會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發言人、領導人講話順序、其它會議物品以及是否需要**、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準備工作。
（4）根據發言人位置擺放話筒，並除錯（話筒位置的高低、效果及介面等），確保話筒及音量正常，如需要**，要提前試播，確保正常**；如需要投影儀，則根據會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行除錯。準備並除錯好備用話筒，以備會議過程中話筒突發情況，及時更換。
（5）會議所需的備品要按以下要求擺放：
座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側轉45度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備），左手前方可放置水果或瓶裝純淨水（以防領導不喝茶水），正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關的紙質檔案，檔案右側則擺放簽字筆。其他物品，如雷射筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過於擁擠、雜亂。
具體細節：
①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標記一致對準客人，擺放統一。
②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側，杯墊上兩個花瓣的夾角對準客人，與茶杯的距離約為1cm，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準客人。
③礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標擺在杯具的左側，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標誌一面對準客人。
④毛巾託：毛巾託豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2cm處。
⑤筆記本、會議資料等檔案：對齊桌子外沿，對準椅子正中。
⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側，注意筆的標誌朝上方放置。
11、會議開始前乙個小時要準備好充足熱水，會議進行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。
12、準備工作的檢查
會務工作人員應提前乙個小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準備工作到位，在所有物品擺放完畢後分別檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當的調整），同時檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標準擺好）。開啟電子裝置，開啟照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調，應提前半小時開啟。
13、準備工作完成後
會場外應設有與會人員簽到處，簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設「請賜名片」名牌於簽到處。然後，會前15分鐘站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。
在與會人員距會議室門2公尺處主動拉門讓其進入，同時根據不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語）。
二、會議過程中
1、會議開始後工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應先備毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。
首次倒茶後應在15分鐘左右再次續水，以後每隔15分鐘或20分鐘續一次水，如客人杯中有茶水應徵詢客人意見，並禮貌地小聲對客人說：「對不起，請問需要加水嗎？」或做個手勢，待客人同意時方可進行。
可根據實際情況（領導杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在領導的身後緩緩倒水後放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。
通常會議室內不許吸菸，如特殊情況需擺放菸缸，菸缸內菸頭不得超過三支應及時更換，會場中均使用托盤服務。
2、工作人員在音控室時隨時注意音響監聽，發現問題及時查詢問題所在，並迅速解決。（及時檢查話筒、調音台、功放機、協調器、音響等裝置的連線情況）。
3、根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。
4、會議中要注意觀察主席台，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。
5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，**過程中所有工作人
員要站立行注目禮，不准隨意走動。
6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然後立即向上一級報告，並盡快給予答覆。
7、會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充和更換各種用品。
8、在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要保持並維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環境中順利進行。
三、會議結束階段
1、會議結束時，工作人員應及時開啟通道門，站立兩側，禮貌相送，微笑點頭，並說「慢走、再見」。
2、會後及時做好會場清理工作。檢查會場內有無與會人員遺留的物品，若發現有遺留物品應迅速做好記錄並及時歸還。
3、會後嚴格做好保密工作，工作人員應不詢問、議論、外傳會議內容，不帶無關人員進入會議室。
4、如單位外部與會人員有參觀單位環境的意願，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應做好指引和陪同工作。
5、配合拍攝人員工作，並組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會議結束後有安排宴會，應提前與飯店工作人員確定到場時間，並通知與會人員及做好陪同和接待工作。
6、組織會場的後期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷乾淨，分別消毒，桌椅擦淨並擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理乾淨。（如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。
）7.關閉所有電器裝置，話筒、空調等，帶好會議室鑰匙進行安全檢查後離開會場。（會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現象）。
四、會後服務總結
每次會議服務結束後，辦公室工作人員要對會議全程的講話內容、**、影像等資料進行蒐集和整理，以備單位以後紀念或是宣傳時用。同時，針對每次會議出現的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進行內部討論，總結每次會議服務過程中的優點及不足，不斷進行修正和改進。
會議流程安排
2012年年會會議安排 2013年2月2日晚安排參會人員住宿。住宿位址 中華北大街與市庄路交叉口北行200公尺路西。速8快捷酒店。為確保2月3日準時參加會議，需要住宿的同事請於 月 日之前聯絡 以便安排住宿事宜，過期不再安排住宿 2013年2月3日會議流程安排 一 會議安排 時間 2013年2月3日...
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