一、目的
為規範公司的工程專案檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程專案檔案歸檔範圍
本規定所指工程專案檔案是指過去和現在，公司在工程專案的設計、實施、竣工等過程中形成的具有儲存價值的檔案、圖紙、方案、圖錄影等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要裝置材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程專案的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、專案結束後與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程專案為單位，分別立卷，一專案一捲。
2、在工程專案的招投標階段開始立卷，收集該專案有關資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的檔案資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案檔案時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。
4、在檔案的首頁設卷內檔案目錄，並填寫檔案序號、編制單位、名稱、歸檔日期等資訊（見附表二）。
5、在檔案的次頁設「合同概要」、「主要事件備要」，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯絡人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，專案職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程專案檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進行一次清理。
3、清除不必要儲存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。
六、檔案要求
1、檔案必須為原件、正文，符合檔案格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。
3、傳真件應影印乙份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置於公共場所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經專案經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告專案經理及時處理。
九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、塗改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
附件一工程技術資料參考目錄
1、開工報告、施工現場質量管理檢查記錄
2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術交底、技術複核
5、工程定位測量、放線記錄、複核記錄
6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預製構件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
14、施工日誌、地質勘察報告
15、土壤(素土、灰土)幹密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊) 抗壓強度試驗報告及評定
（同條件養護混凝土試塊強度報告彙總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、複試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗記錄
23、建築物沉降觀測記錄
24、結構吊裝記錄
25、現場施工預應力記錄
26、工程質量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告
28、管道、裝置強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進場電器材料、裝置出廠合格證及試驗報告）
31、裝置除錯記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書
上述資料目錄供各施工單位（專案部）參考使用
附件二案卷封面式樣
施工技術資料
檔案號：
共卷第卷
工程名稱
編制單位
編制日期
工程專案檔案管理制度
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