工程專案檔案管理制度

一、目的

為規範公司的工程專案檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

二、工程專案檔案歸檔範圍

本規定所指工程專案檔案是指過去和現在，公司在工程專案的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有儲存價值的檔案、圖方案、軟體、圖錄影等。其主要包括：工程專案建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要裝置材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

三、檔案機構及其職責

公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程專案的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷毀；

3、檔案材料的查借閱、催還。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程專案為單位，分別立卷，一專案一捲。

2、在工程專案的招投標階段開始立卷，收集該專案有關資料歸檔管理。

3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的檔案資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案檔案時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

4、在檔案的首頁設卷內檔案目錄，並填寫檔案序號、編制單位、名稱、歸檔日期等資訊（見附表二）。

5、在檔案的次頁設「合同概要」、「主要事件備要」，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯絡人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，專案職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對工程專案檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年對檔案進行一次清理。

3、清除不必要儲存的材料。

4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。

六、檔案要求

1、檔案必須為原件、正文，符合檔案格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。

3、傳真件應影印乙份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置於公共場所。

4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。

八、檔案的銷毀

1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑑定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

2、檔案銷毀清冊經核准人批准，方能銷毀失效檔案。

3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

4、銷毀時要有二人以上監銷，並在檔案銷毀清冊上簽字。

5、銷毀人員應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和洩密。

九、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核准人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核准人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對檔案的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。

4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管及時處理。

6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核准人批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核准人同意且審核後才能帶出。

7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予「原件借閱」「影印件借閱」「區域性影印件借閱」。

十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、塗改、偽造檔案。

4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。

廣東億能電力工程****

二00九年九月十日

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