目的：為規範公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。
1. 適用範圍：本制度適用於xx公司會議管理。
2. 管理權責：
3.1 總裁辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。
3.2 會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批許可權詳見「5.1會議提擬與審批」。
3. 會議分類： 序號會議名稱、主題、主持人、參加人
例會（含早會）：固定時間、固定匯報程式，盡量解決即席提出的問題；公司例會主辦中心/部負責人部門/中心或公司全體人員。
動員會：發言固定、沒有討論程式，公司臨時行政會議；主辦中心/部門負責人會議提擬人提擬。
研討會：對某一課題或問題切磋、**，不一定有結果；公司臨時行政會議中心/部門負責人會議提擬人提擬。
鑑定/評審會：對某事物的價值、效能，質量鑑別，必須有結**司臨時行政會議；集團總裁或其指定會議提擬人提擬。
專題會：為某一專題而開，必須有結論，公司臨時行政會議；提擬人指定會議提擬人提擬。
評比會：一般在年底或某一重大活動結束後召開公司例會，人資行政中心總監會議提擬人提擬。
總結會：總結前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會；中心/部門負責人會議提擬人提擬。
匯報會：下級向上級或有關人員匯報工作情況，公司臨時行政會議：會議提擬人指定會議提擬人提擬。
排程會：任務安排，人員派遣，裝置物資情況的調動，公司臨時行政會議：會議提擬人提擬會議提擬人提擬。
部門例會：各中心/部門固定匯報程式，部門會議中心/部門負責人自定。
5、管理內容：
5.1會議提擬與審批。
5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總裁直接提擬或由議題涉及業務的主辦部門負責人提擬、集團總裁批准。
5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議衝突。
其中，中心/部門會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的，應向上一級主管部門報批同意；屬例會性質的，由本中心另行提擬方案呈報集團總裁批准後執行。
5.2會議計畫與統籌。
5.2.1每月28日前，總裁辦應與各部門協調確定下月計畫召開的臨時行政會議，統一報集團總裁審批後，匯同公司月例會編制《月度會議計畫》，於月底前發放至各部門負責人。
5.2.2凡總裁辦已列入計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續，並報請總經辦調整會議計畫。
未經總裁辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計畫。
5.2.3會議安排的原則為：
小會服從大會，區域性服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。
因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。
5.3會議準備。
5.3.1會議通知遵照以下規定：
1、已列入月度會議計畫表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由中心/部門按計畫表直接通知與會人；
2、屬下列情況之一者，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知：
（1）未列入月度會議計畫而臨時提擬的會議；
（2）雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。
3、會議通知期一般應提前一天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；
4、會議通知形式一般為**通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
5.3.2會議的其它準備工作遵照以下規定：
1、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
3、公司總部召開的公司級會議會務服務統一歸由總裁辦負責。
4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門（人資行政中心）書面提出，由會議室管理部門（人資行政中心）統籌安排。
5.4會議組織。
5.4.1會議組織遵照「誰提擬，誰組織」的原則。
5.4.2會議主持人須遵守以下規定：
1、主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
2、主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
5.4.3與會人須遵守以下規定：
1、應準時到會，並在《會議簽到表》（詳見附件2）上簽到。
2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。
5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽**，如須接聽，請離開會場。
6、做好本人的會議紀錄。
5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總裁主持，集團總裁另有授權的，服從集團總裁授權。
5.4.5公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據會議進**況確需延時的，主持人須徵得與會人員同意。
5.4.6主持人為會議考勤的核准人，考勤記錄由會議記錄員負責。
5.5會議記錄。
5.5.1公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
5.5.2公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：
1、各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內務文員，名單報總裁備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2、會議記錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。
3、集團總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總裁秘書負責會議記錄工作，集團總裁另有指定的，服從集團總裁指定。
5.5.3會議記錄員應遵守以下規定：
1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。
2、會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性。
3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。
4、會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於次日呈報會議主持人審核簽名。
5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
5.5.4下列情況下，應整理會議紀要：
1、公司各類臨時行政會議；
2、須會後對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；
3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
5.5.5會議紀要的發放或傳閱範圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總裁辦乙份存檔備查。
5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規定：
1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完後的記錄本應作為機要檔案及時轉總裁辦統一歸檔備查。
2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。
5.5.7會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按公司文件管理制度和保密制度的有關規定執行。
5.6會議跟進。
5.6.1會議決議、決策事項須會後跟進落實的，遵照「誰組織，誰跟進」的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。
5.6.2集團總裁主持的會議的會後跟進工作原則上由總經辦助理負責落實，集團總裁另有指定的，服從集團總裁指定。
5.6.3會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
5.7獎懲。
5.7.1獎勵。按《獎懲管理制度》執行。
5.7.2遲到、早退、缺席。
1、遲到
所有參加會議的人員在會議規定召開時間後5分鐘內未到的，計為遲到。
2、早退
凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。
3、缺席
凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席。
5.7.3處罰。
1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
6、附則。
6.1本制度由集團總裁辦負責解釋。
6.2凡本制度未明確規定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關規定執行。
6.3本制度由集團總裁批准後生效，自頒布之日起執行。
附件1：會議流程圖
會議主持人會議記錄員it技術人員
會議流程說明
會議簽到表
公司會議接待流程
為使公司日常工作有乙個規範化的管理模式，進一步提高工作質量和效率，為各部門提供正確指導，現將公司會議接待工作特制訂以下流程。一 會前準備階段 1.接到上級會議接待通知後，承辦方應先與主辦方的會議策劃人取得聯絡，了解與會人員的相關資料，保持良好的資訊溝通，促進會議的順利進行。2.確定會議的出席人數，根...
公司會議流程安排
2009 02 24 01 11 37 分類 公司管理 標籤 無 字型大小大中小訂閱 通知 一 時間 二 地點 三 議題 四 主持人 五 與會人 會議程 一 主持人檢查人員到會情況，宣布會議開始 二 公司重大事件宣布，如何沒有直接進下一步 三 部門匯報上週工作情況，下週計畫，提出問題 四 各部門主管...
公司會議流程安排
通知 一 時間 由會議召開人提前一天將會議主題發給參會人，給予其時間提前做好會議內容的準備。二 地點 會議室 三 會議主題 四 主持人 視會議主題而定 五 與會人 公司各部門主管或相關人員 會議流程 一 主持人檢查人員到會情況，進行點名答到。未參加會議且未請假者按元 次罰款。二 主持人宣布會議開始，...