北京中林資產評估公司
制定日期：二零一二年五月
修訂日期：二零一三年三月
目錄第一章總則 2
第二章分工及責任人 3
第三章業務檔案的編制與管理 4
第四章業務檔案的保管 7
第五章業務檔案的借閱（影印） 8
第六章業務檔案的銷毀 9
第七章其他業務檔案管理 10
第八章附則 10
附件一資產評估業務檔案分類、歸檔內容 11
附件二專案檔案歸檔指南 17
第一條為了規範本單位的利益和合法權益，規範業務檔案的管理，確保業務檔案的安全、完整和利用。根據《中華人民共和國檔案法》、《中國資產評估準則》、北京註冊會計師協會「關於印發《北京市會計師事務所、資產評估機構業務檔案管理暫行辦法》的通知」，結合本單位實際情況特制定本制度，明確業務檔案的歸檔範圍、歸檔形式、保管期限、借閱、銷毀、鑑定、保密複製以及其他檔案管理工作中的重要事項。
第二條本制度適用於本單位辦理資產評估業務形成的業務檔案。本單位辦理其他業務形成的業務檔案，可參照本制度管理。
第三條業務檔案是指資產評估師及其執業人員在執行業務過程中形成的，反映評估程式實施情況、支援評估結論的工作記錄和相關資料。本單位的業務檔案是評估證據的載體，是出具評估報告的主要依據。本單位的業務檔案是考查業務工作的依據，是本單位全面質量管理工作的重要組成部分。
第四條業務檔案包括紙質文件、電子文件或者其他介質形式的文件。
第5條業務檔案的所有權屬於本單位。
第六條本單位由主任評估師負責業務檔案的組織管理工作，由各業務部門負責評估業務檔案的收集、分類、立卷、整理、編目、裝訂和歸檔移交工作，設兩名檔案管理人員全面負責本單位業務檔案的檔案接收、登記、保管、利用、鑑定、銷毀等檔案管理工作。
第七條專案檔案管理工作，涉及專案經理、業務助理、檔案管理人員三個崗位的人員，其崗位分工及責任如下：
1、專案經理負責對所承辦業務專案的業務檔案歸檔過程和歸檔質量全面負責，是本專案檔案質量的直接責任人，由其負責起草專案中評估說明等技術性文件，同時指導和審核業務助理填寫各類工作底稿。
2、業務助理在專案經理指導下，負責對評估專案實施過程中形成的管理類、操作類工作底稿進行填寫、歸類、整理、裝訂等歸檔工作，並負責在專案結束後的規定時間內，將專案簽轉單、檔案移交表交檔案管理人員。
3、檔案管理人員負責對各專案組交來的評估專案檔案（含工作底稿）的歸檔、登記、儲存等工作，並負責專案檔案的日常整理、統計、借閱等工作。另外，檔案管理人員在專案經理的配合下，負責對已完成專案相關業務資料的統計與報出工作，以及構成專案管理的業務約定書編號、評估報告號等的管理與領用工作。
第八條檔案管理人員因工作需要發生變動時，應辦理檔案交接手續，負責業務檔案管理的本單位領導監交。交接手續辦理完畢後，移交人、接收人、監交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續後方可調離該崗位。
第九條評估專案完成後，由業務助理在專案經理的指導下，完成專案檔案的編制工作。同時，專案經理負責對編制的專案檔案進行審核，對其整體的完整性、合理性負責。
第十條自出具報告日起90日內，專案組人員完成紙質專案工作底稿的編制工作，並整理、編頁、裝訂後，移交檔案管理人員。移交時，雙方需對檔案資料各項進行核對，並填寫《業務檔案交接單》。電子類檔案資料，專案經理每6個月進行歸檔更新一次，於第6個月的30日交管理人員拷貝歸檔。
第十一條針對同一基準日，不同評估目的，委託資產範圍重疊的評估業務，出具兩個或多個評估報告，應將其視為不同的業務分別整理底稿，形成相應型別的業務檔案。
第十二條針對同乙個專案同乙個業務約定書，出具兩個或多個編號評估報告，應將其視為不同的業務分別整理底稿，形成相應型別的業務檔案。
第十三條所有評估諮詢專案，出具相關的書面諮詢報告或諮詢意見的，均需領取、編制諮詢報告編號。
第十四條所有司法專案，由法院出具司法委託函的，由相關評估人員領取評估報告或諮詢報告編號後，標入委託函的右上角。
第十五條整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關係。
第十六條要嚴格按照業務檔案的內容和底稿中的目錄順序進行整理，在整理過程中要注意以下事項：
1、要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時發生意外。
2、紙張超出規格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以摺疊，摺疊的紙張要確保裝訂後不影響閱覽全部內容；破損、卷角、摺皺、裝訂線過窄和紙張小於規格的，要用白紙予以裱襯；傳真資料要影印後才能裝訂。使用一面有字的廢紙列印的，作廢頁要加蓋「作廢章」。
3、工作底稿應編制牛皮紙質的封面及封底，封面格式見下圖例。另外，工作底稿首頁應編制目錄，註明工作底稿的名稱、索引號、頁碼等內容。所有案卷用檔案盒盛放。
檔案盒脊部要用貼上白色側條，上寫明具體專案名稱、評估報告號、冊數等資料。
4、業務檔案裝訂和護封。將整理並登記號的底稿進行裝訂、編頁碼（正反頁內容均需編頁），並附封面、封底。檔案裝訂和護封後應及時裝盒。
5、業務檔案的碼放。檔案盒應以檔號從小至大、從上往下、從左往右的順序碼放。
第十七條業務檔案登記。檔案管理人員在歸檔的同時應填好《業務檔案登記表》。資產評估報告《業務檔案登記表》應包括：
報告文號、簽發人、專案負責人、參加評估人員和簽發日期，委託單位名稱、位址、****、資產總額，評估型別和報告型別，收費情況等資訊。利用計算機登記的，為防止停電或計算機故障等因素影響檔案的使用，應及時形成紙質檔案。
第十八條設專櫃保管業務檔案，要做好防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防汙染，確保業務檔案的安全。檔案櫃上應插有註明櫃號、檔案種類、年號、檔號的卡片。檔案較多的時候應做檔案查詢索引，該索引只要包含檔名稱、年號、櫃號、層號，有些比較特殊的檔案需要單獨存放的，可在備註欄中註明。
第十九條電子檔案的保管。在評估活動中形成的電子文件或者其他介質形成的文件均應收集齊全，立卷歸檔。電子或者其他介質形式的重要工作底稿，如評估業務執行過程中的重大問題處理記錄，對評估結論有重大影響的現場勘查記錄、詢價記錄和評定估算過程記錄等，應當同時形成紙質文件，分別儲存。
第二十條所有評估專案檔案儲存時間為自評估報告日起最少10年，其中涉及上市公司的業務檔案儲存時間為15年。
第二十一條公司實行檔案借閱登記制度，所有已歸檔的檔案，任何人借閱均需填寫《檔案借閱（影印）申請表》，並經相關人員簽字後，方可調閱，具體規定如下：
1、本公司人員因工作需要，需查閱專案檔案時，由本人填寫《檔案借閱（影印）申請表》，由所在專案組專案經理簽字後，交檔案管理人員後，方可查閱。
2、本公司人員因工作需要，需影印檔案部分內容時，由本人填寫《檔案借閱（影印）申請表》，由所在專案組專案經理簽字，主任評估師簽字後，方可影印。
3、所有專案檔案，查閱工作僅可在檔案室內進行，不得帶離；所有檔案的借閱，於當天下班前，必須交還檔案室，如需再用，次日辦理手續再行借閱；所有檔案資料的影印，必須由檔案管理人員進行，並於《檔案借閱（影印）申請表》註明影印份數。
4、非本公司人員，需查閱專案檔案時，須辦公室人員填寫《檔案借閱（影印）申請表》，由總經理簽字後，方可查閱，原則上公司所有專案檔案不外借、不對外影印。
第二十二條歸還檔案時，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回後，借閱人要辦理退還手續。歸還的檔案若丟失或者出現損壞、塗改、拆頁等現象且不能恢復原狀，需填寫《業務檔案毀損、丟失報告單》說明原因由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和本單位負責人簽字存檔，並保留追究相關責任人責任的權利。
第二十三條評估業務檔案自評估報告日起至少儲存十年。國家法律、法規另有規定的，依照其規定。評估機構不得在規定的儲存期內對已完成歸檔的評估業務檔案刪改或者銷毀。
儲存期屆滿後，對確無儲存價值的檔案，由檔案管理人員會同有關部門提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經本單位負責人書面同意後銷毀並進行監銷。
第二十四條評估業務檔案銷毀清冊應列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等。
第二十五條監銷人員在檔案銷毀前，應認真審查、核對檔案銷毀清冊；檔案銷毀後，應在檔案銷毀清冊上簽章。書面銷毀意見、檔案銷毀清冊主要負責人書面批准件應作為永久性檔案長期儲存。
第二十六條未完成業務的底稿及檔案的處理。對於已過評估報告有效期，而委託方由於眾多原因，未要求提供正式評估報告的評估專案，專案組在年度終結後，依據專案的進展程度，參考已出具評估報告專案編制工作底稿，整理專案檔案後，並交檔案管理人員另行封存。
第二十七條非評估類專案的底稿及檔案管理。對於公司出具諮詢意見報告、公司意見等的評估專案，依據所收集資料的情況，參照出具正式評估報告專案整理工作底稿及專案檔案，專案組在年度終結後，交檔案管理人員另行存檔。
第二十八條本制度自發布之日起開始執行。
資產評估業務檔案分類、歸檔內容
根據評估專案檔案生成的介質不同，我們將檔案分為書面檔案及電子檔案兩大類，主要包括：
一、書面檔案類
書面檔案通常分為管理類工作底稿和操作類工作底稿兩大類，現具體解釋如下：
㈠管理類工作底稿
是指公司在專案運作過程中，專案組對評估專案進行承接、計畫、控制、管理所形成的工作記錄及相關資料，側重於專案的組織管理過程和評估報告的質量控制。具體包括但不僅限於如下項：
1、評估業務基本事項的記錄；
業務檔案管理制度
一.總則 1.為了加強和規範業務檔案管理工作，保證業務檔案的安全和完整，明確管理責任，根據匯通金控股份 以下簡稱 公司 有關規章制度，制定本辦法 2.業務檔案是指公司業務部門在從事各項業務過程中形成的各類檔案 資料 憑證等 3.業務檔案管理工作包括業務檔案的建檔 歸檔 保管等。二.檔案管理要求 1....
評估業務檔案管理制度
第一章總則 第一條為了規範公司的業務檔案管理，有效地保護和利用檔案，明確業務檔案的歸檔內容 歸檔形式 保管期限 管理責任以及其他檔案管理工作中的重要事項，根據 中華人民共和國檔案法 中國資產評估準則 結合公司實際制定本制度。第二條本制度適用於公司辦理評估業務與辦理與價值估算相關的其他業務形成的業務檔...
教師業務檔案管理制度
教師業務檔案是教師業務水平和工作能力以及履行崗位職責情況的真實記錄，對於教師工作的考核 職務聘任 工資晉公升 工作調動 崗位培訓 獎勵懲罰等都有著重要意義。建立完善的教師檔案管理制度，搞好教師檔案立檔工作，是教導處的一項基本工作。它可以幫助學校全面地 動態地掌握教師教育教學的情況，從而有針對性地採取...