公司採購工作流程
目錄1 總則 2
1.1 目的 2
1.2 範圍 2
2 術語 2
3 工作流程 2
3.1 投標詢價** 2
3.2 採購策劃 2
3.3 採購實施 3
3.3.1採買 3
3.3.2催交 4
3.3.3檢驗 4
3.3.4運輸 6
3.3.5現場管理 7
3.4 採購收尾 8
3.4.1 合同關閉 8
3.4.2 質保期內的管理 8
3.4.3 **商評價 8
3.4.4 採購檔案歸檔 8
3.4.5 採購完工報告 8
3.5 採購管理 8
3.5.1 採購合同管理 9
3.5.2 採購文件管理 9
3.5.3 採購it管理 9
1 總則
在公司生產經營活動中，為了指導採購活動有序地進行，規範採購活動的過程和行為，保證採購活動符合相關的法律、法規和規章制度，特編制本工作流程。
組織實施公司生產經營中所承接的專案和日常生產中採購工作。
2.1 採購
採購（purchasing），是指企業在一定的條件下從**市場獲取產品或服務作為企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。
編制專案投標檔案的採購部分，包括裝置材料的**、供貨範圍、國內外物資分交原則等。
採購經理負責根據投標**對採購部分的要求，組織採購工程師進行詢價，編制相關內容，並經採購部經理確認，提交專案經理，供商務部投標**。
1）採購活動：
●編制《專案採購執行計畫》，應包括採購管理（採購作業平台、合同管理、檔案歸檔等）、採購過程管理（採買、催交、檢驗、運輸、現場管理等）、物流管理計畫（運輸、清關、保險等）、質量計畫（裝置等級劃分、監造計畫、第三方檢驗等）等方面的內容。
●編制採購分包方案。包括第三方檢驗分包方案、運輸委託方案、清關**方案、保險方案等，各方案應包括擬詢價廠商合同模式、合同條件、費用預算、管理辦法、進度安排等內容。
●與設計協商確定採購請購單分類打包原則。
●形成《專案**商名單》（短名單），審核批准後發布執行。
2）職責與許可權：
●採購經理組織採購部相關人員編寫《專案採購執行計畫》，經採購部經理和專案經理批准實施。
●採購經理組織編寫《採購分包方案》，採購部組織評審會議審定，採購部經理批准實施。重大方案尚需得到分管採購高管的批准。
●採購經理組織與設計確定請購單打包原則。
●《專案**商名單》按推薦《專案**商管理辦法》和《專案**商推薦和評審程式》執行。
3.3.1 採買
請購檔案應包括請購單、裝置材料規格書/資料表、請購圖紙、採購說明書、適用的標準規範以及各種控制要求等，同時應得到設計、控制部、專案經理的有效簽署。
請購檔案由專案控制部提出，採購經理（或其授權代表）負責請購檔案的接收，並進行簽署。
2）詢價和**
按照《採買工作程式》進行採買工作，不符和變更須得到批准。**的技術部分和商務部分必須分別密封。詢**情況應進行登記。
採購工程師負責編制全套詢價商務檔案，彙編全套詢價檔案（包括技術、商務部分），經採購經理簽署後發放，並確認收訖。採購工程師催收**。**檔案應由採購工程師歸檔，備查。
3）技術評審
技術評審中如有疑問應進行技術澄清。技術澄清是通過**、傳真、郵件等方式對技術**中存在的疑問進行澄清。必要時，可召開技術澄清會議或技術談判。
技術澄清會議或談判應形成會議紀要，並有參與人員的簽署。澄清完成後，應與所有滿足要求的廠商簽訂技術附件。
對各技術**給出評審結論，形成《技術評審表》。
技術**檔案經專案組傳送給專業設計負責人進行審閱。
技術澄清由採購工程師組織，專業設計負責人、專案經理、業主（如需要）參與。
技術附件由專業設計負責人編寫，並在取得一致後與廠商共同簽署。
技術評審由專業設計負責人組織進行，並填寫《技術評審表》，專案經理審定。
4）商務評審
技術評審結束後，按規定時間和程式對密封的商務**統一開標。開標**等資訊按規定進行登記，並對開標記錄進行存檔，備查。參與開標人員應對開標資訊嚴格保密。
商務評審前應進行商務澄清。商務澄清是就商務**中的疑問與**廠商進行澄清，澄清內容包括供貨範圍、進度要求、交貨方式、付款條件、包裝運輸、現場服務等方面，並進行初步的商務談判。重要問題應形成談判會議紀要。
澄清完成後進行商務評審，形成《商務評審表》。
商務開標由採購經理組織，採購部主持，通知專案經理、專案費控工程師、監查審計人員共同參與。
一般問題的澄清由採購工程師負責，重大差異或**的澄清或談判由採購經理主持，並報採購部審定。
5）綜合評審
綜合評審是對技術評審和商務評審的結論進行綜合比較，推薦出擬成交廠商和成交條件，形成《綜合評審表》，按照審批許可權和流程進行報批。必要時，綜合評審有權要求原評審部門對已完成的技術評審和商務評審進行複評。
6）定標
定標以最終的批准的《綜合評審表》意見經為依據，並將最終的定標資訊通知相關方和相關人員。
7）簽訂合同
合同應經過校審，並按規定辦理簽字、登記、用章和備案手續。合同經雙方簽署後，對其內容的任何修改（增補、刪減、修訂等）均需得到雙方的書面認可，並形成協議，成為合同變更或補充合同。
採購工程師嚴格按照已或批准的廠商和成交條件準備採購合同及其相關附件，經採購經理審核，按公司合同會簽流程進行，會簽完畢按合同簽署授權的規定辦理簽署和蓋章手續。
採購部負責對合同進行全面的管理，專案組及公司相關部門有責任全力配合，以保證合同的全面履行。
8）合同付款
合同執行過程中應根據合同的執行狀態以及相應的單據，進行預付款、進度款、貨款、質保金等款項的支付。
質檢物流工程師提供合同執行狀態資訊，材料控制工程師提供到貨資訊，採購工程師負責款項的請款辦理工作。得到採購經理審核，專案經理、採購部經理批准後，交採購部合同及資金管理員按公司財務制度執行付款，並返回付款資訊。合同及資金管理員負責編制合同支付臺帳。
3.3.2 催交
1) 催交計畫及催交工作程式
該檔案屬於《專案採購執行計畫》的一部分，編制專案級催交執行計畫以及催交工作程式。
檔案資料的催交，包括：需**商提交的圖紙、資料、規格書等設計檔案向設計組的提交，和設計組設計、製造要求向**商的提交，以及設計人員對供貨商提交檔案的修改、修訂意見。訂單要求的相關計畫，包括製造進度計畫、檢驗計畫等。
採購經理組織，採購工程師與質檢物流工程師參與編制，後交採購部經理審定，專案經理批准。
2）催交方式：辦公室催交、工廠催交
辦公室催交指通過**、傳真、信件等通訊手段與**商聯絡，了解裝置、材料製造狀態，保證其滿足製造進度計畫的要求，並在應用的計算機系統中填寫當前的催交狀態。
工廠催交指催交人員直接到達**商的製造廠進行敦促和督辦。為獲得實際設計進度、材料到貨情況、製造進度、人力配備等第一手資料時，或需要驗證製造狀態的真實性和符合性時可以進行工廠催交。
催交員按照裝置、材料的催交等級以及催交計畫的要求，督促**商提交《合同執行狀態報告》。
催交員根據專案要求定期提交所要求的報告；彙總裝置、材料催交狀態，向採購經理匯報並提交報告。實際需要進行工廠催交，工廠催交應得到採購經理的批准。工廠催交後，催交員應發布《催交報告》。
3）問題處理
催交過程中若發現潛在的進度問題，應通過提高催交等級、進行工廠催交等措施解決，以最大限度減小可能產生的影響。對已經發生的重大進度問題，應發出《催交報警報告》，並與**商、專案組共同制定解決方案，解決的方法可能包括改進設計、**商自費趕工、進行分**）包、材料代用、改變計畫、改變運輸方式等。
催交員在實施辦公室催交和工廠催交的過程中，若發現可能存在的晚交付，應馬上與**商聯絡，落實交貨進度，解決存在的問題。必要時，和採購經理、專案經理和採購部經理商討解決辦法。
4）後續工作
催交完成，裝置、最終檢驗實施後，質檢物流工程師發布放行資訊，並經與現場聯絡確定發貨時間，發出《準運通知》。通知現場準備接運，**商接到《準運通知》後，向現場發出《裝箱發貨清單》。
3.3.3 檢驗
1）檢驗/監造策劃
檢驗/監造策劃是採購策劃的組成部分，確定專案檢驗/監造的深度和範圍，檢驗/監造的方式方法，編制專案檢驗/監造計畫。
2）檢驗/監造工作分包
如將全部或部分檢驗/監造工作委託第三方，則應包括向有資格的檢驗服務機構進行詢價、資格評審、**評審、簽定委託合同等工作。
3）檢驗/監造方式
●中間檢驗：赴製造廠對裝置、材料製造過程中的關鍵質量控制點或中間產品試驗進行的現場監控。同時監督檢查執行監造任務的地區檢驗工程師的工作情況。
●隨機檢驗（巡檢）：赴製造廠裝置、材料製造過程中進行的隨機性檢查，同時檢查執行監造任務的地區檢驗工程師的工作情況。
●最終檢驗：檢驗工程師在製造廠對已經完成組裝的裝置、材料或半成品進行的綜合性能檢驗。檢驗報告遞交至專案檢驗協調員（或採購經理）並存檔。
●駐廠監造：檢驗工程師在製造廠對裝置、材料的整個製造過程進行的監控。週期性檢驗報告提交採購經理並存檔。
●免除檢驗：當檢驗工程師由於特殊原因不能實施或認為沒有必要實施上述檢驗手段時，簽發免除檢驗放行單。
4）檢驗工作的協調與處理
質監物流工程師按規定發布專案檢驗狀態報告和裝置、材料的質量資訊，協調專案檢驗與專案控制組、設計部、專案經理、專案採購經理、業主代表的關係，將不一致項提交採購經理、專業設計負責人，由設計部門作出接受或返修的決定。重大不一致項報專案經理和採購部經理。
5）檢驗總結
質檢物流工程師編制檢驗/監造完工總結報告，經採購經理、採購部經理審核後存檔。
3.3.4 運輸
1）質檢物流工程師編制專案運輸方案以及分級控制規定。該部分檔案屬於《專案採購執行計畫》的一部分。超限裝置應編制運輸方案，批准後實施。
2）**商負責的運輸：合同交付條件為專案現場交貨時，運輸工作由**商組織進行。**商或服務商負責運輸方案的編制，質檢物流工程師審批後實施。
重大運輸方案由採購部聯合相關部門審定，專案經理批准。超限裝置的運輸必要時進行監裝、監卸或監運，同時在應用的計算機系統中填寫相關資訊；
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