山西君雁藥業有限責任公司
一、 目的，為了建立健全本公司企業管理體系，明確企業管理體系中各類檔案的制定管理部門，對企業管理檔案的起草、修改、審定、批准、印發、控制、換版、形式、和生效標誌等做出統一規定，制定本規定。
二、 適用範圍：本規定生效後，以總公司或總公司職能部門名義印發所有需要長期執行的各項管理制度、規定、行為規範、流程等企業管理體系檔案均適用本規定。各分公司參照總公司管理檔案制定本公司檔案。
三、 管理檔案的規定、發放和管理：
根據職能部門的職責規定，檔案等由相應的職能部門負責起草、修改、發放、檢查和管理。
四、 管理檔案號**中有關專案的會議及相關處理辦法:
a、編號用文字、字母和數字表示，例如:君總（2013質zd）字第a001號,其中包括總公司和分公司文字釋義、年份號、部門文字釋義、字母解釋、版本號、數字流水編號。具體釋義另發相關檔案進行解釋。
乙個檔名稱對應乙個固定的流水號。
b、版本號用大寫字母表示：a、b_______ 代表版次.
c、 起草人為撰寫檔案的人員，乙份檔案改動起處或修改字數超過原文的30%時，修改人也是起草人 。
d、審閱人為職能部門負責人和部門分管領導。
e、 審批人一般為公司領導。
f、 執行日期一般與審批日期相同。特殊情況下，執行日期可以遲與批准日期。
g、 本制度變更記錄時，主要記錄管理檔案修改補充檔案的版本號。
h、 持有人和受控號在發放管理檔案時由發放人填寫。
5、（1）在下列情況下進行補充性修改：
a、執行中發現檔案存在差錯，表述不清。
b、組織機構發生重大變動時。
c、依據的法規有重大變動時。
（2）乙個版本使用年限超過5年時。
（3）換版應經過領導批准。
6、發放：
（1）發放範圍經領導批准，並逐一編制領取編號。填寫發放、簽收記錄，記錄上至少應有檔名稱、版本號、流水編號、發放日期、接受部門、領取編號、簽收人等。
（2）持有人對管理檔案負有保密責任。
（3）持有人不得將檔案修改、汙損等。
（4）未經領導批准不得翻印、影印或向外借。
7、本檔案從批准之日起生效。
山西君雁藥業有限責任公司
管理檔案編號原則
我公司為使公司管理規範化，各項管理檔案編碼按照標準執行，特制訂檔案編碼規則請總公司各部門及各分公司遵照執行。
編碼範例：君總（2013質zd）字第a001號
1、總公司和分公司文字釋義：
（1）「君總」 代表山西君雁藥業有限責任公司總公司。
（2）「君長治」 為山西君雁藥業有限責任公司長治分公司
（3）「君臨汾」 為山西君雁藥業有限責任公司臨汾分公司
（4）「君保德」 為山西君君雁藥業有限責任公司保德分公司
（5）「君五寨」 為山西君雁藥業有限責任公司五寨分公司
（6）「君渾源」 為山西君雁藥業有限責任公司渾源分公司
（7）「君永濟」 為山西君雁藥業有限責任公司永濟分公司
（8）「君霍州」 為山西君雁藥業有限責任公司霍州分公司
（9）「君忻州」 為山西君雁藥業有限責任公司忻州分公司
（10）「君河津」為山西君雁藥業有限責任公司河津分公司
（11）「君河曲」為山西君雁藥業有限責任公司河曲分公司
（12）「君晉城」為山西君雁藥業有限責任公司晉城分公司
（13）「君益源」為山西君雁藥業有限責任公司長治益源分公司。
2、年份號釋義：（2013）代表年份，年度改變相應編號根據當年年份號進行變更。
3、 部門文字釋義：
（1）「辦」 代表總公司及各分公司辦公室
（2）「質」 代表總公司及各分公司質量管理部
（3）「人」 代表總公司及各分公司人力資源部
（4）「財」 代表總公司及各分公司財務部
4、 部門文字後的字母釋義：
<1> 質量管理部
（1）「質zd」 質量管理制度檔案。
（2）「質zz」 質量管理職責檔案。
（3）「質lc」 質量管理流程檔案。
（4）「質jl」 質量管理記錄檔案。
（5）「質da」 質量管理檔案檔案。
（6）「質kz」 質量控制程式檔案。
（7）「質ml」 質量管理目錄檔案。
（8）「質sp」 質量管理部制定的審批表等檔案。
（8）「質tz」 質量管理部簽發的各類重要通知。
（9）「質sq」 質量管理部首營企業資料。
（10）「質hg」 質量管理部合格供貨方資料。
（11）「質kh」 質量管理部合格銷售客戶資料。
（12）「質px」 總部和分公司質量管理部對公司員工的培訓資料編號。
（13）「質tj」 總部和分公司質量管理部對公司員工的各項體檢檔案、健康證明檔案的編號。
（14）「質sf」 總部和分公司質量管理部留存的職工身份證、畢業證、上崗證、職業技能證、個人簡歷、**等內容的個人編號。
<2>辦公室
（1）「辦zd」 辦公室各項制度檔案。
（2）「辦tz」 辦公室各項通知。
（3）「辦jy」 各次重要會議的會議紀要。
（4）「辦jy」 董事及股東會決議。
（5）「辦xy」 與各公司簽署的合作協議等。
<3>人力資源部
（1）「人pr」 人力資源部對總公司各部門及分公司負責人的聘任檔案。
（2）人ht」 總部和分公司人力資源部門和職工簽署的勞動合同。
（3）人sf」 總部和分公司人力資源部門留存的職工身份證、畢業證、上崗證、職業技能證、個人簡歷、**等內容的個人編號。
5、第a001號
〈1〉質量管理部
（1） 在各類制度檔案中a、b、c等代表給檔案修訂版本號及數字流水號。
（2） 在對首營企業資料歸檔審核時：ys代表藥品生產企業；yp代表藥品批發企業；qs代表醫療器械生產企業；qp代表醫療器械批發企業。
（3） 在對合格供貨方資料歸檔審核時，字母**釋義同首營企業。
（4） 在對合格銷售客戶資料歸檔審核時：y表示醫院；w表示衛生院；z表示衛生所、診所；p表示批發企業；l表示零售企業。
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