裝置採購流程圖

邯鄲縣金源礦業有限責任公司採購

流程（初稿）

二○一三年二月編

裝置申購、審批、採購、報帳流程圖

申購裝置總價

單件裝置金額

訂貨總價

單台件金額

採購工作流程

一、需求提交階段

第一步：需求部門領取並填寫請購單

第二步：需求部門負責人審批

二、申請認可階段

第一步：採購部經辦人

第二步：上報採購部審批

第三步：上報總經理審批

需求部門上交《請購單》經採購部經辦人審批確認，經總經理審批同意後，進入詢價階段；

三、詢價搜尋階段

第一步：找**商、詢價、比價

第二步：有權人審批

第三步：董事長審核

第四步：簽訂合同

1．詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2．屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；

3．對於緊急請購專案應優先處理；

4．所有採購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其**或各種中介機構詢價就最好的；

5．對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；

6．遇到重要的物資、專案或預估單次採購金額大於10萬的採購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，按照附表（擬**）的格式提報公司領導批准方可詢價或發放訂單；

7．詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

8．除固定資產外單次採購金額在1萬元以下專案可以自行採購；單次採購金額預算金額在5萬元以上的所有專案都應要求至少三家上的**商參與比價，**在20萬元以上的專案由公司相關領導參與監督；單次採購金額預算**在50萬元以上的專案由公司領導決定是否委託第三方機構**招標；

9．比價採購或招標採購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和專案的能力；

10．比價採購或招標採購應按照附表（材料或裝置詢價表）的格式或擬定完整的招標檔案格式進行詢價；

11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

12．對廠商的**能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

13．對於合格**商的**水平進行市場分析，是否其他廠商的**最低，所**格的綜合條件更加突出；

14．收到**單位第一次**或進行開標後應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標**；

15．重要專案應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解**商的各方面的實力等；

16．參考目標或理想中標**與以合作單位或以中標單位進行**及條件的進一步談判。

17．比價、議價彙總前應匯報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；

18．比價、議價結果彙總應按照附表（比價/招標彙總表）的格式完整列出**、工期、付款方式及其他**條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

19．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

四、採購跟蹤階段

第一步：財務部核算

第二步：採購、跟蹤

第三步：進貨

1．財務部根據採購部提供的採購憑據視不同情形做好核算處理：①先預付部分貨款；②全額付款後提貨；③30/60天結算

對直接購買的物料，由採購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及**商**，數量及交期等的確認。如果是重複性的採購，採購直接在系統裡生產採購訂單並列印，經採購部主管經理簽核後傳真給**商，如果是新物料或新**商，則進行**商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然後才能執行採購流程傳真給**商。

採購須進行採購追蹤及監控採購的物料，及時準確的到達公司入庫，然後財務根據送貨單，入庫單進行對賬。如**商無法按交期交貨時，採購應徵求相關單位是否調料，或採取緊急對應措施（自行提貨）如週期較長的物料可先行訂貨，但要徵求採購部門主管及經理的同意.

間接物料採購，由需求人員填寫採購申請單，經部門經理批准並寫申請單號後交採購人員進行採購作業。採購人員對申請單進行審核以及交期確認。如採購的產品之質量對提交給客戶的產品質量基本上無任何影響的物料採購（如：

文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據其實際工作需要報經採購經理審批，由採購員直接進行採購作業。

採購產品的質量要求應在採購單上說明，如所採購的產品質量無法描述清楚時，則需求部門或品質部應附上相關的採購產品的質量標準要求，且採購須與**商確認採購物料之版次是否相符.

2. 企管部與**商簽合同及合同備案，一式三份（企管部部、**商、財務部各執乙份），採購人員填寫《**商資料表》和《新品錄入資料表》。

3．付款規定

（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《公司材料採購付款及報銷流程》及《公司資金支出審批及報銷簽字許可權及管理制》中的相關規定執行；

（2）按照進度付款的採購專案必須確保質檢合格方可付款；；

（3）財務部門在接到付款審批單後應在3到5天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知採購部並匯報公司領導。

合同執行

1) 已簽訂合同由採購部專案負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履**況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；

4．採購部門隨時跟蹤採購物資的發貨、到貨時間、數量、種類、地點等資訊，凡出現情況變化時應與有關各方及時溝通告知；

五、入庫保管階段

第一步：驗收

第二步：入庫

第三步：保管

1、驗收要有相應負責人簽名；

2、憑入庫單與發票到財務部報賬。入庫單一式三份，第一聯保管單位留存，第二聯**商索取貨款憑證，第三聯採購部；

3、保管人員應做到定期與不定期對物資進行盤點核對，物資保管部門、採購部、財務部物資庫存數每月應做到三方核對一致；次月5日前機電部和物資部指定人員填好物資進銷存明細表，並與出入庫票據核對無誤和其他票據，一同交回財務部審核。

附表一採購申請表

附表二物資採購審批

部門名稱年月日

經辦人部門負責人複核人：

附表三詢價單

**商名稱聯絡人

**商****商傳真

**商位址

付款方式：月結____天貨到付款其它

交貨方式：送貨上門託運至需要方其它

交貨日期

詢價人年月日

（需蓋章簽名確認）

附表四詢價結果對比單

需求單位產品名稱

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