為順應企業發展的要求，建立與集團特點相適應的檔案管理制定，為打造百年企業奠定紮實的基礎，特制定本辦法。
一、 管理原則
實行檔案分級管理的原則，即集團和部門兩級管理體制。集團檔案管理的責任人為行政辦主任和集團檔案室主任；部門檔案管理的責任人為部門第一領導人。部門可根據自情況在集團檔案室指導下，進行建檔工作並建立其檔案管理制定；部門領導必須指定一名工作認真、責任心強的員工兼職擔任檔案管理人員。
一般地，部門檔案的日常管理工作由該部門檔案人員負責，但業務上須接受集團檔案室的指導與監督。
二、 立卷歸檔
一般地，檔案辦理過程完成後，文書人員應根據情況，請示部門領導後決定是否立卷及歸檔。特殊情況下，須請示集團領導決定是否立卷及歸檔，並作是否移交、如何移交之決定。
a、 何種檔案及材料須歸檔（見《集團檔案應歸檔目錄》）；
b、 集團檔案歸檔流程（行政類）發文部門-辦公室-集團領導-辦公室
c、 合同類資料的歸檔。
應實行分級、編號的方法歸檔。具體為：將合同按性質為密級和普通兩類分別編號。編號時須標明年月、資料類別、序號、級別等要素。
技術檔案亦可參照此方法歸檔。
d、重要通知的歸檔
首先確認其重要性（技術的、人事的、行政的），其次是過程中的經辦人資格和回執制定。一旦確定其重要程度，則應指定專人送達或領取，並須填寫回執單，回執單必須經部門第一負責人簽字，嗣後一併與通知存檔。
三、 檔案移交
部門在檔案（資料）完成立卷歸檔後，即應按其重要程式分為密級和普通兩類，並考慮著手將稱鉸集團檔案室。一般地，凡密級檔案（由集團檔案室參與確認）均須移交集團檔案室，部門原則上只保留與日常工作關係較為緊密且隨時須查閱的普通檔案。
四、 移交及拆封
建檔檔案須移交者，應履行必要的移交手續，且應由集團檔案室領導現場監督、指導。重要檔案的拆封應有當事者雙方在場，並由集團領導指定的負責人現場監督，過程完畢後仍舊封存。
五、 責任及懲處
1、責任
因責任心導致檔案沒有立卷歸檔者；
因責任心丟失重要檔案（協議）者；
未經許可擅自借出已存檔檔案（協議）者；
與上述情況性質相同者。
2、檢查
每季度由集團檔案室牽頭組織專項檢查並將檢查情況作出書面評估。在此基礎上，檢查組對責任人提出書面處理意見。特殊情況可由集團領導授權隨時組織檢查。
對經濟類的合同檔案檢查時（特別是涉及到資金來往）檢查組有權進行查驗，如對方帳款是否收訖等。
對廣告類的合同檔案檢查時，檢查組有權過問其過程及結果。
六、 查閱、借調、審批
一般檔案查閱須經**審批，即：
部門領導-集團檔案室主任-集團辦公室主任。
屬於特別機密的，由董事長（或受董事長委託者）親自審批。
集團檔案一般不得借調，特殊情況，須由辦理部門呈遞書面報告，由董事長（或董事長委託的集團領導）審批。
七、 案卷保管
集團檔案保管亦分兩類，即集團與部門。但無論何種類別，檔案管理人員（含兼職）均須熟悉業務要求，樹立責任意識，履行崗位職責。
八、 案卷存檔
一般地，文書人員完成立卷後，即可進行歸檔。一年終了，檔案管理人員即應進一步作系統整理與編制目錄直至建立全宗。
九、 案卷銷毀
一般地，集團檔案儲存期限按現行規定執行（見《集團檔案保管期限規定》）。但根據集團具體情況，每年終了，可由集團檔案室會同有關部門共同會審，並報集團領導以決定是否銷毀（部分無須繼續儲存的）。
案卷銷毀須經如下過程：
請示（據理力爭部門）-審批（法規部、檔案室、集團主管領導）-銷毀
銷毀過程中由督察部實行監督。
案卷銷毀三方（所在部門、法規部、檔案室）現場履行文字手續並直到銷毀過程結束。
一十、 其他
上述檔案均指集團紙質檔案。其他如電子檔案及**檔案暫時分別由技術中心和企劃部負責建檔及管理。集團檔案室負責檢查指導。
企業集團歸檔範圍及保管期限表（試行）
一、 各類證件
1、 各類營業執照、專利證書、組織機構**證等。（永久）
2、 集團、個人重大活動榮譽證書、其他重要性證書。（永久）
3、 集團、個人一般活動榮譽證書、其他一般性證書。（短期）
二、 上級機關頒發的檔案材料
1、 上級機關頒發的、屬於本集團主管業務的並要執行的重要檔案材料。（永久）
2、 上級機關頒發的、屬於本集團主管業務的並要執行的一般檔案材料。（長期）
3、 其他需要執行的檔案材料。（短期）
三、 本集團製發的檔案材料
1、 方針、政策法規性的重要業務問題的。（永久）
2、 一般業務問題的（長期）
3、 事務性有參考價值的。（短期）
四、 本集團召開會議的檔案材料
1、 集團召開的重要工作會議和重要的專業會議檔案材料。
a、 通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料。（永久）
b、 典型材料、代表發言、演示文稿。（長期）
c、 會議記錄、參考材料。（短期）
2、 一般會議檔案材料
a、 通知、名單、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料。（長期）
b、 典型材料、代表發言、演示文稿。（短期）
五、 本集團各種業務工作形成的檔案材料
1、 綜合成果、專題成果、方案、總結、報告。（永久）
2、 原始記錄、處理意見。（長期）
六、 本集團專題報告、典型的調查報告
1、 重要的（永久）
2、 一般的（長期）
七、 本集團的請示與上級機關的批覆、下級機關的請示、報告與集團的批覆批示
1、 方針政策性的、重要問題的。（永久）
2、 一般事務性問題的。（短期）
八、 本集團工作活動的工作總結、報告
1、 主要職能活動年度和年度以上的重要專題的。（永久）
2、 半年、季度、一般專題的。（長期）
九、 本集團規劃、控制数字
1、 年度、年度以上的。（永久）
2、 季度、月份的。（短期）
一十、 本集團的統計報表
1、 彙總的、年度和年度以上的、專題的。（永久）
2、 季度、月份的。（短期）
一十一、 本集團機構設定、撤併、名稱更改、工作條例、啟用印信檔案材料、幹部任免。（永久）
一十二、 本集團的先進單位、個人檔案材料，有關人員的處分（影響大、問題嚴重的）材料。（永久）
一十三、 本集團的大事記
1、 重要活動的主要檔案、重要考察報告。（永久）
2、 一般活動的審批手續、考察報告。（短期）
一十四、 本集團與國內外有關單位簽定的合同、協議、協定等檔案材料
1、 銷售合同、基建裝置合同、各類保險檔案、重要的檔案。（永久）
2、 採購合同。（短期）
3、 其他一般性事務合同、協議、協定等。（短期）
一十五、 本集團下級前段時間報送的總結、統計報告
1、 年度、年度以上的總結、統計報表、重大問題的專題報告。（長期）
2、 年度以下的總結、統計報表、一般專題的報告和備案的。（短期）
集團檔案保管期限：
永久長期：五~十五年
短期：一~五年
超短期：一年
檔案管理暫行辦法
一 總則 為加強辦公室檔案管理工作，保障公司檔案資料的安全 完整 有序存放，特制訂本暫行辦法。二 檔案管理機構的設定及基本要求 1 公司設立檔案室，隸屬於辦公室，並設定檔案管理員，負責檔案資料的日常管理工作。2 公司各部門應當根據工作需要安排專人負責部門檔案管理工作，並建立符合本部門的檔案管理辦法。...
學校檔案管理暫行辦法
第一章總則 為了進一步加強學校檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為學校的各項工作服務，根據 中華人民共和國檔案法 中華人民共和國檔案法實施辦法 和浙江省教育廳 浙江省檔案局關於檔案管理的有關規定，結合我校實際，特制訂辦法。一 本校各處室在各項公務活動中形成的全部檔案 包括文書 教學 科技 ...
科研檔案管理暫行辦法
第一章總則 第一條為進一步提高科研檔案的歸檔質量和管理水平，積極開發利用，更好地為社會主義現代化建設服務，根據國家 省及檔案工作標準 法規 管理辦法，結合系統實際情況，制定本暫行辦法。第二條科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有儲存價值的文字材料 計算材料 實驗資料 圖紙 圖表 聲像等各種形式和載體...