1. 目的
為進一步加強公司工程建設檔案資料的管理，使工程檔案完整、準確、安全保管並做到有效利用，充分發揮工程檔案資料在工程建設、規劃、勘測、設計、施工、管理、改建、擴建和維修等工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理辦法》和《建設工程檔案歸檔整理規範》，結合公司工程建設的實際情況，制定本辦法。
2. 工程建設檔案管理定義
公司工程建設檔案管理由裝置工程部負責。本辦法所稱「工程建設檔案管理」，包括工程建設檔案的收集、整理、分類、儲存、利用等。
3. 檔案的儲存期限
按照工程檔案資料儲存和使用價值的重要程度，將工程建設檔案的儲存期限分為永久、長期、短期及臨時。儲存期限判定標準如下：
3.1 永久儲存檔案，是指在公司存續期內需要儲存或者儲存年限超過50年的檔案，一般為非常重要或者為證書批文類檔案；
3.2 長期儲存檔案，是指需要儲存年限不足50年但超過15年的檔案資料；
3.3 短期儲存檔案，是指需要儲存年數不足15年但在專案建設期間及專案運營後一定時期內仍需儲存的檔案資料；
3.4 臨時儲存檔案，是指在專案實施的某一過程中需要儲存的隨後會被更有效用的正式檔案所取代的檔案。
4. 檔案的秘密等級分類
工程檔案資料屬於公司內部檔案，為了保障公司利益，公司的工程檔案資料將實行分級儲存、分類管理及控制使用的管理辦法。按照工程檔案的商業價值，將其分為絕密、機密、秘密、一般四個級別。
5. 檔案移交與接收
公司每完成乙個專案，裝置工程部都要按照檔案歸檔要求，將該項目的全部資料整理立卷，裝訂成冊，並將裝訂成冊的工程檔案資料移交工程部檔案室存檔。公司部門或部門職責發生變更、相關工程檔案需要移交新的工程檔案管理部門的，應由專人簽收後實施繼續管理。
6. 檔案銷毀原則
原則上對工程檔案採取永久存放，對超出保管期限的檔案可銷毀，但所有關於建設專案的權證正副本原件、標書原件、合同文字的原副件，以及孤本檔案的副本或影印件均不得銷毀。對確實已失去儲存價值的檔案經過有關領導審批，登記造冊後進行銷毀。
7. 工程建設檔案類別及其秘密等級、保管期限對應表
工程建設檔案是指專案實施過程中包括前期研究、設計規劃、工程管理、試運營、竣工驗收所形成的檔案、證書、圖紙、**、簽證、報告、資料等檔案。具體包括：專案可行性研究資料、設計基礎資料、設計檔案、專案管理檔案、施工檔案、監理檔案、工藝裝置檔案、試運營檔案、竣工驗收資料共九大類。
7.1 專案可行性研究檔案及其秘密等級、保管期限，見表1：
表17.2 設計基礎資料檔案及其秘密等級、保管期限，見表2：
表27.3 設計檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表3：
表37.4專案管理檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表4：
表47.5 施工檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表5-1、表5-2、表5-3：
表5-1（土建施工檔案）
表5-2（裝置及管線安裝施工檔案）
表5-3（電氣、儀表安裝施工檔案）
7.6 監理檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表6：
表67.7 工藝裝置檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表7：
表77.8試運營檔案檔案及其秘密等級、保管期限，見表8:
表87.9 竣工驗收資料檔案及其秘密等級、保管期限，見表9:
表98. 工程建設檔案定義
工程建設檔案是公司工程專案的真實記錄，是工程建設專案從提出、立項、審批、勘察設計、施工、運營準備到竣工交付使用的全部過程中形成的有儲存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。
9. 歸檔要求
9.1工程建設檔案歸檔要求完整、準確、系統，是對包括公司裝置工程部以及專案的設計單位、施工單位、監理單位、材料**商、裝置**商的共同要求。裝置工程部代表公司行使建設單位對建設工作的管理權。
9.2 工程建設檔案實行集中統一管理的原則，公司所有的工程檔案由裝置工程部統一收集、管理。工程竣工檔案，必須真實地反映工程竣工後的實際情況，具有永久和長期儲存價值的檔案材料必須完整、準確、系統，需簽章的責任者的簽章手續必須齊全。
所歸檔的檔案資料應為原始件，存影印件的需註明原始件的去向。今後維修、改建、擴建、憑證利用，不論是否原件，均應具有法律效用。
9.3 公司由一名主管領導分管工程檔案工作，並配備一名兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
9.4 編制工程竣工檔案，必須採用不易褪色的黑色或藍黑繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、複寫紙和一般原子筆等。竣工圖要在新施工圖紙上修改，必須圖面整潔，反差明顯，文字材料字跡要工整、清楚。
凡是歸檔的**（含底片）及聲像資料，要求影象清晰，聲音清楚，文字說明準確。
10. 歸檔時間
10.1 各項工程驗收時，竣工檔案不完整、不準確、不符合要求的，不予驗收。竣工檔案在工程驗收合格後兩個月內向工程部報送，由工程部結合專案前期檔案統一歸檔。
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