一、總則
為加強辦公室檔案管理工作，保障公司檔案資料的安全、完整、有序存放，特制訂本暫行辦法。
二、檔案管理機構的設定及基本要求
1、公司設立檔案室，隸屬於辦公室，並設定檔案管理員，負責檔案資料的日常管理工作。
2、公司各部門應當根據工作需要安排專人負責部門檔案管理工作，並建立符合本部門的檔案管理辦法。
3、檔案應按標準規範進行分類，有規範的檔案編號和標籤，並建立電子版與紙質版的分類目錄。
4、辦公室負責檔案管理的檢查工作，以維護公司檔案資料的完整性。辦公室每季度一次對各部門檔案資料管理情況進行檢查和督促。
三、檔案分類
1、辦公室檔案包括以下幾類：
（1）公司設立、變更的所有檔案材料，包括但不限於公司股東會、董事會決議、公司章程等；
（2）公司的規章制度；
（3）公司人事任命和調整；
（4）集團來文；
（5）公司內部發文、公司內部審批檔案；
（6）公司會議紀要；
（7）專案合同、公司後勤合同等各類合同；
（8）公司用款申請等財務檔案資料；
（9）公司專案資料；
（10）其他。
2、財務部檔案包括以下幾類：
（1）會計憑證（包括原始憑證）；
（2）會計賬簿；
（3）財務報告；
（4）稅務資料；
（5）公司合同；
（6）銀行對賬單；
（7）驗資證明；
（8）其他財務資料。
3、工程部檔案包括以下幾類：
（1）圖紙資料：包括工程地質勘察報告、文字方案、施工圖和設計變更 、施工組織設計、專項方案設計、審定設計方案以及圖紙審查意見 、圖紙會審意見、計算書 、**部門對施工圖設計檔案的審批意見等。
（2）工程合同協議；
（3）請款單；
（4）檔案審批單；
（5）往來函件，包括工程簽證單、服務類請款單、竣工驗收單、工作聯絡單、**單等；
（6）專案週報、月報；
（7）會議紀要；
（8）監理檔案；
（9）公司檔案。
4、成本管理部檔案包含以下幾類：
4.1 預決算部分：
（1）合同資料；
（2）施工圖和設計變更資料；
（3）竣工圖；
（4）工程進度款資料，包括施工單位報送的工程進度款預算書、預算書附帶計算依據資料、審對定稿雙方簽字確認的審核成果資料、按公司流程審批憑證等；
（5）簽證單；
（6）往來函件（含定價單）；
（7）開工令、竣工報告、施工組織設計等資料；
（8）其他資料。
4.2 招投標部分：
（1）招投標檔案資料：招標檔案、招標控制價、**對比分析表、投標檔案、評標報告、中標通知書等；
（2）專案合同；
（3）往來函件：定價函、甲指分包工程聯絡函、工程聯絡函等；
（4）其他檔案資料。
5、其他部門也應當建立適合自己部門的檔案分類執行標準。
四、檔案管理
（一）檔案編號存放
1、檔案分類後，應編制檔案編號，將所有分類名稱進行編號，裝訂成冊，並按順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、檔案應當按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成後，要對檔案做統一排列並編寫檔號。
4、檔案管理員應將接收的檔案資料分專案分類別收集、整理並設立台賬，保持檔案材料之間的**、時間、內容等方面的對應，以便查閱。
5、歸檔的檔案資料應當齊全、完整。檔案資料應當存放在裝有鎖具的檔案櫃裡，以保證檔案資料的安全存放，做好保密工作。
6、檔案管理員應做好檔案室的防盜、防潮、防蟲蛀、防鼠害等工作，保證檔案存放的乾淨、安全、有序。
（二）借閱
1、借閱手續
（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應向檔案管理員出示經部門負責人簽字（重要檔案檔案須經公司領導簽字）的檔案借閱申請單，同時，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案管理員接到借閱申請單，經核查無誤後，借出該項檔案，並在借閱登記表上註明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異後，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，完成借閱流程。
2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，未經批准不得影印和摘抄檔案。
3、借閱人應於規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
（三）保密
1、檔案管理員應忠於職守，遵守紀律，保守秘密，能做到主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
2、愛護檔案資料，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
五、附則
1、附件：檔案管理員職責。
2、本辦法自頒布之日起執行。
3、各分、子公司參照本暫行辦法執行。
附件檔案管理員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑑定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和複製，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對檔案資料進行分類，再把檔案資料按類別分組後分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查詢。
5、做好保密工作，並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
學校檔案管理暫行辦法
第一章總則 為了進一步加強學校檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為學校的各項工作服務，根據 中華人民共和國檔案法 中華人民共和國檔案法實施辦法 和浙江省教育廳 浙江省檔案局關於檔案管理的有關規定，結合我校實際，特制訂辦法。一 本校各處室在各項公務活動中形成的全部檔案 包括文書 教學 科技 ...
集團檔案管理暫行辦法
為順應企業發展的要求，建立與集團特點相適應的檔案管理制定，為打造百年企業奠定紮實的基礎，特制定本辦法。一 管理原則 實行檔案分級管理的原則，即集團和部門兩級管理體制。集團檔案管理的責任人為行政辦主任和集團檔案室主任 部門檔案管理的責任人為部門第一領導人。部門可根據自情況在集團檔案室指導下，進行建檔工...
科研檔案管理暫行辦法
第一章總則 第一條為進一步提高科研檔案的歸檔質量和管理水平，積極開發利用，更好地為社會主義現代化建設服務，根據國家 省及檔案工作標準 法規 管理辦法，結合系統實際情況，制定本暫行辦法。第二條科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有儲存價值的文字材料 計算材料 實驗資料 圖紙 圖表 聲像等各種形式和載體...