第一章總則
為了進一步加強學校檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為學校的各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和浙江省教育廳、浙江省檔案局關於檔案管理的有關規定，結合我校實際，特制訂辦法。
一、本校各處室在各項公務活動中形成的全部檔案（包括文書、教學、科技、會計、特種載體等不同門類、不同載體的檔案），應由校綜合檔案室集中統一保管。
二、校檔案室對各處室的檔案工作進行監督和指導。
三、校綜合檔案室隸屬於辦公室。檔案工作實行統一領導，分級管理。
第二章機構、人員、職責
一、確立一名副校長主管檔案工作。健全檔案工作領導小組，負責檔案工作的監督和指導，確定檔案存毀。
二、建立檔案工作小組，明確專、兼職檔案員，組成檔案工作網路。
三、檔案工作崗位職責
（一）、分管校長崗位職責
1、認真貫徹執行黨和國家關於檔案工作的各項方針、政策。
2、加強對檔案工作部門的領導，把檔案工作納入學校規劃和計畫，定期檢查和研究學校的檔案工作，關心檔案室的建設和發展，從人力、財力、物力上給予支援，及時解決檔案工作中實際困難，為檔案工作創造良好條件。
（二）、綜合檔案室職責範圍
綜合檔案室是學校檔案工作的職能管理部門，隸屬辦公室。負責對全校檔案工作實行統籌規劃，組織協調、統一制度、監督和指導，同時負責儲存和提供利用全校檔案（黨群、行政、教學、科研、科技開發、基本建設、儀器裝置、出版、外事、會計、聲像、實物等類檔案）。其職責範圍是：
1、認真學習和貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策、法令和上級有關指示，規劃全校檔案工作。宣傳檔案工作有關法規，提高各級幹部和廣大群眾的檔案意識。
2、負責制定本校檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執**況。
3、指導和協助各部門各類檔案的收集、整理和立卷歸檔工作。對各檔案分室進行指導和監督檢查。
4、負責接收、徵集、整理、分類、鑑定、保管、統計全校的各類檔案及有關資料。
5、開展檔案的開發和利用工作，主動為教學、科研及各項管理工作和社會服務。
6、利用現代化管理手段，負責編制檢索工具，開展檔案編研工作、積極開發檔案資訊資源。
7、建立、健全學校檔案工作網路，定期組織檔案網路人員的學習與活動。
8、參加檔案資訊工作的整體化建設，開展多方面協作、學術研究和交流活動。
9、保守檔案機密，做好檔案保護工作，確保檔案完整與安全，最大限度延長檔案壽命。
10、開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。
11、完成學校領導交辦的其它任務。
（三）、檔案室主任崗位職責
1、努力學習黨和國家關於檔案工作的方針、政策、法規，刻苦鑽研檔案專業知識，不斷提高政治思想和業務水平。
2、在辦公室主任領導下，負責檔案室全面工作。
3、負責組織草擬學校各項檔案規章制度，制定本室年度工作計畫和總結，並認真地組織實施。
4、做好檔案的接收、徵集、整理、分類、保管、鑑定、統計工作。
5、負責組織落實室內日常行政事務工作，組織本室同志進行業務學習和學術研究，開展檔案編研工作。
6、按規定時間做好檔案的進庫、編目、上架工作。
7、進行計算機輔助檔案管理，包括檔案資料錄入、檢索、統計、編目、編制檢索工具，年底內完成計算機錄入工作。
8、努力進行檔案的編研和檔案的學術研究工作，為學校各項工作服務。
9、負責組織檔案的價值鑑定和過期檔案的銷毀工作；
10、負責檢查檔案庫房的「八防」工作，確保檔案安全；
11、關心本室同志生活，搞好團結協作，遵守考勤、考核等室內有關制度。
12、完成領導交辦的其他工作。
（四）、檔案室工作人員崗位職責
1、努力學習黨和國家關於檔案工作的方針、政策、法規，刻苦鑽研檔案專業知識，不斷提高政治思想和業務水平。
2、指導、協助兼職檔案人員做好檔案的形成、積累和立卷歸檔工作，按規定時間做好檔案的接收、徵集、整理、分類、保管、鑑定、統計和進庫、編目、上架工作。
3、學會使用計算機進行輔助檔案管理。
4、努力進行檔案的編研和檔案的學術研究工作，為學校各項工作服務。
5、團結協作，遵守考勤，自覺執行室內檔案工作規章制度。
6、完成室領導交辦的其他任務。
（五）、各立卷歸檔部門分管領導崗位職責
1、努力學習黨和國家關於檔案工作的方針、政策、法規，貫徹執行學校檔案工作計畫及各項檔案工作規章制度。
2、研究和布置本部門檔案工作（每學期至少一次），檢查執**況，及時解決檔案工作中的問題。
3、主持本部門立卷歸檔工作，確保歸檔案卷質量。
4、支援、督促和考核本部門專兼職檔案員工作。
（六）、兼職檔案員崗位職責
1、熟悉學校有關檔案工作規章制度，積極參加檔案業務培訓，提高檔案業務能力。
2、負責本部門檔案材料的收集、積累、整理和立卷歸檔工作，保證應歸檔檔案材料收集齊全、準確、系統。
3、堅持平時預立卷制度，根據本部門工作情況，制訂預立卷類目，合理分類存放，便於利用和組卷。
4、歸檔案卷符合質量要求，做到組卷合理、編寫頁碼準確，書寫工整，卷內目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要，有關專案填寫齊全。
5、接受檔案室監督、檢查和業務指導，保質、按時完成歸檔任務。
第三章檔案立卷歸檔制度
一、檔案分類方案
為加強本單位檔案管理，實現檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規範化，便於檔案資訊資源的開發利用，更好地為領導決策和各項工作服務，根據湖州市檔案局《湖州市檔案分類方案編制規則》的規定，結合本單位職能，特制定本方案。
第一條本方案規定了本單位檔案分類的原則和方法、檔號標識。
第二條檔案分類原則是以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為物件，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。
本方案適用於本單位檔案實體的分類、整理和排架管理。
第三條本方案共設定6個一級類目。
1、文書檔案類（類號：1）
2、教學檔案類（類號：2）
3、學籍管理類（類號：3）
4、會計檔案類（類號：4）
5、科技檔案類（類號：5）
6、特種載體類（類號：6）
7、教師專業類（類號：7）
第四條二級類目的設定方法如下：
1、文書檔案類、會計檔案類、教師專業類不設定二級類目；
2、教學檔案類的二級類目按工作職能設定；
3、科技檔案類的二級類目按基建、裝置二個類別設定；
4、特種載體類的二級類目按**、音像、實物設定；
第五條檔號依照《檔號編制規則》要求進行標識，編號方法如下：
1、按《歸檔檔案整理規則》整理的檔案檔號由全宗號、年度、保管期限、件號組成，用「-」連線。其中，保管期限為永久、30年、10年。例如：
2009- 30年–18
2、按組卷形式整理的檔案檔號由全宗號、分類號、案卷號組成，用「-」連線。類別之間用「·」隔開。例如：
3·1·1- 001
二、歸檔範圍及保管期限
第一條為正確界定檔案材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所儲存的檔案既能反映本單位主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條本規定中的檔案材料是指本單位在其工作活動過程中形成的各種門類紙質和載體（包括**、聲像、磁性介質、實物）的歷史記錄。
第三條本單位檔案材料歸檔範圍是：
（一）反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本校工作、研究具有利用價值的檔案材料；
（二）本單位工作活動中形成的具有憑證價值的檔案材料；
（三）本單位需要貫徹執行的上級單位、同級單位的重要材料；
（四）其他對本單位具有查考價值的檔案材料。
第四條本單位檔案材料不歸檔範圍是：
（一）上級單位的檔案材料中，普發性不需要本單位辦理的檔案材料，任免、獎懲非本單位工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（二）本單位檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、**記錄，單位內部互相抄送的檔案材料，本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（三）同級單位的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
第五條凡屬本單位歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本單位檔案室移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條單位文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本單位制定的法規政策性檔案材料；
（二）本單位召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（三）本單位職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（四）本單位關於重要問題的請示與上級單位的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本單位機構演變、人事任免等檔案材料；
（六）本單位重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（七）上級單位制發的屬於本單位主管業務的重要檔案材料；
（八）同級單位關於重要業務問題的來函、請示與本單位的覆函、批覆等檔案材料；
第八條定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本單位職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（二）本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（三）本單位人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（四）本單位一般性事務管理檔案材料；
（五）本單位關於一般性問題的請示與上級單位的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級單位制發的屬於本單位主管業務的一般性檔案材料；
（七）上級單位和同級單位制發的非本單位主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（八）同級單位關於一般性業務問題的來函、請示與本單位的覆函、批覆等檔案材料；
第九條本單位形成的業務檔案、人事、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條本單位對應歸檔電子檔案的元資料、背景資訊等要進行相應歸檔。
本單位應歸檔紙質檔案材料中，有檔案發文稿紙、檔案處理單的應與檔案正本、定稿一併歸檔。
學校檔案材料歸檔範圍及保管期限
一、管理類（gl）
檔案管理暫行辦法
一 總則 為加強辦公室檔案管理工作，保障公司檔案資料的安全 完整 有序存放，特制訂本暫行辦法。二 檔案管理機構的設定及基本要求 1 公司設立檔案室，隸屬於辦公室，並設定檔案管理員，負責檔案資料的日常管理工作。2 公司各部門應當根據工作需要安排專人負責部門檔案管理工作，並建立符合本部門的檔案管理辦法。...
集團檔案管理暫行辦法
為順應企業發展的要求，建立與集團特點相適應的檔案管理制定，為打造百年企業奠定紮實的基礎，特制定本辦法。一 管理原則 實行檔案分級管理的原則，即集團和部門兩級管理體制。集團檔案管理的責任人為行政辦主任和集團檔案室主任 部門檔案管理的責任人為部門第一領導人。部門可根據自情況在集團檔案室指導下，進行建檔工...
科研檔案管理暫行辦法
第一章總則 第一條為進一步提高科研檔案的歸檔質量和管理水平，積極開發利用，更好地為社會主義現代化建設服務，根據國家 省及檔案工作標準 法規 管理辦法，結合系統實際情況，制定本暫行辦法。第二條科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有儲存價值的文字材料 計算材料 實驗資料 圖紙 圖表 聲像等各種形式和載體...