3.2.1 永久：
凡是反映人力資源部主要職能活動，公司和分公司需要長遠利用的檔案，應為永久保管。主要分為：分公司制定的重要檔案材料；公司針對分公司所發的重要檔案材料；蘇丹當地**機構或相關組織制定的指導性檔案材料。
3.2.2 長期：
凡是相當長的時間內，分公司需要查考利用的檔案，應為長期保管。主要分為：分公司制定或產生的，在相當長時間內各項工作需要查考利用的檔案材料；蘇丹當地**機構或相關組織下發的與分公司雇員管理工作有關的比較重要的檔案材料。
3.2.3 短期：凡是在短期內人力資源部需要查考利用的檔案（如離職雇員個人資料、工資明細、考勤明細等），均為短期保管，保管期限為五年（含五年）。
4. 檔案的管理
4.1 外籍員工個人人事檔案應每人單獨存檔並建立臺帳，自開始工作之日至離職，所有與雇員個人有關的檔案材料按雇員姓名分別儲存。
4.2 所有有價值的檔案、報表、業務記錄等材料必須備份；重要檔案材料在妥善儲存原件同時要掃瞄儲存軟拷貝，重要的、需保密儲存的外籍員工人事檔案原件要存所在工作地文控部門。
4.3 所有儲存檔案必須建立臺帳，管理人員要定期(每季度一次)檢查核對所管檔案，作到帳物相符；人力資源部定期或不定期檢查，以監督各工作地外籍員工檔案管理工作。
4.4 各工作地雇員管理人員應認真做好外籍員工檔案材料的保密管理工作。防止丟失，嚴禁擅自洩露檔案內容，擅自塗改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。
如因保管不善，造成檔案材料的損壞、丟失，責任人應負責補建損壞、丟失的檔案材料（必要時出具補建檔案材料的證明），由人力資源部審核後歸入檔案。
4.5 存放檔案材料的場所嚴禁吸菸，要保持清潔，保持適當溫度，並應有防盜、防火、防曬、防蟲、防潮、防霉、防塵、防鼠等安全措施。
4.6 所有外籍員工檔案材料由人力資源部統一管理，未經人力資源部批准任何人無權查閱。人力資源部相關管理人員使用檔案材料應拷貝影印件並及時將原件歸檔，使用完畢立即銷毀拷貝件。
4.7 對已失去儲存價值的檔案要及時制定銷毀清單並提交銷毀報告，經人力資源部審核，分公司領導審批同意後，予以銷毀；同時人力資源部會同財務部等相關部門共同派員兼銷，兼銷人必須在檔案銷毀清單上簽字；銷毀清單及銷毀報告永久儲存。
4.8 有下列行為之一者，視情節輕重給予50-500美金罰款處理，構成犯罪的移交當地司法部門處理：
4.8.1 損毀、丟失或擅自銷毀分公司外籍員工檔案材料的。
4.8.2 擅自向外界提供、摘抄分公司外籍員工檔案材料的。
4.8.3 塗改、偽造檔案材料的。
4.8.4 未及時上報歸檔或管理不善的。
4.8.5 未辦理相關手續而借閱、外帶或越級查閱的（管理責任人同罰）。
5. 檔案的移交
5.1 外籍員工檔案管理責任人變更時，必須辦理交接手續，即製作檔案移交目錄一式兩份，雙方核對無誤後簽字確認。檔案交接時必須有兩名以上兼交人，監督交接檔案數量、質量及移交過程，確認無誤後在移交目錄上簽字。
移交目錄由新的管理責任人及人力資源部分別儲存。
6. 附則
6.1 本辦法適用於公司各現場外籍員工的檔案管理。
6.2 本辦法由人力資源部負責解釋。
檔案管理暫行辦法
一 總則 為加強辦公室檔案管理工作，保障公司檔案資料的安全 完整 有序存放，特制訂本暫行辦法。二 檔案管理機構的設定及基本要求 1 公司設立檔案室，隸屬於辦公室，並設定檔案管理員，負責檔案資料的日常管理工作。2 公司各部門應當根據工作需要安排專人負責部門檔案管理工作，並建立符合本部門的檔案管理辦法。...
學校檔案管理暫行辦法
第一章總則 為了進一步加強學校檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為學校的各項工作服務，根據 中華人民共和國檔案法 中華人民共和國檔案法實施辦法 和浙江省教育廳 浙江省檔案局關於檔案管理的有關規定，結合我校實際，特制訂辦法。一 本校各處室在各項公務活動中形成的全部檔案 包括文書 教學 科技 ...
集團檔案管理暫行辦法
為順應企業發展的要求，建立與集團特點相適應的檔案管理制定，為打造百年企業奠定紮實的基礎，特制定本辦法。一 管理原則 實行檔案分級管理的原則，即集團和部門兩級管理體制。集團檔案管理的責任人為行政辦主任和集團檔案室主任 部門檔案管理的責任人為部門第一領導人。部門可根據自情況在集團檔案室指導下，進行建檔工...