4.2記錄格式的設計與審定
4.2.1質量記錄格式由質量負責人編制。
4.2.2 技術記錄格式由各專業檢測部門負責人組織設計，技術負責人批准。
4.3 記錄格式的填用、標識和收集
4.3.1各相關工作人員負責質量記錄和技術記錄的填寫記錄填寫應真實、齊全、及時、清晰、明了，記錄上必須有記錄人簽名，有審核、批准要求的，相應的授權人應按檔案規定要求審核批准簽字。
4.3.2檢測原始記錄的唯一性識應按檢測任務下達書執行。
4.3.3質量記錄的唯一性識按文《檔案控制程式》執行。
4.3.4各檢測部門負責技術記錄的審核、整理、形成、報告。
4.3.5質量記錄按相關程式檔案規定的工作程式執行中記錄。
4.3.6所有記錄由專人按程式檔案規定的記錄流程路線傳遞，最終交檔案管理員。
4.3.7屬於質量體系檔案正本，外來檔案的資料要即時歸檔備份。
4.3.8儀器裝置檔案、人員技術檔案建檔後，新產生的資料和記錄及時歸檔。
4.3.9技術記錄和質量記錄產生後，暫由相關部門保管，按年度歸檔至檔案室。
4.4檔案資料的編目及管理
4.4.1檔案和記錄由檔案管理員按《檔案控制程式》進行編目，做總目錄，方便檢索查閱。
4.4.2檔案管理員按總目錄規劃檔案的排放方式和地點，經技術負責人同意後進行排放和儲存。
4.5保管期限
4.5.1檔案的保管期限由相應的程式檔案、作業指導書規定。未明確規定的一般儲存期為五年。
4.5.2對有繼續儲存價值的技術檔案，由技術負責人組織人進行甄別，報有關部門批准後可延長儲存期。
4.5.3超期的檔案資料，由檔案管理員登記造冊，報有關部門批准後統一銷毀。
4.6檔案資料的保管
4.6.1檔案室、資料室應注意防盜，定期進行通風防潮，保證清潔；應配備滅火器材，並定期檢查安全和衛生情況。
4.6.2檔案管理員應維護適當的貯存環境，保證記錄的安全貯存，防止檔案資料不正常的損壞和丟失，對損壞或變質的檔案資料應及時修補和複製。
4.6.3檔案不得隨意擺放，應將檔案分類建立目錄後存放在檔案中，檔案櫃應有明顯標識，以便檢索和查詢。
4.6.4歸檔記錄若發生塗改、損壞、丟失現象，質量負責人應追查原因，視情節輕重，報公司經理對當事人予以處理。
4.7檔案的保密和借閱
4.7.1檔案應存放在指定場所，採取保密措施。
4.7.2屬於保密範圍內的檔案資料應規定範圍內傳閱。
4.7.3本公司人員確因工作需要查閱有關保密性的資料，需經領導或質量負責人同意後在指定地點查閱，一般不外借、不複製，如確因需要，就領導批准。其它資料按規定登記查閱。
4.7.4外單位人員一般不得借閱和複製記錄，資料，確因需要時，須持單位介紹信（上級檢查，認證認可評審人員等法律法規許可的除外）並經領導批准，只限在指定地點查閱未經允許不准摘錄、拍照和影印。
4.7.5所有涉及委託方利益的檔案資料、檢測資料、原始記錄、檢驗報告都應為委託方保密未經批准不得複製或擴散。
4.7.6借閱、複製記錄應辦理登記手續，借閱人不得洩密和轉移借閱，不得在記錄、檔案上塗改、劃線等，閱後及時交還管理人員，並辦理登出手續。
4.8儲存在電子**上的檔案、記錄按《計算機管理程式》執行。
5相關檔案
5.1《質量手冊》
5.2《檔案控制程式》
5.3《計算機管理程式》
6.質量記錄
6.1《檔案借閱登記表》
6.2《檔案借出登記表》
6.3《檔案銷毀登記表》
檔案借閱登記表
檔案借出登記表
檔案銷毀登記表
檔案管理程式
1 目的 確保質量管理體系的所有檔案 資料 均能保持其適用性 有效性 安全性 並被系統的管理和使用。2.範圍 適用於下列檔案的管理 1.質量手冊 闡述公司組織機構，人員的職責 許可權及相互關係反應進行的質量活動。2.程式檔案 闡述完成任務所需要經過的路線和手續的檔案，通常用來指導跨部門的作業。3.作...
檔案管理程式
檔案編號 檔案版次 a o2012 2 28 制定日期 檔案標題 檔案管理程式制定部門 管理者代表頁次 1 41.目的 對質量環境管理體系有關的檔案及資料進行管理，確保各相關場所及時得到並使用有效檔案。2.適用範圍 本程式適用於在公司與質量環境管理體系有關的檔案和資料的管理。3.職責 3.1行政人事...
檔案控制管理程式
檔案管理控制過程烏龜圖 1.目的 通過職責劃分 明確工作程式及要求，確保公司管理體系有關的檔案編寫 修改 發行 廢除和管制等得到有效控制。2.範圍 本程式適用於與管理體系有關的所有檔案的控制。3.職責 3.1檔案編制 修訂 審核 批准許可權 3.2質量部是管理體系檔案控制的歸口管理部門，負責批准後的...