編制：審核：批准：
日期：2013-03-06
檔案狀態發放號：
未經批准不准翻印
檔案修訂記錄
1 目的
為確保本公司質量、環境、職業健康安全、社會責任管理體系檔案的受控性及有效性制定本程式。
2 適用範圍
適用於環境、質量、職業健康安全、社會責任管理體系所要求的檔案控制。
3 職責
3.1 總經理批准並發布「管理手冊」。
3.2企管人事部組織人員編寫「管理手冊」。
3.3 管理者代表批准發布程式檔案和質量體系其他檔案。
3.4 各部門經理負責組織編寫並審核相應程式、規範、作業指導書和技術檔案及相應表單。
3.6 企管人事部負責管理檔案的發放和更改控制，技術部負責技術檔案的發放和更改控制。技術類外來檔案由相關部門負責檔案的識別、登記、分發等工作，其它外來檔案由各部門負責檔案的識別、登記、分發等工作。
3.7 各有關部門負責本部門內使用的檔案管理。
4 工作程式
4.1 檔案的分類和編號
4.1.1 檔案的分類
a)管理性檔案包括：管理手冊、程式檔案、質量計畫及各項管理制度、規定。
b)技術檔案包括：工藝檔案、作業指導書、產品標準，檢驗規程等。
c)外來檔案包括：國家/行業標準、法律法規檔案、技術檔案、各部門業務往來產生的檔案等。
d)記錄：包括環境、質量及職業健康安全管理體系各過程執行中形成的記錄。
4.1.2 檔案的編號
4.1.2.1管理手冊
環境、質量及職業健康安全管理體系管理手冊編號為zd/qeom－rx-yyyy；測量管理體系管理手冊為zd/mems－rx-yyyy。zd為本公司的代號；qeom為質量、環境、職業健康安全管理手冊代號；yyyy為編寫年份。當檔案修訂時，則在其檔案流水號加「r及修訂次數」。
4.1.2.2程式檔案
程式檔案編號為zd/cx-xxrx-yyyy：zd為本公司代號；cx為程式檔案代號；xx檔案流水號（01、02…）；yyyy為年份。如：
zd/cx-01r1-2009，即表示「智達2023年編制的1號檔案控制程式」。當檔案修訂時，則在其檔案流水號加「r及修訂次數」。
4.1.2.3第三層次檔案
第**檔案（管理制度、規範、工作標準、作業指導書、技術標準及其他質量、環境安全檔案）分為技術檔案和管理檔案，技術類檔案編號為zd/js-dxx-yyyy ；管理類檔案編號為：zd/gl-dxx-yyyy。zd為公司代號；js(技術)/gl（管理）為本公司第三層次檔案代號；d為檔案部門代號；xx檔案流水號（01、02…）；yyyy為年份。
部門代號為：
如：zd/gl-zb01r1-2009，即表示2023年總裁辦第一號第一次修訂檔案（**檔案）。
4.1.2.4記錄**
記錄**編號為zd/jl-drx-***x，如 「zd/jl-jjr1-0001」，即表示機加工1號第一次修訂記錄檔案。當表單發生變更時，依次改進「r」後面的數字。
4.1.2.5外來檔案
外來檔案編號為zd/d-***x-yyyy及註明原檔案號：zd為本公司代號； d為部門**，***x檔案流水號（0001、0002…）；yyyy為年份。如：
zd/qr-0001-2009，即表示企管人事部2023年接收的第一號外來檔案。如檔案接收時有原始編號，則需註明其原始編號。
4.1.2.6檔案版本號：檔案的版本號從「a」開始，順延遞增「b、c……」。
4.1.2.
7檔案/表單修訂號：手冊、程式和**檔案的修訂號均從「0」開始，修訂至第10次時應換版發行。新制定表單的修訂號從「r0」開始，順延遞增「r1、r2……」。
4.1.2.8 一次性有效檔案
一次性有效檔案需加蓋「一次性有效」印章，並註明日期。檔案生成部門應對此類檔案進行有效區分，一次性有效檔案儲存期一般為一年，相關作廢事宜按本程式4.9.2條有關規定處理。
4.2 檔案的編寫、審核和批准
4.2.1 環境、質量及職業健康安全及社會責任管理手冊由企管人事部組織人員編寫，管理者代表審核，總經理批准後發布。
4.2.2 程式檔案由各部門的副總/經理組織相關人員編制，副總/經理審核，管理者代表批准後發布。
4.2.3 其它**檔案和質量檔案
a) 各項管理制度規定由各部門的副總/經理組織人員編制，各部門副總/經理審核，管理者代表批准後由檔案主管部門核准發布。
b) 各類技術檔案由技術科或生產部門組織相關技術人員編制，部門主管審核，部門副總/經理批准後發布。
c) 環境/質量/職業健康安全及社會責任管理體系各過程執行中形成的檔案的編制、審核和批准以及質量記錄的編制，按相關程式檔案或管理制度規定執行。
4.3 檔案的儲存和維護：
4.3.1檔案的分發部門負責儲存檔案的原稿，檔案持有人應確保檔案原件的妥善管理和儲存。
4.3.2檔案的接受者收到檔案後，應確認檔案的有效性，進行歸檔，便於識別和檢索。
4.3.3檔案的持有人和調閱者應保持檔案的整潔、清晰，非經允許不得拆卸、影印。
4.3.4檔案應妥善保管，對機密性的檔案應限制閱讀範圍。
4.4 檔案的發放：
4.4.1檔案分發由檔案歸屬部門確定分發範圍，負責登記、發放，領用人在檔案發放登記表上簽字。
4.4.2檔案分「受控」和「非受控」兩種，「受控」檔案需在檔案封面上加蓋「受控檔案」章，檔案應填寫分發檔案號作為受控號，申報管理者代表批准後發放；「非受控」技術檔案由檔案生成部門負責人批准後發放。
以上檔案領用應在「檔案發放登記表」上簽字。
4.2.3當使用人的「受控」檔案破損嚴重，影響使用時，應到原始檔案管理部門辦理更換手續並交回破損檔案，補發新檔案。
新檔案的發放編號仍用原檔案的編號。破損檔案由原始檔案管理部門收回後，加蓋「作廢」印章，按本程式4.9.
2條款有關規定處理。
4.2.4 「受控」檔案不得隨意更改其內容和複製。
確需複製的需**件管理部門負責人批准，加蓋「受控」印章，否則影印件無效。影印件的編號方法：在原件發放號後加註－1或－2作為受控號，以便發放登記。
4.5 檔案的更改
4.5.1檔案需修訂或更改時，由原審批部門審核、批准。原審批部門已被撤銷時，現審批部門須獲得原審批所需的背景資料。
4.5.2 檔案的更改部門填寫檔案修訂申請單，說明更改的原因和內容，註明更改標記和更改生效日期，經管理者代表批准後，由原檔案發放部門按發放記錄進行追蹤更改，更改人簽字並在更改處作上更改標記。
4.5.3檔案更改辦法：
a) 劃改：部分更改採用「劃改」方法，在原檔案相應條款處進行修改。即在需更改的文字上劃兩道橫線，並在原文附近適當位置寫出更改後的內容，並簽名、注上日期。
b) 換頁：為保持檔案的嚴肅性和便於閱讀，單頁檔案累計更改面積不得大於頁面有效面積的1/4或單頁檔案被「劃改」不超過四處，否則必須作換頁處理。
c) 換版：檔案有重大更改或最新排版時需要換版。新版檔案生效時，舊版檔案隨即作廢。換版後的作廢檔案按本程式4.9.2條款有關規定處理。
4.6 外來質量檔案管理
公司所有外來質量\環境\安全\社會責任檔案由企管人事部負責收集、整理和統一控制，填寫外來檔案登記表，並將檔案下發到各使用部門。
4.7檔案的保管
4.7.1 檔案應分類儲存，便於檢索，易於識別。
4.7.2管理手冊和程式檔案，由企管人事部備案儲存。
4.7.3部門工作檔案，作為各部門執行環境/質量管理體系的常用檔案：包括管理標準（部門管理制度等）；工作檔案、技術檔案、部門質量記錄檔案等，由各相關部門自行儲存並報備案存檔；
4.7.4 其他質量檔案：可以是針對特定產品、專案和合同編制的質量計畫、設計輸出檔案或其他標準、規範等，檔案的組成應適合於其特有的活動方式。由各相應的業務部門儲存、使用。
4.7.5 公司級管理性檔案，如各種行政管理制度、部分外來的管理性檔案等，由企管人事部儲存。
4.8 檔案的評審和修改
4.8.1 每年由企管人事部組織有關部門結合內審或管理評審及外審，對現有質量管理體系檔案進行定期評審。
由使用部門對檔案的適用性進行評價，填寫「檔案修訂申請單」，把資訊反饋給企管人事部，必要時進行修訂，修訂後須再次得到批准再分發。
4.8.2 檔案執行過程中需要修改時，應由檔案修改提出人填寫「檔案修訂申請單」並註明原因，對重要的修改還應附有充分的原因說明或證據。
4.8.3 檔案修改申請批准後，原檔案由企管人事部全部收回，由檔案編制部門負責檔案的修改並進行標識。
4.8.4檔案修改內容少於40個連續字的採用劃改，即將原文劃掉後進行修改。
如果修改內容超過40個字（不含40）或修改超過4次（不含4次）進行換頁。對質量體系檔案的修改須填寫「檔案更改一覽表」。
4.9 檔案的作廢
4.9.1 檔案經多次修改或檔案需進行大幅度修改時，應進行換版。原版檔案收回作廢，換發新版本，原則上3年換版一次。
4.9.2 作廢的檔案（包括破損、換頁的）由企管人事部負責收回、登記和銷毀。
作廢檔案由企管人事部經理申報管理者代表批准後，在檔案上加蓋「作廢」印章，統一銷毀。因知識積累確需儲存的作廢檔案，由留用部門提出申請，管理者代表批准，加蓋「作廢保留」印章，申請部門保管。作廢檔案須填寫「檔案銷毀申請單」。
4.10 檔案的管理
4.10.1 「受控檔案」、「一次性有效」、「作廢保留」、「作廢」等印章由管理者代表指定部門統一管理和使用。
4.10.2 檔案的使用部門應妥善保管所有在用的有效版本檔案。
4.10.3各部門負責本部門檔案管理，保持檔案清晰完整和整潔。
4.10.4技術檔案經審核批准後，由企管人事部列入現行受控的「質量檔案清單」，並定期檢查各現行檔案的有效性，確保檔案保持清晰，易於識別和檢索。
4.10.5需臨時借閱質量管理檔案的人員需經企管人事部經理批准後方可借閱（客戶需要提供《管理手冊》需經管理者代表批准，方可提供未蓋「受控」章樣本）。
借閱者應按期歸還檔案，若到期不還，由企管人事部收回，原版檔案一律不外借。
5 引用檔案
5.1《記錄控制程式》
6 質量記錄表單
6.1檔案發放登記表
6.2 外來檔案登記表
6.3檔案修訂申請單
6.4 檔案銷毀申請單
檔案控制管理程式
檔案管理控制過程烏龜圖 1.目的 通過職責劃分 明確工作程式及要求，確保公司管理體系有關的檔案編寫 修改 發行 廢除和管制等得到有效控制。2.範圍 本程式適用於與管理體系有關的所有檔案的控制。3.職責 3.1檔案編制 修訂 審核 批准許可權 3.2質量部是管理體系檔案控制的歸口管理部門，負責批准後的...
檔案控制管理程式
檔案代號whvri qp 003 2003 程式檔案 第 4版第0 次修訂第 1 頁共 6頁 修訂批准人修訂時間 標題 檔案控制管理程式實施日期2003年04月28 日 1 目的 對質量體系有關的檔案進行有效地管理與控制，確保本單位所有部門和作業場所都能及時得到並使用相應檔案的現行有效版本。2 適用...
01檔案控制管理程式
檔案管理控制過程烏龜圖 1.目的 通過職責劃分 明確工作程式及要求，確保公司管理體系有關的檔案編寫 修改 發行 廢除和管制等得到有效控制。2.範圍 本程式適用於與管理體系有關的所有檔案的控制。3.職責 3.1檔案編制 修訂 審核 批准許可權 3.2質量部是管理體系檔案控制的歸口管理部門，負責批准後的...