1 目的
滿足終端建設需求，規範物料、品嚐品管理，促進終端銷售，特制定本制度。
2 範圍
本制度規定了終端物料的申請、製作、發放、保管、庫存盤點等流程，適用於鐵嶺春天藥業****物料管理。
3 管理內容
3.1 物料分類：
3.1.1 宣傳類：指用於宣傳、客情維護的物料。
3.1.2 產品類：指用於終端活動、消費者品嘗試吃（非賣品）及客情維護的產品，不可用於買贈活動。
3.1.3 各類物料明細見《終端物料明細表》，未包含的物料，需總經理審批後增加。
3.2 物料申請：
3.2.1 申請與審批
說明：--使用阿膠、鹿茸產品做禮品時，需到總裁審批。
--申請黃明膠超出市場部測算的兩個月用量、其它產品申請金額5000元以上的，需到銷售區總經理/部門領導審批後執行；
--申請保健品產品需到保健品部總經理審批；
--實施兩級管理的otc代表處，物料申請人為助理銷售經理。
3.2.2 申請流程：
在bpm我的流程—銷售管理流程—終端物料管理流程下各子流程，具體如下：
3.2.3 申請要求及費用列支：
--未按時申請或超出費用額度申請的，不予執行。
--春節、中秋節節日拜訪，區域負責經理統一在節前15個工作日提報需求、彙總後報副總經理/總經理審批，計入終端活動費用；其他日常拜訪、用於客情維護（公關）的產品，計入各區域公關費。
--文化之旅使用公司產品，按照以上流程申請、申請人自提產品，計入部門文化之旅費用，不按流程審批領用的，財務一律不予核銷費用。
3.3 物料製作、購置：
分為公司統一製作和部門/代表處自行製作、購置，物料的設計及打樣均應符合《東阿阿膠品牌視覺形象視覺應用管理制度》要求。
3.3.1 公司統一製作：
3.3.1.1 初次製作：市場部產品經理明確物料製作要求及物料屬性（日常物料或短期使用物料）、提供初次製作需求數量，按照流程報批後向市場一線人員傳達：流程如下：
產品經理（申請）--市場部總監（審批）--銷售服務專員（申請物料**、同時將需求數量錄入系統）--高階採購經理（分配採購任務）--比價專員（比價）--質量管理專員（抽檢）--危險品庫採購保管員（入庫）
3.3.1.
2 重複製作：銷售服務專員每年1月15日前提報物料年度預計需求數量至採購部部長，每月彙總各代表處實際需求量，在oracle系統下達製作計畫，同時向採購部部長、採購專員郵件傳遞。
3.3.1.3 物料異常資訊反饋：銷售服務專員負責收集市場人員反饋的物料異常資訊，並在收到異常資訊反饋後1個工作日內郵件反饋至招標辦、採購部。
3.3.2 部門/代表處自行製作、購置：按照流程報批後製作，流程如下：
申請人（申請）—審批人（審批）—產品經理（審核內容）—品牌管理專員（審核品牌形象）—財務專員（審核費用）—銷售服務專員(備案)；
除海外銷售部外，其它部門/代表處製作、購置總費用超出1萬元的，需由招標辦出具採購指導價，在指導價範圍內製作、購置，否則財務專員不予核銷費用。
3.4 物料發運及接收
3.4.1 物料發運
公司庫直髮：在庫存滿足的前提下，銷售服務專員自接收申請之日起3個工作日內安排發運，特殊情況及時反饋資訊。
第三方直髮：在庫存滿足的前提下，採購專員跟蹤第三方，自收到銷售服務專員彙總的訂單後3個工作日內安排物料發運；庫存不能滿足的，採購專員1個工作日內郵件告知申請人及銷售服務專員，同時跟蹤第三方待庫存滿足時第一時間安排發運。
3.4.2 物料接收
申請人在收到物料後第一時間核對物料規格、數量與申請是否一致，核實無誤後在回執單上填寫收貨日期並簽字，同時在流程中進行收貨確認，否則承擔相關責任；
如實際收到物料與申請不符或存在破損情況，公司發貨的需第一時間郵件告知銷售服務專員、第三方發貨的第一時間郵件告知採購專員/銷售服務專員，並在收貨流程中說明、在回執單上註明實收情況。
使用流程申請的物料，財務專員根據申請**程中確認的數量記賬，第三方直接發貨的，由採購專員將申請人接收確認明細傳遞至財務專員作為記賬憑證。
3.5 物料領用/使用及核銷
3.5.1 台賬管理：申請人按照戰略財務部制定的統一**建立物料管理台賬，並及時、準確登記《物料進銷存台賬》。
3.5.2 產品類物料
3.5.2.1 使用管理：使用時需在費控系統提報費用申請單，經審批後方可開展活動；未經審批預先使用的，一律不予核銷。
3.5.2.2 核銷管理：申請人在費控中填寫「產品核銷報銷單（不產生憑證）」，填寫實際使用數量和庫存單價（總掛賬金額/總掛賬數量），並精準填寫需核銷的物資名稱。
3.5.2.
3 核銷手續要求：用於終端活動、營業員培訓、消費者品嘗試吃、客情拜訪等，核銷時提供參會人員簽到表、帶有日期的活動**；用於**獎品使用的，需在活動方案中明確獎項及數量，同時提供發放獎品的**；用於客情拜訪的，需提供拜訪人員明細，包括拜訪人員姓名、**、工作單位等資訊。
3.6 物料保管及盤點
3.6.1 物料保管：
申請人對所轄物料進行管理，做到物料分類存放、完整、採取防盜、防火、防潮措施，避免出現破損、變質等現象，確保物料均在保質期、有效期內且賬賬、賬實相符，物料倉庫嚴禁存放賬外物料和產品。
3.6.2 物料盤點
3.6.2.1 日常盤點：以所轄區域物料負責人為主，賬實不符時第一時間查詢原因並落實處理結果；
3.6.2.2 月度盤點：
--otc：每月15日前，由代表處經理組織經營會計及銷售經理/助理銷售經理，對所轄物料進行庫存盤點，填寫盤點記錄、由盤點人員共同簽字確認，並將盤點結果上報至銷售財務專員。
--其它部門：每月15日前，由申請人對所轄物料進行庫存盤點，填寫盤點記錄，並將盤點結果上報至直接上級、財務專員。
注：海外銷售部不作3.5及3.6要求。
4 監督與考核
4.1 申請人為申請物料的直接責任人，對申請物料的使用合規性、安全性承擔責任；申請人直接上級為物料的第一責任人，對物料進行綜合管理，並對物料管理質量負責。
4.2 銷售財務專員對代表處在庫物料的管理進行監督，不定期檢查在庫物料是否完好、分類排放，並對物料賬實情況進行不定期抽盤，出現短少、過期、腐爛變質、損壞等情況時，直接責任人照價或現行價賠償, 代表處經理、經營會計承擔管理責任處罰短少金額的10%；賬務登記不詳的，扣直接責任人100元/處。
4.3 銷售服務專員對各部門在庫物料儲存及賬實情況不定期進行抽查、公示。
4.4 人員變動或離職前應完成物料交接工作，包含庫存物料、在途物料、已使用未核銷物料等，雙方簽字確認並經直接上級批准，交財務專員備案。
4.5 破損、報廢處理
出現物料破損需處理時，按照以下流程報批，流程如下：
申請人（申請）--申請人直接上級（審核）--部門領導（複審）—部門總經理/銷售區總經理（審批）—財務專員（掛賬）--銷售服務專員（備案）
4.6 出現物料冒領、費用套取、管理失職、違規使用等造成嚴重損失的，按照以下標準處罰。
注：物料價值折算**：申請時物料採購**/公司統一供經銷商**。
5 相關\支援性檔案
《市場費用管理制度》
《招標採購管理制度》
《比價採購管理制度》
《東阿阿膠品牌管理制度》
《東阿阿膠品牌視覺形象視覺應用管理制度》
6 相關記錄
《物料進銷存台賬》
《物料盤點表》
7 本制度由銷售服務部制訂並解釋，銷售服務部部長負責組織制度的修訂、宣貫、推進實施、監督檢查。
8 本制度自下發日執行，原第20160707068-1號《終端物料管理制度》同時作廢。
鐵嶺春天藥業****
物料管理制度V1
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物料管理制度
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物料管理制度
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