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會計電算化檔案管理制度
會計電算化檔案定義
主要指儲存在硬碟、軟磁碟或其他儲存介質上的會計資料和程式等，
幷包括列印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算資料及系統開發執行
中的全套文件資料。
檔案管理任務
1、 收集和整理應存檔的會計資料；
2、 保管和利用好會計檔案；
3、 遵守會計檔案的儲存期限。
檔案管理內容
一、會計憑證的收集、整理和存檔
1、 收集齊全應存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬於會計檔案範圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；
2、 與負責憑證列印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續；
3、 應每月裝訂一次憑證，為便於翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應按適當厚度統一裝訂；
4、 認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應填列完整清晰，以便於查閱。
二、會計帳簿的收集、整理和存檔
1、 各業務日或各月的會計帳簿可由業務經辦人在當期列印輸出並保管，日常系統資料由系統管理人員和業務經辦人負責維護；
2、 會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統一列印輸出，並整理裝訂；
3、 檔案管理人員在與業務經辦人辦理帳簿交接手續時，應認真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤後，應對所有帳簿進行歸類、編號，妥善儲存；
4、 會計帳簿封面應書寫規範，應填專案都應填列齊全清晰。
三、會計報表的收集、整理和存檔
1、 各會計期的會計報表可由各業務經辦列印輸出，並負責保管；
2、 會計年度終了，各業務經辦人將全年會計報表整理裝訂後交檔案管理人員；
3、 檔案管理人員對會計報表檢查無誤後，應對會計報表分類編號歸檔；
4、 會計報表封面應書寫規範，應填專案都應填列齊全清晰。
四、軟硬碟資料的收集、整理和存檔
1、 每月結帳前，各會計主管都應對會計資料做一次硬碟備份和軟盤備份；結帳後，再重新做一次硬碟備份和兩次軟盤備份，以確保資料的安全；備份軟盤應由檔案管理人員統一集中管理；
2、 備份軟盤應貼上保護標籤並用印章或封條簽封；
3、 備份軟盤應裝在包裝盒內，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應存放於不同的地點。
檔案的保管和使用
1、 只有由系統「列印」功能列印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經財務經理、會計主管、系統管理人員和業務經辦人簽字認可後，才能作為正式的書面檔案資料儲存。帶有「查詢」字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料儲存；
2、 會計電算化檔案發生缺損時，應重新列印補充，操作人員在列印出的資料上註明此種情況並簽字，經會計主管和系統管理人員簽字認可後歸檔；
3、 查閱已存檔的會計核算資料應填寫《檔案查閱登記表》並經財務主管批准後方可查閱，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據；
4、 對於儲存在硬碟上的會計資料及其備份資料，不得做任何刪除、修改操作。
5、 對於已存檔的會計檔案一律不得外借
檔案儲存期限
1、 對列印出的會計檔案，其儲存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行；
2、 軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬碟中的會計資料，可在兩年後根據需要進行存毀。
制度的制訂與執行
1、 本制度由江蘇思安網路科技****財務部制訂，自頒布之日起開始執行。
江蘇思安網路科技****財務部
2012-5-30
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