一、按照《檔案法》 、 《安徽省檔案條例》的有關規定, 本單位檔案工作實行集中統一管理的原則,各門類檔案由有關部門負責收集齊全,並進行整理、立卷(件 ,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關,分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有或拒絕歸檔。
二、收集、歸檔範圍
凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的檔案材料、圖紙、**、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的檔案材料都應列入歸檔範圍。認真落實專兼職檔案人員 「四參加」 工作, 即參加單位重大活動、 參加專案驗收會、 參加裝置開箱、參加單位有關會議,確保單位各類檔案材料的收集齊全、完整。
三、收集、歸檔時間
各部門要按時收集、整理各類檔案材料。文書檔案應歸檔檔案材料在次年三月底前收集齊全,六月底前整理歸檔完畢。 會計檔案在會計年底終了後, 可暫由財務部門保管一年, 期滿後,由會計人員編制移交清冊,移交綜合檔案室統一保管。
業務檔案在案件辦理結束後歸檔。聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。採用邏輯歸檔的電子檔案即時進行,並定期完成物理歸檔,採用物理歸檔的電子檔案定期進行。
四、歸檔要求
凡歸檔的檔案材料必須齊全、完整、準確、行文規範、 書寫工整、字跡清晰、簽署手續完備,手寫材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水,列印件採用激發印表機,電子檔案的離線載體使用光碟。不得使用鉛筆、原子筆、純藍墨水、針式印表機或噴墨印表機、軟磁碟等。卷內檔案排列遵循正本在前定稿在後、結論在前調查材料在後、文字在前圖紙在後的原則有序排列。
一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容專案齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的**要附簡要說明(內容、時間、地點、人物、拍攝者 ,音像帶要附內容提要和解說詞, 電子檔案要求真實、完整,並準確說明配套的軟硬體環境, 且使用標準化的檔案格式。
五、歸檔份數
本單位發文一般留存兩份,其中乙份歸入相應門類檔案,另乙份編制「本單位發文彙編」 。
基建檔案本單位必須儲存一套原件。
電子檔案離線儲存三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保管。
其他各類檔案均歸檔乙份。
六、歸檔手續
各部門整理歸檔後按規定移交綜合檔案室,並履行交接手續、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。
二、檔案保管制度
一、嚴格執行《檔案法》有關加強檔案管理的要求,增強法制觀念,依法辦事,保管好本單位的全部檔案。
二、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理,檔案與檔案庫房由專人管理,未經允許,無關人員不得擅自進入檔案庫房。
三、檔案櫃排列要按照有關規則整齊統一排放、編號; 檔案要按照不同門類、載體等有關規則進行分類存放,做到規範化、標準化,並編制檔案存放示意圖。
四、及時做好檔案資料的收進和移出登記,建立健全檔案工作基本情況台賬。凡接收進檔案室的檔案,都必須認真先進行清理核對,經加工整理符合管理規範後方能入庫,必要時還須進行防蟲、除塵處理。
五、檔案員對室藏檔案要經常進行檢查,對破損或字跡變退變色的檔案及時修補、複製或作其他技術處理。
六、 切實採取措施, 做好檔案庫房的防火、 防水、 防潮、 防塵、防盜、防鼠、防蟲、防高溫、防汙染等九防安全保護工作。
七、每日做好溫、濕度的測記工作,溫度要經常保持在 14— 24℃, 相對濕度要保持在 45— 60%, 每週通風一至二次, 根據需要及時除(加濕,增(降溫度發現問題及時採取
有效措施進行處理,防止危害檔案的現象發生。
八、檔案室內要經常打掃衛生,保持室內清潔、整齊、 美觀,嚴禁吸菸、飲食,嚴禁存放易燃、易爆危險品,嚴禁堆放任何雜物,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
九、 離開時關好門窗,關閉電源。 經常檢查檔案保管設施,做好裝置的維護工作,確保器械正常執行。
三、檔案借閱利用制度
一、 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續。
二、凡借閱檔案,需經主管領導批准。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意後,方可辦理借閱手續,並在借閱期限內按時歸還。
三、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。
四、 借閱人員未經領導批准, 不得影印、 抄寫檔案資料。 對摘抄、複製的檔案材料,經認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
五、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查, 確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續。
六、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象,要及時向主管領導匯報,並追究有關人員的責任。
四、檔案統計制度
一、檔案工作人員應對檔案收進、移出、整理、鑑定銷毀、保管、利用的數量和質量情況及時進行統計。
二、 檔案工作人員應熟悉的、 檔案業務、 掌握室藏資料, 及時、準確上報各種檔案統計報表,做到賬物相符。
五 、 檔案保密制度
一、檔案人員必須嚴格遵守保密紀律,自覺執行《中華人民共和國保密法》以及黨和國家規定的各項保密制度,依法辦事。
二、檔案人員必須加強自身修養,牢固樹立保密意識, 忠於職守,不將檔案帶到公共場所,不將檔案帶回家中,不得與無關人員談論檔案內容。
三、對保密檔案或未經領導批准利用的檔案不得擅自提供和擴大使用範圍,確保檔案資料的政治安全,不發生檔案資料被竊和失密事故。
四、查閱保密檔案,必須嚴格執行審批手續,非經本所領導批准不得調閱。查閱人員只能查閱經批准查閱部分內容,不得翻閱其他內容。
五、本室檔案一般不得外借,只限在閱檔室查閱,如確需借出室外,須要領導批准;在查閱中,如需影印、摘抄檔案內容的,需要檔案管理人員同意,並由專人負責保管,利用者不准向無關人員談論洩露有關查閱內容,以確保檔案安全。
六、外單位查閱本所檔案,必須持有單位介紹信,否則不予接待。要摘抄或複製有關檔案內容的,需要經本所分管領導批准,摘抄或複製內容需經檔案工作人員審核,有保密內容的,利用者必須送所在單位文書處理人員進行登記。
七、查詢提供檔案一律由檔案人員進行,非檔案人員嚴禁進入庫房內。
八、檔案材料的轉遞可按機要檔案轉遞要求辦理。
九、經鑑定需銷毀的保密檔案資料,必須編造清冊,經領導批准後按保密規定統一組織銷毀,並做好銷毀記錄。 十、發生洩密事件,必須及時上報,立即追查,視情節輕重進行處理。
六、檔案鑑定銷毀制度
一、檔案領導小組負責對已到期的各類檔案進行鑑定、 審核、銷毀工作。
二、根據國家檔案局對檔案保管期限的有關規定,制定本單位各類檔案保管期限表。並準確判定檔案的存毀。 三、 鑑定工作由鑑定小組負責。
對已到保管期限的檔案, 應逐卷、逐件進行鑑定;具有繼續儲存價值的檔案材料,要重新確定保管期限,組卷(件儲存;確已失去儲存價值的檔案材料,要編制銷毀清冊一式兩份,報本單位領導批准後方可銷毀。
四、編制檔案鑑定工作方案與鑑定工作報告。
五、鑑定工作原則上每年進行一次,銷毀剔除檔案,必須由兩個以上在指定地點由專人銷毀,並在銷毀清冊上簽署姓名和銷毀日期。
六、非經檔案領導小組審核批准,嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類檔案材料。
七、 部門立卷制度
一、凡本部門在各項活動中形成的檔案、具有儲存價值的資料均屬本部門整理歸檔範圍。
二、各部門兼職檔案員,負責對本部門的檔案資料進行收集、審定、整理、立卷(件、歸檔。
三、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求整理、歸檔,保證案卷質量。
八、檔案工作責任追究制度
一、未依法建立檔案機構或者配備檔案人員,依據有關法律、法規,追究單位主要負責人的責任,並接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
二、未依法對各種門類、各種載體檔案實行集中統一管理, 依據有關法律、 法規, 追究分管檔案工作領導人的責任, 並接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
三、將公務活動中的應當歸檔的檔案資料,據為已用或拒絕向檔案部門移交的,追究主管人員的直接責任,並限期改正,對限期內不改正者,給予行政處分,視情況給予經濟處罰。
四、所儲存的檔案存在安全隱患,知情而不採取有效保護措施的,追究主管負責人和直接責任人的責任,並責令迅速採取有效挽救措施;造成檔案損毀的,視情節給予行政處分和經濟處罰。
五、玩忽職守造成檔案丟失、失密,追究相關人員的責任,給予行政處分,並依據檔案的價值,責令賠償損失。 六、 擅自提供、 抄錄、 公布、 銷毀屬於國家所有檔案的, 追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任,給予行政處分。
七、塗改、偽造檔案的,追究直接責任人和相關人員的行政責任或經濟責任。
八、擅自出賣或轉讓檔案的,給予警告、罰款,並沒收非法所得。
九、上述所列各條內容中,如有構成犯罪的,依法追究刑事責任。
九、檔案與電子檔案登記備份
工作制度及措施
檔案與電子檔案登記備份是全省檔案資訊化建設的戰略目標,為了加強此項工作的管理,更好地實現相關工作的科學、標準、規範,特制定檔案與電子檔案登記備份工作制度。
一、登記備份中心機房管理制度
1、登記備份中心由專人進行管理。
2、所有裝置均需安放在整齊,嚴格按照軟硬體架構進行規劃與連線, 保持機房整體布局效果, 便於維護。 在用電正常情況下,保持每天 24小時開機。定期檢查裝置的各個指示燈和裝置線纜的正常連線,發現問題及時解決。
3、 保持機房清潔, 非機房管理人員不得擅自進入機房。 禁止將食物和危險物品帶入機房, 禁止在機房內做任何違反正常工作的行為。
4、網路裝置與伺服器必須在配備穩壓電源和 ups 的電網環境中執行, 主機執行過程中不得振動、 拖動或碰撞主機。 嚴禁其他人員操作使用伺服器和網路硬體裝置, 技術服務人員需要進行操作,需由登記備份中心管理人員的配合下進行。
5、外來人員參觀機房,須有上級部門公函和領導的陪同; 外單位人員因工作需要進入機房時, 需徵得主管領導同
意並進行相關手續登記。
6、機房裝置不得隨意拆卸。日常操作必須嚴格遵守操作規程和安全保密規定。 嚴格執行登記備份安全保密規定和各級公安部門發布的有關管理規定, 禁止任何登記備份資料上傳網路。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...