檔案控制制度
一、目的
通過職責劃分、明確工作程式及要求，確保內部檔案的擬定、發布、執行與控制的規範性，特制定本制度。
二、適用範圍
本規定適用於公司內部所有檔案的管理。
三、職責
1、經管辦負責擬稿公司範圍內告示類檔案，參與審核一級檔案、內控管理類檔案，分配公司範圍內告示類檔案和內控管理類檔案編號，監督、管控現有體系檔案的執行狀況.
2、管理服務部負責審核、編號內控體系類檔案，（一級檔案除外，技術圖紙由公司技術部統一管控），每個季度的前三個工作日向經管辦提交前三個月的檔案管控情況。
3、各職能部門負責擬稿、修訂、申請廢除、使用、管控本部門檔案。
4、外來檔案由相關職能部門負責識別、收集、管控。
5、各類檔案管控職責和許可權參見下表：（表一）
四、相關檔案的術語和定義:
（一）公司內部檔案包含:
1、告示類檔案：
告示類檔案分為四種，分別是：通知、決定、會議紀要、公告。
（1）通知：使用於需要有關內部機構、部門或人員周知或者執行的事項。
（2）決定：適用於對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級部門或機構不適當的決定事項。
（3）會議紀要：適用於記載、傳達會議情況和一定事項。
（4）公告：適用於向集團內部通報重要事項，如：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況等。
2、內控類檔案：
內控類檔案分為體系類內控檔案和管理類內控檔案。各內控類檔案分為四個級別，分別為：一級內控檔案、二級內控檔案、**內控檔案、四級內控檔案。
（1）一級內控檔案：是公司綱領性的內控檔案。如員工手冊、質量環境管理手冊等。
（2）二級內控檔案：如集團範圍內管理性質類檔案、程式檔案等。
（3）**內控檔案：如各部門內的管理制度、作業指導書、操作規程、外來檔案、檢測報告等。
（4）四級內控檔案：如相關記錄表單。
（二）內部檔案實行保密管理，所有內部檔案的密級分為三個級別，分別為：秘密、機密、絕密。
五、程式說明
（一）檔案擬定和審核
1、質量環境管理手冊由經管辦負責編制；員工手冊由人力資源部負責編制，副總審核，總裁批准。
2、二級和**檔案由各職能部門組織人員編寫，內控管理類檔案須本部門經理和經管辦審核，檔案關聯部門審核會簽，分管副總批准；內控體系類檔案須本部門經理和管理服務部文控室審核，檔案關聯部門審核會簽，副總及副總以上批准。
3、公司範圍內的告示類檔案，由發文部門擬文後，經部門經理審核發放，送至管理服務部備份。
（二）檔案格式和型別
1、內控檔案正文組成一般由八個部門組成：一、目的；二、適用範圍；三、職責；四、相關檔案；五、程式流程；六、程式說明；七、相關記錄表單；八、附錄。具體可視內容而定。
2、檔案格式：公司公文行文類檔案文頭統一用黑體一號字，檔案編號用宋體加粗三號字，檔案標題用黑體小二號字，檔案內容用宋體小四號字。管理制度類、指導書類、合約類檔案標題統一用宋體小二號字，內容統一用宋體小四號字。
表單類檔案：標題統一用黑體加精小二號字，檔案編號用宋體四號字，內容用宋體小四號字。因為表單類檔案的特殊性，**內容字型可適當縮小，依**大小而定。
3、公司各部門簡稱：
經管辦（om）、人力資源部（hr）、綜合辦公室（go）、採購部（po）、財務部（fd）、質保部（qa）、技術部（td）、市場部（md）、管理服務部（ms）、工程部（ed）、安保部（sd）、裝置部（ed）、生產部（pd）物流部（ld）、生產安全室（ws）、產品研發部（r&d）。
4、版本/版次：第一版用a表示，第一次用數字01表示，如：a/01
5、檔案編號是由公司簡稱，部門簡稱，編號組成。如：ty-go-001
6、經管辦負責監督和檢查公司所有檔案的編號及運**況。
（三）檔案發放與管理
1、公司管理類內控檔案由經管辦發放，體系類內控檔案由各部門負責發放（技術圖紙由各部門管控，於每個月的前三個工作日向文控室歸檔本月的檔案控制管理情況），並使用《受控檔案發放/**登記表》進行發放登記。
2、受控檔案發文簽發人參見（表一），但如內容涉及公司重要決定及公司發展方向等重要事項的檔案均需分管副總複核並經集團總裁簽發，需蓋印公司檔案受控章後方可生效。
3、公司所有告示類檔案及內控類檔案均需在公司內部告示系統中及時發布與更新，內部公告類檔案的發布與更新由經管辦統籌負責。
4、一些記錄表單的發放，原則上不加蓋受控章，但必須確保版本的有效性。
5、受控檔案發放時每頁需蓋上文控章，文控章應加蓋在空白處，盡量加蓋在每頁的右上角，其次是右下角。對不可能作「頁更改」的檔案，例如國家標準，每頁帶版本號、成文日期等，可只在檔案的首頁加蓋。任何人不得對已發放的檔案進行影印，一經在使用部門發現受控檔案被影印或檔案份數發號存有重複，均可進行當場**或銷毀。
6、原則上各相關部門只發放乙份體系檔案，當其他人員需要使用時，可先填寫《公司檔案審批單》，經相關部門負責人批准後，到原稿控制部門辦理領用手續。
7、當檔案被破損嚴重而影響使用或檔案丟失時，憑簽批的《公司檔案審批單》到原稿控制部門辦理更換或補辦手續，交回破損檔案，補發新檔案，並進行登記。
（四）檔案的修改、作廢與**
1、公司所有內控檔案每半年須進行一次評審，由經管辦發起，各部門配合之行。在過去三個月內新制定或修訂的檔案可不作為評審物件。當產品、服務、活動、組織結構發生變化或因採取糾正或預防措施而發生重大變化時，應對檔案進行修改、廢除。
2、檔案內容需要修改時，可由本公司的相關部門提出，並填寫《檔案修改申請單》，審核和批准許可權執行「表一」，檔案關聯部門審核會簽。檔案經過更改確定後，須辦理發放、**工作。管理類內控檔案由經管辦負責，體系類內控檔案由管理服務部文控室負責。
同時登入《檔案發放/**登記表》，確保各部門得到的是最新有效檔案。
文控管理制度
第一條總則 為加強本部門的文件管理，特制定本制度。第二條適用範圍 本制度適用於資訊中心全體成員。第三條職責 本部門負責對文件進行分類 歸檔 儲存等。第五條部門文件是指在在部門管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是部門開展各項工作的重要依據或工具。第六條部門文件的種類主要有 通知 任務確認單...
文控管理制度
目錄一 目的 3 二 適用範圍 3 三 職責 3 四 發文管理 3 1 編號管理 3 2 發文流程 4 3 發文部門 4 4 發文用章 4 5 檔案傳送 5 6 檔案借閱 5 7 檔案銷毀 5 五 行文管理 6 六 歸檔管理 6 七 附則 6 1 規範檔案格式，統一檔案編號，有利於檔案管理 檢索與存...
文印管理制度
一 總則 1 為加強江蘇置遠建設投資集團 以下簡稱集團 的文印工作管理，是高操作效率，節約成本，特制定本規定。2 行政管理中心為文印工作的歸口管理部門，應指定專人負責文印工作的管理。3 本規定適用於集團本部，各子公司遵照執行。二 檔案印製管理 1 行政管理中心負責集團對外發文的印製 蓋印和存檔。2 ...