目錄一、目的 3
二、適用範圍 3
三、職責 3
四、發文管理 3
1、編號管理 3
2、發文流程 4
3、發文部門 4
4、發文用章 4
5、檔案傳送 5
6、檔案借閱 5
7、檔案銷毀 5
五、行文管理 6
六、歸檔管理 6
七、附則 6
1、 規範檔案格式，統一檔案編號，有利於檔案管理、檢索與存檔，相關工作的有序開展。
2、 明確檔案發文、歸口管理部門，有利於規範檔案撰寫、審核、發文與存檔等程式。
人資行政部負責對文控管理制度制定、修改、解釋，並對全公司文件編號、分類、歸檔。
1.1檔案字型大小由三部分組成：發文部門—年份—序號，例：byz人字〔2015〕001號。
1.2檔案文號以年度為單位，部門、連續編號組成。各部門發文文號由人資行政部統一管理。
發文由各發文歸口部門進行發文，發文流程為：
各部門擬文→發文部門負責人核稿→人資行政部分發檔案編號→按許可權簽批→發文部門發文→人資行政部歸檔
檔案蓋章表明檔案的嚴肅性，須加蓋印章後傳送，否則視為無效檔案。
蓋印時應注意以下幾點:
1）根據簽發的檔案型別、性質選擇相應許可權的印章； 2）蓋印位置應在落款正**，印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，即「騎年蓋月」；3）印章必須端正、清晰。蓋印時要穩當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。
1、檔案傳送方式
文控人員傳送檔案時須按照檔案標註的傳送範圍（收、抄送單位/個人）進行傳送，具體方式有兩種：
1）人工送達
2）郵箱傳送（所有發文必須將檔案轉化為pdf文件）
以上兩種形式傳送的檔案，均需將已簽批好的紙質版檔案張貼在公告欄。
2、檔案傳送確認
為確保檔案傳送成功，對方成功接收。應根據傳送檔案的方式進行確認，確認必須做到及時，並記錄簽收人、時間等資訊。
1）在進行發文的同時，應配《檔案簽收表》，收文單位收到檔案後，立即填寫該單，反饋發件人。
應規定好借閱範圍，對於保密性資料等的借閱，應由各部門經理辦理借閱手續。
借閱人進行借閱時，要在《檔案借閱登記表》上登記，並按要求填寫借閱原因，借閱時間，歸還期限，方可借閱；對於有些檔案不能借閱的，只能就地查閱。
文控人員要定期清查借閱登記，發現借閱到期日尚未歸還的，要及時催還。
遺失或損壞檔案資料，責任人要即時上報，進行複製修補，必要時，還應追究當事人的責任。
檔案借閱到期需要續借時，借閱人應及時到文控人員處辦理續借手續。
對於多餘、重複、過時和無保管價值的文書，應定期清理，必要時可申請銷毀手續。
經審核同意銷毀的檔案，公司指定人員與公司行政負責人監視銷毀。
3.1檔案封面，見《範本1》
3.2目錄，在「引用」欄中插入目錄，見《範本1》
3.3正文
3.4附件，如在檔案中涉及附件的，需在檔案後附上。
3.5通知格式見《範本2》
行文過程中，行文字型、磅值、行距、段間距等按附件《範本1》格式進行編撰。不得擅自更改檔案格式。
各類檔案簽批後，由相應發文部門發文並公示，張貼於公告欄一周後，由人資行政部進行歸檔管理。
附：《範本》1
《範本》2
文控管理制度
第一條總則 為加強本部門的文件管理，特制定本制度。第二條適用範圍 本制度適用於資訊中心全體成員。第三條職責 本部門負責對文件進行分類 歸檔 儲存等。第五條部門文件是指在在部門管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是部門開展各項工作的重要依據或工具。第六條部門文件的種類主要有 通知 任務確認單...
文控管理制度
為加強公司公文控制，確保公文處理準確 保密和及時歸檔，特制定本制度。一 指以公司 部門名義印發的所有對內檔案和對外函件。二 公司發文程式 1 公司內部印發的正式檔案 各種管理制度 通知 處罰通告等 起草部門擬稿 部門負責人審批 運營部審核簽發 運營部登記編號 列印 影印 用印 分發 收文單位簽收 運...
文控管理制度
1 總則 1.1 文控工作雖作為制作業公司輔助性工作 但直接影響著公司生產 運營的成效。為規範本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。1.2 本制度適用於本公司的檔案制 修訂 審批 受控 發行 歸檔及銷毀等個環節 1.3 文控工作管理原則 使用檔案唯一性，系統性，易於識別，集中管理與分散管理...