1 總則
1.1 文控工作雖作為制作業公司輔助性工作；但直接影響著公司生產、運營的成效。為規範本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。
1.2 本制度適用於本公司的檔案制、修訂、審批、受控、發行、**、歸檔及銷毀等個環節 。
1.3 文控工作管理原則：使用檔案唯一性，系統性，易於識別，集中管理與分散管理相結合。
1.4 公司各職能部門應明確一位負責人分管文件工作；並指定兼職文控員統一管理本部門相關檔案材料，定期整理歸檔並控期向公司文控移交。
1.5 文控負責對全公司的檔案管控：其他公司成員有義務和職責對文控工作進行監督和支援。
2 檔案屬性及分類
根據公司的實際情況，檔案可以按以下標準進行分類（詳見附件：檔案分類表）
2.1 按業條活動可為分：銷售檔案，研發檔案，**商檔案，製造生產檔案，工程工藝檔案，質量管理檔案，行政（後勤）管理檔案，人事管理檔案，財務檔案等。
2.2按管控方式可分為：受控檔案和非受控檔案。
受控檔案是指可能涉及公司的商業機密或對公司日常執行有規範指導作用的檔案，需根據公司的成長對檔案進行修訂的檔案，如體系檔案，技術檔案、合同協議等；非受控檔案是指外部單位發放的檔案，本公司無法控制，或由本公司發布的通知、公告等發布後無需修訂，不必要對其控制的檔案，如法規、標準、通知等。
2.3 按檔案載體可分為：紙質檔案和電子檔案。
2.4 按管理方法可分為：集中管理和分散管理。
2.5 按保密等可分為：絕密、機密、秘密、公開。
絕密是最重要的公司秘密，洩露會使公司安全和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，洩露會使公司安全和利益嚴重損害；秘密是指一般公司秘密，洩露會使公司安全和利益遭損害。
2.6 按屬性可分為：規定性檔案、事務性檔案和技術檔案。
規定性檔案是批為了約束和規範某方面的行為和活動而制訂的規範性檔案，如政策、法規、制度等，這裡主要是指公司內制度規範檔案；事務性檔案是指為辦理某項工作和事務而產生的記錄和推動性檔案。
2.7按檔案**可分為：外來檔案和內部檔案。
2.8 按儲存時間可分為：永久（30年以上）、長期（15-30年）、短期（15年以下）。
2.9按檔案的生命週期可分為：「製作、受控發行、歸檔、廢止」四個階段。
3權責3.1 文控的工作職責
3.1.1 公司檔案的模板、格式、版本、許可權、密級的規範：
3.1.2 對公司檔案的模板、格式、版本、許可權、密級、字型等方面的審審核；
3.1.3 受控、發行、紙檔的發放、**、銷毀；
3.1.4 協調質量管理部及相關部門對體系檔案的監督、管控及對其提供審核利用；
3.1.5 對外來檔案如法規、標準、公文、證書等受控和管制；
3.1.6 對除以上檔案以外的其它檔案的管制；
3.1.7對歸檔的檔案集中管理。
3.2 各部門的權責
3.2.1 按照《檔案控制程式》規定製作和使用檔案：
3.2.2 對辦理完比，具有儲存價值的問件歸檔，定期向文控移交
3.2.3 自覺樽守檔案管理的相關規定，並監督和建議文控的管理工作。
4 管理規定
4.1 製作階段
4.1.1 需要草擬檔案，須遵循公司對檔案要素的規定。參見《檔案控制程式》
4.1.2 檔案的製作
4.1.2.1 規定性檔案，製作編輯檔案前向文控申請檔案編號，正確編寫檔名稱；如：體系檔案等。
檔名稱的組成：檔案編號+檔案標題+檔案製作時間
事務性檔案和公文的檔名稱可不安照此方式命我。但必須具有明顯的指示性，不能籠統地標題為申請、報告等。
4.1.2.2 事務性檔案，則按照檔案編號規則，部門自行編制一套編號進行管控。
4.1.3 若修訂檔案需向文控索要需修訂的可編輯電子檔；
4.1.4 檔案的編輯，須對檔案的模板、版本、修訂履歷、密級、檔案屬性等進行編輯。
4.2 受控發行階段
4.2.1受控發行流程
→4.2.1.
1公文，內部公文在oa上提交啟動流程，由文控審核檔案字型、模板、格式、署名等方面，通過則提交到其部門主管領導，由其審核檔案內容，位通過則駁回到檔案流程源頭，由檔案作者重新修改編輯，再重新提交；若都通過，則由部門領導提交總經理或副總經理核准簽發，由管理印章的人員在落款處加蓋公司印章，檔案受控發布；外來公文，由收文部門掃瞄後，掃瞄件和原件移交文控受控。
4.2.1.
1 規定性檔案（如規章制度、sop等），在oa上提交啟動流程，由文控申核檔案字型、模板、格式、署名等方面，通過則提交到其部門主管領導，由其審核檔案內容，未通過則駁回到檔案流程源頭，由檔案作者重新修改編輯，再重新提效：若通過，則由部門領導提交內容涉及到的相關部門會審，同樣，通過則直接提交下一節點，未同意，則駁回流程起點；都通過後，由管理者低表核准簽發，文控受控發布。
4.2.1.3 事務性檔案，不需在oa上發行受迭，只在部門間受控即可，如聯絡單，申請等。
4.2.1.
4 技術檔案，在plm或oa上進行流程受控。需發行紙檔各部門的，文控加蓋受控章和受控時間，發放到相關部門，若是修訂版本檔案，須收回上一版本的舊檔案；需發放到外部的檔案，需文控加蓋非受控章。
4.2.1.
5 資質檔案及認證檔案。收文部門收到證書及資質檔案後，對其進行掃瞄，然後將原件和掃瞄件移交文控受控；文控對新收到的檔案對原件整理保管，將不涉密的電子檔發布到oa和伺服器公共資料夾，以方便公司業務人員使用。（掃瞄件要求，無黑邊，無傾斜、影象清晰無模糊，方便讀取）
4.2.1.6 合同協議，簽訂完畢的原件乙份及電子檔移交文控，本部門可保留乙份使用。
4.3 歸檔階段
4.3.1 部門歸檔
4.3.1.
1 具有長遠儲存和參靠價值的檔案，檔案辦理完畢合，由檔案辦理部門連同該檔案產生的後續過程和結果檔案歸檔，按照料類別、事件整理，與其它歸檔檔案一併向文控定期移交集中儲存。移交時間為：年初即1月移交上年度下半年的歸檔檔案：
年中即7月份移交上半年的歸檔檔案。
4.3.1.2 記錄性的檔案，對每個工作年度的記錄檔案進行歸檔，由本部門保管，以便隨時查閱參考。
4.3.2 文迭整理歸檔
4.3.2.1 收集，文控各部門具有儲存價值辦理完畢的檔案，定期完整收集。
4.3.2.2 整理，按照檔案屬性等對檔案進行分類整理立卷。
4.3.2.3 保管，整理完畢的檔案檔案按類別入庫儲存。
4.3.2.4 利用
4.3.2.
4.1 為方便公司內部人員查閱檔案，文控人員在公司oa上公布不帶任保密級的檔案目錄。借閱利用者須經過oa「檔案借閱」流程申請，申請通過後方可到檔案室辦理借閱利用手續。
4.3.2.
4.2 公司各部門因工作需要查況本部門歸檔的檔案，不涉密檔案可以直接到檔案室調閱、查閱非本部門的不涉密檔案，須**件歸檔部門領導同意；涉密的檔案需由總旨理批准，方可借閱利用。
4.3.2.
4.3 借閱者須愛護檔案檔案，不得有塗寫、摺疊、勾畫、撕毀等有損檔案檔案的行為發生；若需摘錄或影印，應由文控加蓋文控章為資證明。對重要的或密級的檔案需要複製時，需經有關部門領導同意。
4.3.2.4.4檔案使用完畢，及時歸還。文控在接收歸還的檔案時須仔細檢查核對。
4.4廢止
4.4.1 紙檔，文迭從各部門**舊版本受控檔案，加蓋作廢章，對涉密檔案作破碎銷毀處理，不涉密的可作廢紙處理；非受控檔案，可用在檔案內容面劃叉標識作廢處理。
4.4.2 系統上的電子檔，放到作廢資料夾。
5 資料備份
5.1 資料備份的範圍
5.1.1系統資料，包括erp、plm、oa、郵件系統等；
5.1.2技術檔案電子檔；
5.1.3 關鍵部門、關鍵崗位人員工作電腦資料；關鍵部門是指涉及公司的核心資訊，直接影響公司執行的成效的部門，如研發部；關鍵崗位是指涉及部門核心心資訊，直接影響部門或公司工作成效的崗位。
5.1.4 其它具備備份價值的電子檔案。
5.2 備份週期。根據不同的數量，備份的同期也不盡相同。
5.2.1系統資料同期為每季度末備份一次；
5.2.2技術檔案每月月底備份一次；
5.2.3 關鍵部門、關鍵崗位人員每年年末備份一次；流動性比較大的崗位每季度末備份一次；
5.2.4 關鍵崗位人員離職，需將其電腦資料在離職前一周進行備份；
5.2.5 其它資料，依據性質和實際情況進行備份。
5.3 備份要求：備份資料保持可讀性。備份所需的載體和介質必須選用優質的行動硬碟和光碟。
5.4 備份操作。
5.4.1由文控攜同it人員（或網路工程師）對資料進行備份；
5.4.2當事雙方需在備份記錄上簽字確認；
5.4.3 備份資料一式二份。
5.5備註份資料保管。
5.5.1由文控將備份資料的行動硬碟或光碟整理著錄，標註其內容、時間、資料量、編號等；
5.5.2 一式二份的備份資料，由總經理分派專人分別儲存；
5.5.3 備份資料的庫房管理。定期檢查儲存環境，防潮、防盜、放高溫。
5.5.4 事實上期檢查資料備份的可讀性。若出現不可讀，檢視資料標註，核定其修復價值。若需修復，需及時修復。
5.5.5 須定期對備份資料的儲存價值進行鑑定，對無需儲存的資料上報總經理，經總經理核准後，對資料進行銷毀，並做好銷毀記錄。
5.6 備份資料的利用，若工作需要呼叫備份資料時，需提出申請，經總經理審批後，呼叫相關資料備份。用畢及時歸還。
6檔案資訊保密
6.1 為公司檔案資料資訊保密，是每個公司成員應盡的義務。
6.2 嚴格遵從公司保密相關規定。
6.2.1凡涉及本公司利益，在一定時間內只能讓一定的人員知悉的檔案檔案資料，均屬保密範轉圍。
6.2.2 保密是檔案檔案資料管理中非常重要的內容，任何的洩密行為都可能會損害公司的商業秘密和整體利益。
公司所有員工，尤其是各部門的負責的和文控管理人員，應提高檔案檔案資料保密意識，並在工作中遵守保密規定。文控人員在平時的工作過程時刻保持保密意識，在提供檔案檔案的查借閱根據密級嚴格審核和查借閱手續，在每乙個細小的環節降低洩密的風險，確保保密檔案資訊保安、穩妥。
6.2.3若發現洩密，保密檔案、檔案丟失，應立即向公司領導報告，並及時採取有效補救措施。
6.2.4 闡述不盡處，可參見公司《保密協議》相關規定。
7、獎懲
7.1獎勵規定
以下情形，由文控申報管理部，按照公司《獎懲制度》相關規定予以獎勵；
7.1.1 對保護公司檔案，特別是涉密檔案的保護有重大貢獻者；
7.1.2 對挽救重要檔案，做出突出貢獻者；
文控管理制度
第一條總則 為加強本部門的文件管理，特制定本制度。第二條適用範圍 本制度適用於資訊中心全體成員。第三條職責 本部門負責對文件進行分類 歸檔 儲存等。第五條部門文件是指在在部門管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是部門開展各項工作的重要依據或工具。第六條部門文件的種類主要有 通知 任務確認單...
文控管理制度
目錄一 目的 3 二 適用範圍 3 三 職責 3 四 發文管理 3 1 編號管理 3 2 發文流程 4 3 發文部門 4 4 發文用章 4 5 檔案傳送 5 6 檔案借閱 5 7 檔案銷毀 5 五 行文管理 6 六 歸檔管理 6 七 附則 6 1 規範檔案格式，統一檔案編號，有利於檔案管理 檢索與存...
文控管理制度
為加強公司公文控制，確保公文處理準確 保密和及時歸檔，特制定本制度。一 指以公司 部門名義印發的所有對內檔案和對外函件。二 公司發文程式 1 公司內部印發的正式檔案 各種管理制度 通知 處罰通告等 起草部門擬稿 部門負責人審批 運營部審核簽發 運營部登記編號 列印 影印 用印 分發 收文單位簽收 運...