1.0 目的
為規範xx（以下簡稱本行）對管理體系執行中產生的各類檔案的控制，確保檔案安全、持續、有效流轉和使用，提高檔案管理質量和效率，特制定本制度。
2.0 適用範圍
本制度適用於與本行質量和內部控制管理體系有關的所有檔案的控制。
3.0 職責
3.1 檔案審批
3.1.1 行長負責批准《質量和內部控制管理手冊》和管理制度。
3.1.2 管理者代表負責審定《質量和內部控制管理手冊》和管理辦法、操作規程和細則。
3.1.3 主管行領導負責審定分管範圍內的管理制度，批准分管範圍內的管理辦法、操作規程、細則和公文，並對涉及分管範圍的外部檔案提出辦理意見。
3.1.4 部室負責人負責按照各自職責範圍審核上述各類相關檔案。
3.2 辦公室負責對內部公文的行文必要性、行文格式、文字表述進行審查，對內部公文與規章制度的格式、發放、**及作廢等環節以及對外部檔案的接收、流轉、督辦等環節進行必要的控制，建立全行《體系檔案發放清單》，指導各部室對檔案的管理。
3.3 風險控制部負責對管理制度、辦法、操作規程和細則等規章制度進行統一編號，組織對其行文必要性、格式、內控性進行審查，核定發放範圍、數量、是否受控，及時發放全行《受控檔案清單》；負責調研全行制度建設狀況，對制度執**況進行檢查，組織完善全行制度體系。
3.4 各部室負責職能範圍內行政公文和規章制度的擬稿，提出檔案發放範圍、數量、緊急程度和秘密級別等建議，並嚴格按照制度規定組織檔案會簽、實施、修改、保管等工作；負責職能範圍內適用的法律、規則、準則及其他要求的獲取、追蹤、識別及更新，建立適用外部檔案管理台賬，並報風險控制部備案。
4.0 術語與定義
規章制度是指總部制定的適用於全行各相關單位，具有普遍性、強制性的規範性檔案。包括總部下發的管理制度、管理辦法和操作規程，以及具有規範性內容的通知、方案、指引、意見、業務收費標準和利率檔案等。
公文是指本行在經營管理過程中所形成的具有法定效力和規範形式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答覆問題、指導和監督本行工作、報告情況、交流經驗的重要工具。包括決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函和會議紀要。
外部檔案指本行收到的外部公文、傳真、函件和本行蒐集的外來適用法律、規則和準則及其它要求。
5.0 工作程式
5.1 規章制度的管理
5.1.1 規章制度的編制原則
5.1.1.1 依法合規原則。編制檔案必須依據和符合國家法律法規、行政規章或監管規範以及本行《章程》的規定，不得與之牴觸。
5.1.1.2 制度先行原則。設立新機構、開展新業務，必須先行訂立相應檔案，任何機構的運作和任何業務的開展都必須具備相應的檔案約束。
5.1.1.
3 全面協調原則。編制檔案應爭取覆蓋業務的各個方面和全部環節；應當針對業務風險設定可行有效的防控措施；下位檔案與上位檔案之間應相互協調，同位檔案之間應當相互銜接。
5.1.1.4 相互制約原則。編制檔案必須保證部室之間、崗位之間、操作環節之間以及決策、執行與監督之間的權責明確和制約有效。
5.1.1.5 簡約高效原則。編制檔案必須既立足於規範管理、防控風險，又著眼於提高效率、便於操作。檔案體系應當層級簡約，制度內容應當簡明扼要。
5.1.1.
6 嚴謹規範原則。編制檔案必須做到概念清晰、要求明確、內容完整和程式規範。正文使用簡稱時，一般應先用全稱，加以說明後再使用簡稱；引用其他檔案應先引出該文的標題，並註明文號，檔案和記錄**名稱用「《》」引用；時間應寫年、月、日；數字的書寫，除了公文編號、統計表、計畫表、業務型號等必須用阿拉伯數字外，一般用漢字書寫；計量單位的使用必須符合國家法定的名稱；文字結構層次方面，第一層用「1」表示，第二層用「1.
1」表示，第三層用「1.1.1」表示，第四層用「1.
1.1.1」表示，其他用專案符號表示。
5.1.2 規章制度的級別及效力關係
5.1.2.1 規章制度的層次
一級檔案：管理手冊（包括管理方針和目標）；
二級檔案：制度；
**檔案：辦法、操作規程以及與本行業務及日常管理有關的其他檔案，如業務收費標準和利率檔案等；
四級檔案：記錄**、報告、錄影資料等各類證實性證據檔案和資料。
5.1.2.2 規章制度系統圖示
5.1.2.3 規章制度的效力關係
一級檔案是檔案體系的制定依據；二級檔案是**檔案的制定依據，效力高於**檔案。
級別高的檔案為上位檔案，級別低的檔案為下位檔案，級別相同的檔案為同位檔案。
5.1.3 規章制度的受控與非受控
5.1.3.
1 使用「zzb-」統一編號的檔案屬於受控檔案，未使用「zzb-」統一編號的屬於非受控檔案，非受控檔案可以對外提供（認證機構除外），但不得在與管理體系執行無關的工作場所使用。
5.1.3.2 風險控制部負責按照質量和內部控制管理體系的總體要求確定各規章制度是否受控。
5.1.4 規章制度的密級
各單位在起草規章制度時，可參照本行《保密管理辦法》的相關規定提出檔案密級意見，由風險控制部確認。
5.1.5 規章制度格式
檔案統一使用a4紙；標題字型為四號仿宋體加粗；正文本型為小四號仿宋體，1.5倍行距；頁邊距上、下、左、右均為2厘公尺，檔案左邊為1厘公尺的裝訂線。
5.1.6 規章制度的編號和版本
5.1.6.1 質量和內部控制管理手冊編號規則
管理制度、辦法、規程編號規則
記錄**編號規則
記錄**的編號位於頁面左上角，用「對應檔案編號加f-01,02,……」表示。
5.1.6.2 檔案版本號
採用「版本/修訂號」格式，版本號依1、2、3、……、9的順序編列，修訂號依0、1、2、……、9順序編列，如第一版未修訂前為1/0，第一版第一次修訂為1/1，第一版第二次修訂為1/2等；第二版修訂前為2/0，第二版第一次修訂為2/1，第二版第二次修訂為2/2等等，依次類推。
當《管理手冊》內容修訂超過1/5或管理層認為必要時，版本由1版公升級為2版，依次類推。
5.1.7 規章制度的結構（業務收費標準、利率檔案和5.1.2.2中規定的四級檔案不受此限，可以習慣性格式在總部各部室、支行之間進行交流和溝通）
5.1.7.1 「1.0目的」：描述該規章制度所要達到的主要意圖和方向。
5.1.7.2 「2.0適用範圍」：描述該規章制度適用的活動或過程。
5.1.7.3 「3.0職責」：應依次規定與該規章制度有關的各級領導（含委員會）、主管部室、配合部室的各自不同職責。
5.1.7.4 「4.0術語與定義」：應規定該規章制度中所使用的術語及其定義，以確保執行人理解一致。
5.1.7.
5 「5.0工作程式」應首先列出該項工作對應的流程圖編號和名稱；其次規定該項工作正常情況下的工作步驟，按照pdca迴圈原則逐一規定其策劃、實施、監督檢查、資料分析（含資料報送要求）與改進等各環節要求，尤其關鍵質量控制點和風險點應進一步細化規定，並判斷是否需要重新設計或修改記錄格式；最後規定該項工作實施過程中可能會出現哪些異常或緊急情況並詳細規定其工作步驟。
5.1.7.6 「6.0相關檔案」：描述該規章制度中涉及或引用的檔案。
5.1.7.7 「7.0相關記錄」：描述該規章制度中涉及或引用的記錄**、儲存期限和部室。
5.1.7.8 「8.0附件」：詳細描述檔案中的相關需說明事項。
5.1.7.9 「9.0修訂記錄」：詳細描述檔案的修訂情況。
5.1.7.10 「10.0審批記錄」：詳細描述檔案的審批情況。
5.1.8 規章制度的起草
5.1.8.1 起草部室應當指定專人負責規章制度的起草工作。
5.1.8.2 若規章制度涉及不同部室的職能，可由乙個部室為主起草，相關部室參與修改並會簽確認，必要時可由風險控制部組織聯合起草小組負責規章制度的起草。
5.1.8.3 上位規章制度如需下位規章制度配套實施的，在起草上位規章制度時應當一併起草與之配套的下位規章制度。
5.1.8.
4 起草規章制度應當充分理解制定依據，結合業務實際操作，廣泛向相關部室或支行徵求意見。徵求意見的範圍重點包括：風險防控措施是否合理有效，與有關上位、同位制度的銜接是否協調，是否具有可操作性和便捷性。
5.1.8.5 起草部室應根據徵詢意見補充完善規章制度後，按要求填寫《規章制度發文稿紙》，送交該檔案涉及的相關部室進行會簽，待根據會簽意見再次修訂後，送交風險控制部審查。
5.1.9 規章制度的審查
5.1.9.1 風險控制部應當自收到規章制度審查需求之日起，組織相關風險管理崗人員在3個工作日內（遇節假日依次順延）重點完成以下方面的審查：
是否與現行法律法規、行政規章或監管規範以及本行其他規章制度相牴觸；
是否符合本行經營管理和改革、發展的實際需要；
是否設定了合理有效的風險防控措施；
是否等級恰當，結構、條文和內容表達是否嚴謹、規範、準確，附件是否齊備；
徵詢意見是否全面，重大分歧意見是否協調一致。
5.1.9.2 經審查，一般作如下處理
將需補充徵詢意見的規章制度，退回起草部室，予以繼續徵詢意見；
對嚴重不符合本制度有關要求的規章制度，退回起草部室，予以補充修改；
對符合本制度相關要求的規章制度，風險控制部在《規章制度發文稿紙》「核稿處」簽名或在《規章制度發文稿紙》上加蓋單位公章，同時在《規章制度發文稿紙》「檔案編號」處授予檔案統一的規章制度編號，並在已審查規章制度的適當位置加蓋「此文已審核」騎縫章後，轉回起草部室。
5.1.10 規章制度的審定及簽發
5.1.10.1 起草部室收到風險控制部已加蓋「此文已審核」騎縫章的規章制度後，應當根據審查意見對規章制度進行進一步完善，報相關領導審定、簽發。
5.1.10.2 規章制度的審定及簽發程式
高階管理層規章制度的審定及簽發
注：管理制度類體系檔案需行長批准的有《人力資源管理制度》、《績效管理制度》、《獎懲制度》、《授權管理制度》、《貸款管理制度》、《授信業務管理制度》、《不良資產管理制度》、《資訊科技管理制度》、《危機管理制度》，其餘管理制度類體系檔案有主管行領導批准。
董事會、監事會規章制度的審定及簽發
董事會的規章制度由董事會辦公室主任負責審定，報董事長或經董事長授權的副董事長簽發；監事會的規章制度由監事會辦公室主任負責審定，報監事長簽發。
5.1.11 規章制度的印發
5.1.11.
1 規章制度經領導簽發後，起草部室負責擬定發文通知，提出學習、落實規章制度的具體要求，並根據規章制度審定及簽發過程中相應領導所提意見修改規章制度的電子版本後，將規章制度的最終電子版本連同附有《規章制度發文稿紙》的原件（風險控制部已加蓋「此文已審核」騎縫章）交風險控制部，再由風險控制部統一交辦公室文印崗排版列印，並登記《檔案印製、領取登記表》。
檔案室文秘檔案管理制度
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