文秘工作與檔案管理制度

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為規範我局公文處理工作,提高辦公室辦事效率和質量,根據《黑龍江省《國家行政機關公文處理辦法》實施細則》,制定本制度。

一、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

二、公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。三、公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。四、局辦公室是公文處理的管理機構,主管本機關的公文處理工作。

五、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該專案工作的科（股）室起草,局辦公室負責審核把關,登記編號後報局長或局長授權的主管副局長簽發。

六、列印的檔案初稿由起草文稿的單位進行校對後,由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。七、積極推行辦公自動化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

八、凡需列印的材料,須經各業務主管局長同意,明確印製數量、完成時限後,交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理,並做好登記。微機室工作人員不直接接收需列印各種材料。九、收到上級機關或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見,報局長批示,按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

十、辦公室負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。十

一、公文辦理完畢後,由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定,及時整理（立卷）、歸檔、個人不得儲存應當歸檔的公文。

十二、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查並建立督查制度。

十三、文書人員在辦公室主任的具體領導下,全面負責文秘工作。業務工作同時接受**辦、檔案局的監督、指導和檢查。

十四、收受檔案後,一般性檔案由辦公室主任簽批,重要檔案由主管常務副局長簽批,然後按簽批順序傳遞、承辦。

十五、檔案收受及傳閱要及時,一般性檔案兩天之內必須傳閱完畢,兩天之後檔案未傳完時,文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦檔案,辦公室必須當時送達相關領導,及時落實。十

六、日常檔案處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

十七、嚴把印信使用關,發文時必須由分管局長同意,然後由局長簽批後才可列印並使用公章,平時使用公章,必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字後方可使用,並做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。十

八、文書要嚴格執行借閱,保密等項規章制度。

十九、除屬名信外,公務信件均由文書拆閱,重要信函,由主任或主管常務的副局長簽轉。二

十、一般業務性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統一管理,辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔,統一管理。

二十一、年末檔案歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學,有利用價值。

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