1目的規範安全標準化管理體系檔案的編制、審核、批准、編號、備案、標識、發放、存檔、更改、修訂以及作廢的控制要求，確保安全標準化管理體系通知處於受控狀態。
2適用範圍
本制度適用於***xx安全標準化管理體系有關通知和資料的控制。
3職責3.1礦長負責安全標準化系統制度通知的批准及准予發布、實行。
3.2負責組織安全標準化系統制度通知的編號、修訂以及組織制度通知的評審等工作，負責適用法律、法規的獲取與識別。
3.3各部門負責相關通知的實施及職責範圍內通知和資料的日常管理。
3.4安全管理工程師負責通知的管理。建立通知控制的管理制度，確保生產崗位安全規章制度產生、使用、評審、修訂和控制的效力與效率。
3.5定期或不定期對安全規章制度進行評審，適時予以修訂或廢除。
4工作程式
4.1檔案管理的原則
4.1.1安全標準化系統的所有通知應以書面形式為準，電子**中儲存的通知，不作為執行的依據。
任何人不得在受控通知上亂塗亂改，未經有關授權人批准，不得私自外借、影印等。同時應確保通知的清晰、整潔和完好。
4.1.2對主要的安全生產過程、事件、活動建立安全記錄，並確保對安全記錄的有效控制。
4.1.3安全記錄按照《安全記錄管理制度》的要求，應符合下列規定：
1）內容真實，準確、清晰；
2）填寫及時，簽署完整；
3）標識明確，編號清晰；
4）易於識別與檢索；
5）完整反映相應過程；
6）明確儲存期限，並按期儲存。
4.2檔案的分類
4.2.1外來檔案和資料
按照《安全生產法律法規與其他要求管理制度》的要求獲取的法律、法規、國家標準，行業標準、上級下發的管理通知，以及裝置技術手冊等。
4.2.2內部控制檔案
安全標準化系統的管理手冊、制度通知、作業通知以及相關記錄等，作業通知包括作業指導書、應急預案、安全檢查表、加強安全培訓教育方案等。
4.3安全標準化系統通知的編號方法
4.3.1安全標準化系統管理手冊編號 wflk-dt-sc-2013
4.3.2安全標準化系統制度通知編號
***xx-xx-***-2013，其中xx代表標準化14個要素序號，***表示數字，代表制度順序號，2013代表通知編制年份。
4.3.3作業通知編號方法
己有的作業通知不重新編號，只對本系統新增作業通知進行編號：作業指導書為zy，安全檢查為jc，應急措施為yj。
4.3.4記錄**編號方法
制度通知的相關記錄**的編號為：
wflk-dt-jl-xx-***-2013，其中xx表示要素，***表示數字，代表記錄順序號，2013代表編制年份。
4.4檔案的管理
4.4.1檔案的編制
4.4.1.1負責組織安全標準化系統制度通知的編制，形成《安全標準化系統制度檔案匯編》（包括記錄**彙編），填寫《制度檔案清單》和《記錄**清單》。
4.4.1.2各部門根據危害辨識與風險評價的結果，編制相關的作業通知。
4.4.1.3負責彙總作業通知，形成《安全標準化系統作業指導書彙編》，《安全標準化檢查表彙編》以及《安全標準化系統應急預案或應急措施彙編》，填寫《作業通知清單》。
4.4.1.4班組應吸收員工參與通知的編制。
4.4.2檔案的審核與批准
4.4.2.1組織***xx安全生產委員會形成審核小組，以小組會議的形式審核制度通知，並經分管副礦長審核確認後，報礦長批准。
4.4.2.2各部門將編制的作業通知報職責範圍內審核後，報安全管理工程師彙總。
4.4.2.3統一審核彙總後的作業通知，報***xx領導批准。
4.4.3檔案的培訓
4.4.3.1通過安全生產排程例會、安全教育培訓、班組安全活動等方式層層向全體員工開展培訓
4.4.4檔案的執行及考核
4.4.4.1各部門應填寫***xx安全標準化系統制度通知的收發記錄。
4.4.4.2各部門要填寫職責範圍內的通知收發記錄，建立《通知發放清單》。
4.4.4.
3受控通知日常管理實行分級管理、各部門負責通知的收發，並填寫《受控通知發放**表》。各部門應按照《制度通知清單》、《作業通知清單》和《記錄**清單》中的資料，要對各自通知的日常管理負責，包括收發、登記、保管員、貯存、借閱及損壞、變質、丟失、更改、換頁的事務處理，通知未經許可不得以任何形式複製，需要時由該通知歸口管理部門批准，方能複製並應登記註冊。檔案破損影響使用時，應由使用部門將破損通知交發放部門，換發新通知，新發通知仍沿用原分發號。
4.4.4.5、相關考核嚴格按照***xx安全管理辦法執行
4.4.4.6通知發放號
受控通知按通知發放號進行發放。
4.4.5檔案的修訂
4.4.5.1檔案修訂的分類：
1）檔案修訂分為：修改和換版；
2）修改包括對原通知內容發生變化時進行的補充和完善及文字、符號等出現錯誤時進行的修訂；
3）換版：指對原通知版面內容更改二分之一以上，或原通知的主要內容發生較大變化時的修訂。
4.4.5.2檔案修訂的條件：
1）***xx組織結構、技術改造、裝置更新等發生變化，現有安全標準化管理體系通知不能滿足需要的；
2）上級檔案或標準進行了修訂，現安全標準化管理體系制度通知與之相牴觸的；
3）經使用部門反映，通知的可操作性不強或與實際中有行之有效的做法不相符的。
4.4.5.3檔案修訂步驟：
1）使用通知部門提出通知修訂意見，由負責組織評審，主管審核，管理者代表批准後，按照通知中有關規定進行統一修訂；
2）通知修訂由下發勘誤表，各部門按勘誤表進行修改。具體方法是：在錯誤處畫兩條水平線，將正確內容寫在上方；
3）修改由原檔案起草部門填寫《檔案更改通知單》，與原文一起使用；
4）換版由原檔案起草部門填寫《檔案更改通知單》，並說明原文廢止。
4.4.4.4每年年終對使用的現行有效版本進行評審，必要時進行修訂，並再次得到審批。
4.4.6作廢檔案的處理
4.4.6.1檔案作廢後，應停止使用，送交統一處理，如需留作資料，則應加「作廢」標識，以確保使用有效的通知版本。
4.4.6.2應及時收回作廢通知，予以更新。經管理者代表批准後統一進行銷毀或歸檔，並建立《檔案銷毀記錄》。
4.4.6.3安全標準化系統執行記錄儲存期一般為3年
5、附則
5.1 本制度由安全領導小組負責解釋。
5.2 本制度自發布之日起執行。
5.3 當生產環境或生產工藝發生變化，該制度根據變化實際情況做出相應的改變。
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