檔案與控制管理制度

1、目的

為了保證安全標準化體系檔案和資料的適用性、相容性、完整性、使質量體系執行的各個環節使用相應的檔案的有效版本。

2、適用範圍

適用於與安全標準化體系有關的檔案和資料的控制。

3、職責

安全領導小組辦公室負責對管理性檔案和資料、技術性檔案和資料實施控制，營業部負責對有關商品的檔案和資料實時控制，各使用部門配合。

4、活動內容

4.1檔案和資料的分類

4.1.1管理性檔案資料：安全標準制度彙編、程式檔案及其他管理性檔案等。

4.1.2技術性檔案資料：圖紙、作業指導書、操作規程及與產品質量有關的技術性標準、資料等。

4.1.3其他有關商品的資料：產品相關證照、產品宣傳**。

4.2 檔案和資料的編制、批准和發布

4.2.1安全標準化體系檔案由管理者代表組織有關職能部門編寫，管理者代表審核、總經理批准發布。

4.2.2 程式檔案及其他管理性檔案由管理者代表組織各職能部門編寫，管理者代表批准後實施。

4.2.3 作業指導書、操作規程由各有關職能部門編寫，有部門負責人批准。

4.2.4 所有受控檔案由歸口管理部門加蓋「受控」章。

4.3 檔案和資料的發放

檔案和資料的歸口管理部門確定檔案和資料的發放範圍，經部門負責人批准後方可發放，發放時填寫「檔案資料領用登記表」，領用人簽字方可領用。

4.4 檔案的更改

4.4.1 檔案更改由提出更改要求的人員填寫「檔案更改申請表」，說明更改理由，按原審批程式經行檔案更改的審批。

4.4.2 檔案更改的審批由原審批部門的審批人負責，如遇特殊情況，需指定其他部門或其他人審批時，原審批部門提供作為審批所需依據的背景材料。

更改批准後由申請人將申請表送歸口管理部門，按檔案發放範圍進行控制。

4.4.3 檔案經多次更改或一次大幅度更改時，應進行換版，原版次檔案作廢。需換版的檔案，由歸口管理部門提出書面建議，經原審批人員批准後進行。

4.5 作廢檔案的處理

4.5.1 對被損嚴重，不能繼續使用的檔案或已經換版的原版次檔案由歸口管理部門收回，並發放新檔案。

4.5.2 對收回的沒有保留價值的檔案資料應填寫「檔案銷毀申請單」，由歸口管理部門負責人批准後進行銷毀，銷毀時應有監督人員在場。

對有保留價值的作廢檔案資料應加蓋「作廢」，「保留」掌，並和其他檔案資料分開保管。

4.6外來檔案的控制

4.6.1 國家、行業、地方標準由質量技術服務中心核查其有效性，凡有效標準均應加蓋「有效」章。

4.6.2 其他外來檔案有對應的職能部門實施控制。

4.7 檔案資料的保管

4.7.1 檔案、資料的領用人要妥善保管好領用的檔案和資料，未經歸口管理部門同意不得將檔案、資料影印或供給他人。

4.7.2 當檔案遺失時，領用人要辦理申請補發檔案手續，經歸口管理部門確認無法尋找後，方可重新補發。

4.7.3 檔案的借閱要**件管理部門負責人批准，借用期間不得擅自影印，借閱人填寫「檔案借閱登記表」。

4.7.5 檔案的歸檔保管部門要建立「檔案保管台賬」。

4.8 在檔案和資料的控制活動中形成的質量記錄由歸口部門按「檔案記錄控制程式」收集、整理、歸檔。

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