1.目的：統籌管理本公司管理有效運作所需檔案,確保檔案的有效性,並使公司各部門能合理地獲得並使用正確的檔案。
2.範圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類管理卡、規範、標準、方案、**、管理制度以及外來檔案或電子檔案均屬之。（技術類檔案由技術中心另行統籌管理）
3.定義：
3.1外來檔案：本公司範圍之外的機構所提供的檔案，如客戶資料、法律法規等。
4.工作內容：
4.1 檔案製作:由各部門負責人按日常工作所需進行策劃，或由公司按發展所需進行確定所需制訂的檔案主題，安排各部門對應工作負責人進行撰寫，檔案格式由文管中心統一安排、確保檔案清晰,易於識別。
4.2檔案在正式發行前，需根據需要安排相關人員共同對檔案內容進行研討，撰寫人再根據研討結果對檔案進行調整，再交由各相關部門負責人進行會簽，最終交由總經理批准,會簽人員若有休假,則由上一級主管或職務**人簽核。
4.3 檔案編號:目前公司實施的檔案按如下規則進行編號：
4.3.1 sf-jh-00 sf：生髮簡稱 jh：部門之審核中心簡稱 00：流水號
4.3.2技術類檔案由技術部門進行編號；外來檔案不予編號，由文管中心採用登記表進行登記管理。
4.4檔案版本管理:檔案若有不合現狀需修改、增訂者,由提議部門填寫《檔案制訂(修訂)申請單》,提出修訂原因,交原擬案部門研討修改,送上級主管批准,由文管中心進行修訂、更換,檔案修改後，版本號上公升一位流水號，當修訂次數超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。
為考慮節約成本,如修改內容較少時，文管中心根據實際情況可只對修改當頁進行更換或利用檔案修改章進行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進行簡要記錄,修訂次數可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。
4.5檔案分發**:
4.5.1 經會簽發行之檔案,由文管中心以《檔案總覽表》列帳管理,並依所需分發的部門,影印相應分數,加蓋「受控檔案」章後發行。
4.5.2檔案修訂及廢止時,舊版失效之檔案應於新版檔案頒布發行時即刻**。舊版之原案由文管中心加蓋 「作廢暫留」章,並寫上日期,加以儲存,需與有效之新檔案分開。
4.5.3 對外發行之檔案,由適當之對外部門填寫《檔案增(補)發申請單》,經制訂部門主管簽核,呈總經理人員核准後,方可由文管中心登記入冊、發行,失效檔案不予**。
4.5.4 外來檔案分發:
各部門如收到外來檔案,應交由文管中心統一處理,登記於《外來檔案登記表》上,進行歸檔,如檔案需分發至其它部門,由文管中心按實際需要,確定分發部門及份數,並做好簽收記錄,登記在《外來檔案登記表》上，同時加蓋發行章進行控制。
4.5.5 外來檔案之更改:
4.5.5.1 外來檔案變更:
①外來標準發行新版本且為本公司採用時。
②客戶提供之規格、圖樣等變更時。
③技術引數發生更改時。
4.5.5.
2 外來檔案若有更改通知,則由文管中心在《外來檔案登記表》上找出簽收記錄,在備註欄內註明「更正」。如有分發,依原部門重新分發,舊版檔案收回,銷毀或蓋作廢章處理。
4.5.5.3 技術資料發生區域性更改時,由發文部門通知各接收部門,可在原分發資料上進行修改,並在收發登記表上註明「更正」,將函文附於原件上。
4.6 檔案增補發作業：
4.6.1 各部門如須增發檔案，應填寫《檔案增補發申請單》。提出申請，並經其主管審核，副總經理以上人員核准後，由文管中心發行。
4.6.2 若檔案遺失或破損時，須由責任部門填寫《檔案增補發申請單》。提出補發申請，經審查、核准後，由文管中心發行。
4.7 檔案儲存、銷毀作業：
4.7.1 檔案儲存：
4.7.1.1 經頒布發行之全部原稿檔案，由文管中心以《檔案總覽表》列賬管理。
4.7.1.2 經發行之檔案，現場使用的應分類置放於適當場所，非現場使用的由收件部門依檔案類別集中保管。
4.7.1.3 外來檔案的儲存：
① 所有外來檔案與資料都應妥善儲存，避免受潮受損。
② 特殊機密檔案由對應部門主管儲存。
③ 傳真類：各部門應在接收傳真資料時影印儲存，以免傳真紙失效。
④ 計算機軟體檔案應備份儲存。
⑤ 外來檔案儲存期限由部門主管依實際情況決定。
4.7.2 檔案銷毀：
檔案如需銷毀時，由文管中心負責收回並在正面加蓋作廢檔案章。背面如可利用則進行利用，如不可利用則銷毀。檔案原稿不進行銷毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋「作廢暫留」章加以儲存。
其它檔案由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進行銷毀時，應能夠清楚識別其狀態以免誤用。
4.8 檔案管理：
4.8.1 文管中心：
4.8.1.1 文管中心設專人管理，以確保檔案之正確使用。
4.8.1.2 經發行之檔案的全部原稿由文管中心依檔案類別在計算機中備份存檔。
4.8.2 使用部門：
4.8.2.1 分發至各部門的正式檔案，嚴禁影印及私自借予非相關人員或帶出廠外。
4.8.2.2 現場部門使用的檔案必須置於作業場所適當位置。
4.8.2.3 非現場部門使用之檔案必須由部門派專人集中保管，但應便於取閱。
4.8.2.4 使用者不得在正式檔案上標註文字、符號，不得隨意修改檔案內容。
4.9 檔案借閱：當各部門有需要向文管中心借閱檔案時，借閱者須經部門主管核准後，再由文管中心備案，方可借閱檔案。如向其它部門借閱相關檔案時，應取得該部門主管的許可。
4.10檔案評審:
4.10.1檔案制訂初期,檔案制訂部門應召集與該檔案內容相關的部門人員，對新訂檔案內容進行統一研討,待取得一致後該檔案方可生效。
制訂部門也可根據實際情況以《檔案傳閱單》的形式由相關的人員對檔案內容進行評審，待取得統一意見後該檔案方可生效。
4.10.2檔案修訂時,修訂部門亦可根據需要召集相關作業部門人員對新訂檔案內容進行評審,待取得一致後該修訂內容方可生效。
4.11 電子資料管理：由資訊管理人員根據公司實際編制相關管理辦法進行有效管理。
4.12**、記錄管理：
4.12.1空白記錄**的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負責人負責審批。為利於統一管理，所有空白**均須進行編號，編號原則如下：
例：rs-001/a。 rs代表人事，001代表流水號，a代表**修訂次數。
各部門取部門前兩個中文字的拼音第乙個字母作為部門**，將部門編制的**統一進行編號，製作所有使用**的清單，連同編號、空白**樣版一併送交文管中心。
4.12.2標識、歸口、編目、儲存期限:
1) 空白記錄**由主要使用部門管制，將原版格式交由文管中心檔案管理員統一歸口管理。文管中心檔案管理員編制《記錄總覽表》，其中應根據產品的保質期、保修期、壽命期、法律法規要求的儲存期及合同的有效期等規定出記錄的儲存期限（儲存期限由該記錄的形成部門進行規定）。
2) 已填寫的記錄由規定的儲存（發出與送達）部門按易於識別、查閱和檢索的原則進行歸口管理。在歸檔時進行按類別編目和標記，以方便檢索。
3）各部門人員在接收記錄時，應檢查記錄專案填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。
4.12.3記錄空白**的使用和填寫規定
4.12.3.1文管中心檔案管理員根據《記錄總覽表》，將最新版本的空白**複製或印刷後發放給使用部門。
4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫記錄的每項內容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實際情況。
4.12.4管理、保護和過期處置
4.12.4.1各部門應確保記錄的貯存地點、貯存方式、貯存環境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在儲存期內不會丟失、損壞或變質。
4.12.4.2必要時，文管中心可檢查各部門對記錄的管理和儲存情況，檢視是否符合規定的要求，確保記錄方便訪問、檢索，在儲存期內不會丟失、損壞或變質。
4.12.4.3對於超過儲存期限的記錄，由各部門整理後，報部門負責人審批後，統一銷毀。
4.12.5空白記錄**的增減、更改:
1) 記錄**類別的增減通過修改相應程式檔案的方式進行。
2) 同一類別記錄**的增減，根據各項工作任務的策劃結果直接確定。
3) 修改：提出部門填寫《檔案制訂〈修訂〉申請單》，部門負責人確認後，由引用該記錄的檔案審批崗位審批。
4) 更改申請獲得批准後，由檔案管理員按要求對記錄進行修改，並進行記錄。
5) 文管中心檔案管理員按《記錄總覽表》的規定將最新的版本的空白**複製並發放給使用部門，收回舊版的空白**並對其使用加以限制。
5.管理約定：
5.1未按本檔案規定要求使用統一格式編寫檔案或未按程式進行會簽者，罰款5元/次；
5.2未經許可私自影印檔案者，每次對責任人罰款20元；
5.3未經許可私自對檔案內容進行修改者，每次對責任人罰款10元；
5.4檔案因管理不善導致有亂塗亂畫或損壞者對其部門負責人罰款10元/份，導致檔案丟失者罰款20元/份；
5.5將有效檔案私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元；
5.6私自將公司檔案或電子檔案傳遞給外部人員或機構者處罰50元/份（正常業務往來除外），造成公司機密外洩者按公司相關規定進行處理。
6.記錄**：
6.1《檔案制訂〈修訂〉申請單》
6.2《檔案收發登記表》
6.3《外來檔案登記表》
6.4《檔案總覽表》
6.5《記錄總覽表》
檔案記錄管理制度
1 目的 為了保證質量體系檔案和資料的適用性 相容性 完整性 使質量體系執行的各個環節使用相應的檔案的有效版本。2 適用範圍 適用於與質量體系有關的檔案和資料的控制。3 職責 質量技術服務中心負責對管理性檔案和資料 技術性檔案和資料實施控制，營業部負責對有關商品的檔案和資料實時控制，各使用部門配合。...
檔案與檔案管理制度
中國 投資集團 檔案與檔案管理制度 第一條公司檔案與檔案實行統一管理。檔案與檔案的管理，要做到規範 準確 及時 安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。總裁辦公室是公司檔案與檔案的主管部門。第二條稱呼規範 1 公司本部 指公司總部包括總裁辦公室 人力資源部 資金財務部 資產管理部 投資管理部 審計監...
領導帶班下井記錄檔案管理制度
小窯頭煤業 為了認真落實 煤礦領導帶班下井及監督檢查規定 生產監督管理總局第33號令 有關管理規定要求，結合市煤業公司制定的 為了認真落實煤礦領導帶班下井制度 的規定，搞好領導下井帶班記錄的管理，特別制定本制度。1 煤礦在排程室建立礦領導下井帶班記錄。領導下井帶班記錄的專案 內容 包括 下井 公升井...