1．目的：
1.1將本公司內各種規章、內部聯絡、通告（知）類檔案及相關表單之內容事項予以具體化、
組織化、規範化；
1.2規範公司檔案的管理，使各單位皆能適時、適地取得最新且有效的檔案；
1.3將擬案、審核、批准、制訂、修訂、廢止、發行、儲存、實施等作業程式，予以標準化、
合理化。
2．範圍：
2.1隸屬本公司內各種規章制度、內部聯絡、通告（知）類檔案及相關表單，依照本辦法所規
范的管理；
2.2隸屬iso體系的檔案資料，依據程式檔案《檔案管理控制程式》（hsgv-p-423）所規範的管理；
2.3隸屬iso體系表單，依據程式檔案《記錄控制程式》（hsgv-p-424）所規範的管理；
2.4隸屬技術檔案資料，依據程式檔案《工程圖面管理程式》（hsgv-p-730.1）所規範的管理；
2.5本公司涉外檔案資料（含書寫格式）如另有相關法令規範時，從其規定。
3．名詞定義：
3.1規章制度：指將本公司內，各部門推行業務上的必要管理規定事項，依照本制度的規範程式及
格式標準，書寫成規章制度，是具有管理及作業上的約束檔案；
3.2內部聯絡：指公司內部各部門之間在工作業務上的****；
3.3通告（知）：檔案只具暫時性效用，分發當時為最新資料，唯變更時無須更新與收回；如人事
公告、x x活動的通知等；
3.4表單:按相關制度需求制定的**,作用於管理執行的相關記錄，此表單記錄的內容具有約束性。
4．職責：
4.1技術質量部：由文控員負責檔案的發行、**、銷毀等管理；監督檢查各部門檔案的管理；
4.2擬案者：對各規章、內部聯絡、通告（知）類檔案及表單的制定、修訂、廢止等有關業務及內
容，進行草案研擬；
4.3審核者：對各規章、內部聯絡、通告（知）類檔案及表單的制定、修訂、廢止等有關業務及推
行，進行草案審核編修；
4.4批准者：對各規章、內部聯絡、通告（知）類檔案及表單的制定、修訂、廢止等有關業務推行，
進行承認批准；
4.5各單位：對各規章、內部聯絡、通告（知）類檔案及表單有關業務進行執行及督導；檔案的制
定、修訂、廢止的申請；檔案的分發及接收。
5．作業流程圖（附錄1）。
6．檔案作業內容
6.1檔案格式：
6.1.1規章類檔案格式（附錄2）
a.紙型：a4紙，電腦列印；
b.頁首中間為「檔名」，字型為二號隸書字；頁首右角「檔案編號」，字型為小四號宋體字；
c.頁尾第一行左角邊為「版本版次」，中間為頁次（即：第幾頁共幾頁），右角邊為制（修）定
的「生效日期」，頁尾字型均為小四號宋體字；
d.檔案最後一頁的最後一行為簽核欄（即：從右至左方向為擬案→審核→批准）；
e.正文及簽核欄的字型均為小四號宋體字。
6.1.2內部聯絡格式（附錄3）；
a.紙型：b5紙，電腦列印或手稿。
b.頁首中間第一行為公司全名，字型為二號宋體，第二行右角為檔案編號（即no. ），字型
為五號宋體；第三行中間為「內部聯絡單」，字型為二號隸體；第四行左角為「發文單位」，
第五行左角為「填發人」、右角為「急件」、「一般」、「密件」字樣，第六行左角為「發文日
期」，字型均為五號宋體；
c.正文格式分有「主題、說明、簽收、批示意見」字段，字型均為五號宋體；
d.內部聯絡單若為手稿，則按影印的標準格式填寫，若為電腦列印，則依6.1.2(a-c)條款。
6.1.3 通告（知）（附錄4）
a.紙型：a4或a3紙，電腦列印或手稿。
b.頁首第一行中間為公司全名，字型為一號宋體字，第二行中間為編號，即：第（ ）號，
字型為三號宋體字。
c.正文中間為「x x通告（知）」，字型為一號宋體字，正文內容字型均為四號宋體字。
d.頁尾左角第一行為發文單位，右角為發文日期，字型均為小四號宋體字。
e.簽核依檔案的實際需要逐級簽核。
6.2編碼原則：
6.2.1檔案編碼原則：
流水號（如01、02、……）
月份(如01、02……、12)
年份（如：01、02、03、……）
部門**（如本制度6.2.3）。
大分類（a規章制度類、b內部聯絡、c通告（知））
6.2.2表單編號：
流水號（如01、02、……）
對應部門**（如本制度6.2.3）。
對應檔案編號大分類（a規章制度類、b內部聯絡、c通告（知））
jl（表單代號）
6.2.3部門**：
6.3檔案版本與版次的制訂
6.3.1規章類檔案版本與頁版次的制訂：
a.新制定檔案版本版次為1/0，檔案內容經第一次修訂，各修訂頁頁版次即須更改為1/1，內容經第2次修訂時，修訂頁頁版次則更改為1/2、…以此類推。
b.內文經10次修訂即更版,整本檔案版別改為2版,內容第一次修訂各修訂頁版次為2/1，第
2次修訂，修訂頁頁版次為2/2、…以此類推。
c.唯若檔案一次修訂，內容更改過多時，檔案修訂人或文管人員可考慮整本檔案重新發行，即
由1/0版直接更版為2/0版，以此類推。
6.3.2內部聯絡、通告類檔案及表單原則上無版本版次的制定，若需要作版本版次變更時，由變更
單位提出申請。
6.4檔案的制訂、修訂與廢止作業
6.4.1擬案、審核與批准
a.規章類、通告（知）檔案及表單的制定，由擬案單位提出申請，並填寫[檔案制訂、修訂、作廢申請單]（附錄5），經各權責主管審核、批准後，送技術質量部編號、蓋蘭色「受控」章，表單無須蓋章；
b.內部聯絡、通告類檔案由各部門根據編碼原則自行編碼、分發、儲存；
c.擬案部門如認為有事實需要，得會簽有關的部門或個人。
6.4.2修訂、審核與批准：
a.檔案及表單修訂的申請、會簽、審查、批准作業程式同於6.4.1；
b.若規章類檔案的錯誤屬於筆誤，由擬案單位向技術質量部提出申請，由文控人員在錯誤處
修改並簽名或蓋紅色「校對」章，此種修改不算版次變更的次數；唯發行新版時，應將該筆錯誤一併修正；
c.內部聯絡、通告類檔案由發文單位自行視情至各部門修正。
6.4.3廢止：
a.檔案廢止的申請、會簽、審查、批准作業，同於制定的作業程式；
b.檔案廢止後其編號不可重複使用。
6.5檔案的發行、**、接收、儲存、補發、影印、銷毀作業
6.5.1檔案的發行：
a.規章類、通告類檔案，由技術質量部文控員根據各部門提出的檔案發行申請，對檔案的格式、編碼進行檢查，確認無誤後，依據[檔案制訂、修訂、作廢申請單]中的發行範圍與份數，影印適當份類，並在每頁蓋上藍色「受控」章後，分發至各部門，同時需作好[檔案分發管制表]（附錄6）的簽收記錄；
b.內部聯絡、通告類檔案由各部門根據編碼原則自行編碼，並依內部聯絡的需要影印適當份
數分發至各單位；
c.經發行後的檔案，各部門依檔案的類別須登入在[檔案管理一覽表]（附錄7），保持記錄；
d.規章類、通告類檔案必須經由行政部發行（且在檔案上蓋有藍色「受控」章）後，方為生效
檔案，否則視為無效的檔案；
e.若各單位自行影印的檔案，其發行章為影印版，非正式版。（該等檔案是不具有管理及程式
上的約束檔案，只能當參考作業或張貼，不能當作正式檔案使用。）
6.5.2檔案**：
a.規章制度類新版檔案發行時，舊版檔案應予**；檔案的**由文控員統一**，並蓋紅色「作廢」章；
b.通告類檔案、內部聯絡類檔案由發文部門視檔案需要予以**；
c.非檔案類使用的表單，由財務部每三個月予以**存檔備案。
6.5.3檔案的接收：
a.各部門檔案的簽收、登入、轉分發、儲存與**，應指派專人負責；
b.各部門收到檔案時，視情況需要轉分發至各執行人員時，需以適當方式記載其分發簽收情形；
c.所發行至各單位的檔案，任何人不得在正式檔案上加標記或書寫任何文字元號。
6.5.4檔案的儲存：
a.經批准發行後的規章類、通告類檔案原稿由技術質量部歸檔造冊管理，發行至各部門的檔案由各部門自行管理；內部聯絡類檔案原稿由發文部門自行造冊儲存；
b.有關銷售及技術工藝的檔案資料及表單，責任部門每月須整理一次並造冊儲存；
c.每季度由技術質量部經理組織各部門進行檔案管制的檢查，對沒有按檔案規範要求實施的部門，將給以通報批評。
6.5.5檔案的加發/補發：檔案分發份數不足時，應由需求部門提出申請，並填寫[檔案補發申請
單]（附錄8），經部門主管審核，技術質量部經理批准後即可發行。
6.5.6檔案影印及**紙的使用規定：
a.技術質量部須對公司各類檔案的影印予以控制，並作好影印的記錄；
b.**紙使用規定：對公司規章類檔案資料、銷售資料、技術工藝資料、財務資料、薪資資料、
及相關的資料表單等**紙需要再次使用時，須經技術質量部經理確認，各部門不得隨意使用。
6.5.7檔案的銷毀：
a.技術質量部應將修訂或廢止後的檔案，在其每一頁上蓋「作廢」章，以示作廢；
b.技術質量部對作廢但需要保留的檔案原稿需加蓋紅色「作廢保留」章，儲存備查。
6.6電腦檔案的管制：
6.6.1規章制度類檔案需以電腦儲存和轉換成紙張檔案儲存，擬案部門在申請發行時，須將電腦
資料和紙張檔案一併轉至技術質量部儲存；
6.6.2以電腦方式儲存檔案時，技術質量部應建立清單以便於辨識訪問。
7．參考檔案
7.1《檔案控制程式hsgv-p-423）
7.2《工程圖面管理程式hsgv-p-730.1）
7.3《記錄控制程式hsgv-p-424）
8．相關附錄及使用表單：
8.1附錄1：作業流程圖
8.2附錄2：規章類檔案格式
8.3附錄3：內部聯絡格式
8.4附錄4：通告（知）格式
檔案與檔案管理制度
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