中國**投資集團****檔案與檔案管理制度
第一條公司檔案與檔案實行統一管理。檔案與檔案的管理，要做到規範、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。總裁辦公室是公司檔案與檔案的主管部門。
第二條稱呼規範：
1) 公司本部：指公司總部包括總裁辦公室、人力資源部、資金財務部、資產管理部、投資管理部、審計監察部、投資銀行部、研究發展部。
2) 各部門：指公司本部各部門及中國木材流通協會
3) 所屬公司：指華星大廈、北京地產公司、天津中木、天津奧克亞、華東公司、上海公司及其它公司全資、控股或參股的具有獨立法人資格的公司
4) 集團：指中國華星發展集團公司
5) 董事會：本公司董事會。
第三條本規定所稱檔案是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界（包括**機構、企事業單位、法人機構、個人）相互交流的書面文件、電子文件、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。
第四條公司本部的檔案管理部門為總裁辦公室，凡涉及公司的檔案均需由總裁辦公室統一安排處理；所屬公司的檔案管理部門為各公司的辦公室或總裁辦公室。管理檔案與檔案的部門要設專職檔案與檔案管理員。
第五條公司發文：包括以公司名義發文，以部門名義發文，以黨委名義發文，以工會名義發文。
第六條文號管理：各部門發文必須先向總裁辦公室申請發文文號，發文文號規範如下：
1) 以公司名義發文：中**司字年號，此文號用於公布公司的重大事項及向董事會、**機構、相關企事業單位發文；
2) 以總裁辦公室名義發文：中**管字年號，此文號用於涉及總裁辦公室業務的發文；
3) 以人力資源部名義發文：中**人字年號，此文號用於涉及人力資源部業務的發文；
4) 以資金財務部名義發文：中**財務字年號，此文號用於涉及資金財務部業務的發文；
5) 以投資管理部名義發文：中**投資字年號，此文號用於涉及投資管理部業務的發文；
6) 以審計監察部名義發文：中**監字年號，此文號用於涉及審計監察部業務的發文；
7) 以投資銀行部名義發文：中**投行字年號，此文號用於涉及投資銀行部業務的發文；
8) 以資產管理部名義發文：中**資產字年號，此文號用於涉及資產管理部業務的發文；
9) 以研究發展部名義發文：中**研字年號，此文號用於涉及研究發展部業務的發文；
10) 以黨委名義發文：中國**黨字年號；
11) 以工會名義發文：中國**工字年號。
12) 公司文號順序以年為單位從001號開始，公司及各部門採用大排序的方式編號。
13) 各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。
第七條發文種類：
1) 請示：請上級指示和批准。
2) 報告：向上級機關匯報工作，反映情況。
3) 指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
4) 批覆：答覆請示事項。
5) 通知：傳達公司的重要情況以及相關事項，發布規章制度、要求下***或者需要知道的事項，批轉下級的公文或**上級公文，公布應當遵守或周知的事項。
6) 決定：對某些問題或者重大行動作出安排。
7) 函：平行部門之間互相商洽工作，答覆問題或知會有關事項。
8) 會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。
第八條發文格式：採有b5號紙，橫排。
1) 檔案抬頭：中國**投資集團****檔案，紅字。
2) 文號：加黑宋體小四號字。
3) 主送單位及標題：加黑宋體四號字。
4) 正文：仿宋小四號字，1倍半行距。
5) 單位印章：紅色公司章。
6) 日期：加黑宋體四號字，用大寫。
7) 抄報、抄送、存檔：宋體四號字。
第九條草擬公文應注意以下事項：
1) 內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
2) 反映情況要客觀，實事求是。
3) 文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規範。
4) 人、地、物名、引文及時間要具體、準確。
第一十條發文程式：
1) 發文部門負責檔案的起草工作，檔案起草完成後，首先到總裁辦公室申請文號，並填寫發文登記表。
2) 各部門發文前，首先由部門經理及主管總裁審核，後交由需會簽的部門，由會簽部門經理簽字確認後，交總裁審批。
3) 總裁審批後，由總裁辦公室秘書負責蓋章及形成正式檔案下發。
第一十一條檔案傳送與簽收程式：
1) 公司本部採用書面簽收髮式，總裁辦公室秘書直接將檔案交各部門經理，由部門經理在檔案發文單上簽收。
2) 對公司所屬公司發文，首先由秘書以傳真方式傳送檔案，然後採用郵寄方式遞送檔案原件，各公司於每月25日，將收到的公司檔案，以書面形式簽收，再將簽收單郵寄回公司，由秘書備案。若屬緊急事務，需立刻知悉各公司是否收到檔案，秘書需在傳真中註明，各公司收到傳真後，應立刻以傳真形式簽收，並由秘書在發文單中註明。
3) 在北京的部門及公司，緊急檔案以傳真方式，一般檔案以遞送方式，各公司在檔案發文單中簽收。若由本公司人員代交，需在發文單中註明。
第一十二條發文的判行許可權：
1) 以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。
2) 加蓋公司章的發文：應送呈總裁判行。
3) 若因緊急事務，總裁不在的情況下，可由公司主管行政的副總裁代為判行，但須經總裁補簽。
4) 以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門主管總裁判行。
第一十三條傳真發文管理：公司傳真由前台負責，公司所有傳真必須在前台登記，未登記的傳真，前台有權拒絕傳送，且可視為未經公司認可的檔案。
第一十四條收文：公司收文由前台負責，發往公司的各類檔案均由前台進行登記，公司人員若代為公司傳送檔案，也應首先將檔案交與前台，由前台登記。
第一十五條收文管理程式：
1) 公文處理：公司的所有收文必須登記，並註明公文轉移的去向。前台將公文登記後，交總裁辦公室秘書，由秘書根據公文內容向各部門及有關領導分發。
若秘書不能判明，由總裁辦公室主任決定。秘書須將檔案內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，秘書要立刻辦理檔案存檔手續。
2) 信函處理：
指名營業、工務、資材及採購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如係私事，再予發還；未能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封後如係公務文書，應交回前台依公文處理。
指名總裁助理以上人員的信函，逕送其本人，如係公務文書，再交回前台依公文辦理。
檔案檔案管理制度
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