1、 目的
為了保證質量體系檔案和資料的適用性、相容性、完整性、使質量體系執行的各個環節使用相應的檔案的有效版本。
2、 適用範圍
適用於與質量體系有關的檔案和資料的控制。
3、 職責
質量技術服務中心負責對管理性檔案和資料、技術性檔案和資料實施控制，營業部負責對有關商品的檔案和資料實時控制，各使用部門配合。
4、 活動內容
4.1 檔案和資料的分類
a、管理性檔案資料：質量手冊、程式檔案及其他管理性檔案等。
b、技術性檔案資料：圖紙、作業指導書、操作規程及與產品質量有關的技術性標準、資料等。
c、其他有關商品的資料：產品相關證照、產品宣傳**。
4.2 檔案和資料的編制、批准和發布
4.2.1質量手冊由管理者代表組織有關職能部門編寫，管理者代表審核、總經理批准發布。
4.2.2 程式檔案及其他管理性檔案由管理者代表組織各職能部門編寫，管理者代表批准後實施。
4.2.3 作業指導書、操作規程由各有關職能部門編寫，有部門負責人批准。
4.2.4 所有受控檔案由歸口管理部門加蓋「受控」章。
4.3 檔案和資料的發放
檔案和資料的歸口管理部門確定檔案和資料的發放範圍，經部門負責人批准後方可發放，發放時填寫「檔案資料領用登記表」，領用人簽字方可領用。
4.4 檔案的更改
4.4.1 檔案更改由提出更改要求的人員填寫「檔案更改申請表」，說明更改理由，按原審批程式經行檔案更改的審批。
4.4.2 檔案更改的審批由原審批部門的審批人負責，如遇特殊情況，需指定其他部門或其他人審批時，原審批部門提供作為審批所需依據的背景材料。
更改批准後由申請人將申請表送歸口管理部門，按檔案發放範圍進行控制。
4.4.3 檔案經多次更改或一次大幅度更改時，應進行換版，原版次檔案作廢。需換版的檔案，由歸口管理部門提出書面建議，經原審批人員批准後進行。
4.5 作廢檔案的處理
4.5.1 對被損嚴重，不能繼續使用的檔案或已經換版的原版次檔案由歸口管理部門收回，並發放新檔案。
4.5.2 對收回的沒有保留價值的檔案資料應填寫「檔案銷毀申請單」，由歸口管理部門負責人批准後進行銷毀，銷毀時應有監督人員在場。
對有保留價值的作廢檔案資料應加蓋「作廢」，「保留」掌，並和其他檔案資料分開保管。
4.6外來檔案的控制
4.6.1 國家、行業、地方標準由質量技術服務中心核查其有效性，凡有效標準均應加蓋「有效」掌。
4.6.2 其他外來檔案有對應的職能部門實施控制。
4.7 檔案資料的保管
4.7.1 檔案、資料的領用人要妥善保管好領用的檔案和資料，未經歸口管理部門同意不得將檔案、資料影印或供給他人。
4.7.2 當檔案遺失時，領用人要辦理申請補發檔案手續，經歸口管理部門確認無法尋找後，方可重新補發。
4.7.3 檔案的借閱要**件管理部門負責人批准，借用期間不得擅自影印，借閱人填寫「檔案借閱登記表」。
4.7.5 檔案的歸檔保管部門要建立「檔案保管台賬」。
4.8 在檔案和資料的控制活動中形成的質量記錄由歸口部門按「質量記錄控制程式」收集、整理、歸檔。
5、 相關檔案和資料
質量記錄控制程式
檔案與記錄管理制度
1.目的 統籌管理本公司管理有效運作所需檔案,確保檔案的有效性,並使公司各部門能合理地獲得並使用正確的檔案。2.範圍 本公司日常管理有效運作的流程 各類管理卡 規範 標準 方案 管理制度以及外來檔案或電子檔案均屬之。技術類檔案由技術中心另行統籌管理 3.定義 3.1外來檔案 本公司範圍之外的機構所提...
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