公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、管理職責
（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
（二）各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
（三）文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政部的領導下，其管理的主要職責為：
1、制定或參與制定關於文秘檔案管理方面的規章制度。
2、協助行政部長對各職能部門檔案資料歸檔管理的指導監督。
3、負責把永久性的文秘檔案移交給相關檔案機構的工作。
4、總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
二、歸檔資料的分類
1、a類——規章制度類；
2、b類——行政管理類；
3、c類——法制法規類；
4、d類——內部發文類；
5、e類——饋贈、捐贈資料類；
6、f類——標準、清單、檢驗報告、申請、說明類；
7、g類——各類事故類；
8、h類——裝置儀器類；
9、j類——基本建設類；
10、k類——經營管理類；
11、tz類——特殊載體類；
三、檔案資料的立卷歸檔
（一）檔案的收集
1、凡屬本制度第三條所涵蓋的檔案資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
2、銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱後由專人**並即刻銷毀，只財務部立卷留存。
3、業務要貨計畫、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4、各類外來檔案、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部檔案原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室**立卷留存。
5、公司員工應注意隨時收集各種資訊資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。
（二）立卷歸檔的時間
1、凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
2、對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務單位的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
（三）立卷歸檔的要求
1、各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字後各執乙份。
3、歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4、立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。
5、填寫案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用原子筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
6、立卷應以本單位形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
7、立卷應以同類問題為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
8、立卷應把上級檔案於本公司檔案（除請示、批覆外）按保管期限和檔案年限分開立卷。
9、立卷歸檔後，發現還有需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
10、檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
11、各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，並保持其完好無損。
12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
四、文秘檔案的借閱
1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
2、各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案部門領導批准，方可借閱。
3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完好，不得私自影印、影印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
4、珍貴或易損的檔案，應製成複製品提供使用。複製可採取影印、**、重印副本、摘錄等方式。複製檔案應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。
如有必要，給複製件加蓋公章，以示複製件不會有誤。
5、必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為七天，且必須經有關領導批准並辦理借閱手續；如要延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
五、文秘檔案保密要求
1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密**。
3、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。
5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6、外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
7、檔案管理員丟失或擅自提供洩漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
8、企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
六、超期檔案的銷毀
1、對超過儲存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷毀。
2、經批准銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
3、銷毀檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷毀的檔案作為它用，或作廢紙**。檔案銷毀後，監銷人應在銷毀註冊上簽字。
文秘工作與檔案管理制度
為規範我局處理工作，提高辦室辦事效率和質量，根據 黑龍江省實施細則 制定本制度。一處理指的辦理管理整理立卷歸檔等一系列相互關聯銜接有序的工作。二處理應當堅持實事求是精簡高效的原則，做到及時準確安全。三處理必須嚴格執行國家保密法律法規和其他有關規定，確保國家密的安全。四局辦室是處理的管理機構，主管本機...
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