檔案室管理制度

內部工作聯絡函

internal memorandum

為貫徹執行我酒店各項規章制度，提高全酒店員工的檔案意識和法制觀念，特加強我檔案室管理制度剛性。遵守檔案工作的各項制度規範。執行保密法規，杜絕檔案洩密事件發生。

現完善檔案室的管理及相關規定如下：

一．搞好檔案的保管、利用、統計和彙編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，並做好檔案利用登記等各種記錄。嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

二．本酒店從事建設、經濟、文化等活動中形成的有儲存價值的文字、圖表等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔範圍，歸檔時應注意保留原件。

三．歸檔檔案材料應按時間、類別等檔案管理的規範分類、並填寫各類目錄。所歸檔檔案統一建立電子資料庫，做到實際檔案與電子目錄更新的統一性。

凡相關部門進行檔案存檔時，需填寫《存檔確認表》，經理簽字後送辦公室核准，並在檔案存檔目錄表上簽字，行政部接收後需填寫存檔回執，存檔部門應妥善保管此回執，以便減少日後工作中各部門查閱資料所產生的不必要爭議。

附：四．檔案借閱管理系統化，對各類檔案均按規定的查閱範圍提供利用，查閱人員要填寫《檔案借閱申請表》如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的經過批准，方可查閱。查閱不可離開辦公室區域範圍，正本一般情況下不可借出，如有需要可申請影印件，需部門經理簽字報請辦公室審批，批准後方可生效。

借閱人對所借檔案要妥善使用，不准拆卷、抽頁、塗改、圈劃、汙損等，如發現以上情況，要追究責任，嚴肅處理。

附：批示

總經辦總經理