採購過程控制流程圖
1 目的
本過程目的是為了確保所採購的物料均能符合規定要求，且保證本公司生產過程所需物料的連續補給。
2 適用範圍
本過程開始於：生產物料需求
結束於：合格物料入庫
適用於: 採購物料的控制活動
3 職責
3.1 生產採購部部長是本過程的負責人。
3.2 生產採購部採購員負責採購管理控制活動。
4 定義 （無）
5 操作流程
5.1 採購申請及核准許可權
5.1.1 用於產品生產的原材料/零部件採購，由生產採購部負責依據《年度產品產量計畫》、原材料（零部件）/外協件庫存及最高/最低儲備定額等編制《 年度採購計畫》。
計畫經核對確認無誤後報主管副總經理審批。
5.1.2 生產採購部根據年度採購計畫及月銷售和產量計畫、原材料/外協件庫存及最高/最低儲備定額等，在每月中下旬編制下月採購計畫，月採購計畫經審核後報主管副總經理審批。
5.1.3 其它物資的採購由需求部門在每月25日前提出《 月物料需求計畫》,經部門經理審核後報主管副總經理批准。批准後交生產採購部實施採購。
5.1.4 如有顧客提供的產品，生產採購部可依據市場部下發的銷售計畫和庫存情況到顧客處採購。
5.1.5 特殊情況需緊急採購時，由需求部門依據物料需求狀況、庫存數量等相關資訊逐項填寫《採購申請單》，經部門經理審核後報主管副總經理審批。
《採購申請單》核准後送交生產採購部,採購員依據批准的《採購申請單》實施物料緊急採購。
5.2 採購原則
5.2.1 物料採購優先選擇《合格**商清單》中的**商，《合格**商清單》中**商不能滿足要求時要按《**商管理程式》重新選擇**商。
5.2.2 公司原則上採用合約採購方式,以確保貨源與**之穩定。
5.2.2.1合約採購：在規定資源內採購通用性物料,如原材料、備件和模具。
5.2.2.2 一般採購：除上述物料外,採用隨公司需求而適時採購的方式。
5.3 採購作業規定
5.3.1 詢價
5.3.1.1 凡屬一般採購,生產採購部至少應選擇三家符合條件的**商作為詢價物件。
5.3.1.2 確屬貨源緊張、獨家**、專賣品等特殊狀況,不受5.3.1.1條所限。
5.3.1.3 凡屬合約採購專案,生產採購部應依合約**核價,不需另詢價。但合約條件發生重大變化除外。
5.3.1.4 如向特約**商採購時,應有**明細,如特約**商有兩家以上,則應向其同時索要**明細表。
5.3.1.5 凡屬可做成本分析的專案,應要**商做成本分析,以作議價參考。
5.3.1.6 選擇詢價或採購物件,應依照生產廠商、**商、經銷商的順序選擇。
5.3.1.7 詢價後,應確認**方式、產品規格、採購條件等是否一致方可比價。
5.3.2. 議價
詢價後,應選兩家以上**商進行互動議價。議價時應注意兼顧品質、交貨期、服務等方面。
5.3.3 詢價、議價注意事項
議價優勢掌握，出現下列情況之一時，生產採購部應加強與**商議價:
a）市場****或有**趨勢時；
b）採購頻率明顯增加時；
c）本次採購數量大於前次時；
d）本次**偏高時；
e）有同樣品質、服務的**商提供更低**時；
f）公司策略需要降低採購成本時。
5.3.4 簽約
5.3.4.1 經議價達成一致後，經審核確認達到合格**商要求，可以按規定與其簽約。具體**商審核過程按公司《**商管理控制程式》執行。
5.3.4.2 雙方應同時簽訂《採購供貨合同》及其附件《**協議》、《技術協議》、《質量協議》。
5.4 採購物料技術規範
5.4.1 生產用原、輔材料和工裝夾具、檢具等採購技術資料由技術開發部負責提供，經主管領導審批後，交生產採購部；其它材料技術要求由需求部門負責提供，並經主管領導審批後與採購需求一同交生產採購部。
5.4.2 採購規範須包括公司的全部要求，必要時可超出公司要求，內容包括：
— 產品名稱、交貨形式、等級或其它準確標識方法。
— 材料範圍、圖樣、技術協議
— 可能涉及必須滿足我國**和銷售地區**發布的關於限制有毒，危險物品的各項安全環保法令、法規、規定
— 以及可能涉及關於產品安全性的責任和要求。
— 質量保證協議如質保書/自檢報告要求，檢驗規程。包裝和交付協議。
— 其它可能需要的檔案。
5.5 年度合同
5.5.1 《 年度採購合同》由生產部依據年生產計畫和年預算與供方簽訂。
5.5.2 《 年度採購合同》須經公司主管副總經理批准。
5.5.3 《 年度採購合同》應明確供方必須按《月採購訂單》100%交付。
5.5.4 《 年度採購合同》及其附件《**協議》、《技術協議》、《質量協議》要同時簽訂。
5.5.5 需緊急採購時，由需求部門填寫《採購申請》，如採購合同不能覆蓋緊急《採購申請》時，按**商選擇程式選擇**商後簽訂採購合同。
5.6 月份採購訂單
5.6.1 《 月份採購計畫》由採購員依據市場部月份生產銷售**計畫及其它需求部門《 月物料需求計畫》和庫存資訊等編制，由主管副總經理批准。
5.6.2 採購員依據《 月份採購計畫》和生產週期向**商下達《 月採購訂單》並實施採購。
5.7 採購執行、跟催
為保證供方能按《 月份採購訂單》準時交付，生產採購部採購員負責監控、跟蹤催促供方的交付進度：在訂單交付期前10個工作日應與供方確認訂單貨物的生產情況，在訂單交付期前5個工作日，應與供方確認供方發運情況。如不能按期交貨（超過三天以上）或出現特殊情況不能保證訂單生產，採購員應及時與供方溝通並向主管副總經理匯報。
5.8 檢驗
5.8.1 本公司如需在供方處對採購產品進行檢驗，應在《採購合同》中予以說明和規定。並在與供方簽訂的《技術協議》、《質量協議》中註明驗證採用的標準、方式和產品放行的準則。
5.9.2 合同應規定時，顧客或其代表有權在供方或本公司處對供方產品的驗證。
本公司不能把該驗證用作對供方質量進行有效控制的依據。顧客的驗證既不能免除本公司或供方提供不接收產品的責任。
5.9 採購物料驗收
5.9.1 供方提供的產品必須符合相應的安全環保法令、法規規定；並按合同送交指定地點；並附有自檢報告或質保書、發貨清單，不符則拒收。
5.9.2 採購員與倉庫管理員核實供方提交的配送數量、品種、規格、質量證明檔案一致後，填寫《檢驗申請單》送質量保證部。
5.9.3 質保部接到《檢驗申請單》後1個工作日內實施檢驗，並在檢驗完成後將檢驗結論填寫在《檢驗申請單》上，同時通知採購員並在1個工作日內將《檢驗申請單》返回給採購員。
a）如檢驗合格，檢查員同時要通知採購員及庫房按規定辦理入庫手續。
b）如檢驗不合格，檢查員要開具一式貳份的《質量資訊反饋單》報送質量保證部，由質保部長、技術開發部長確認檢驗結果並在《質量資訊反饋單》上簽署處理意見。質保部負責將簽署後的《質量資訊反饋單》提交生產採購部，採購員根據《檢驗申請單》和《質量資訊反饋單》的意見，確定是否入庫、讓步接收或退回**商（包括向**商索賠）。
5.10 物料入庫
合格物料由生產採購部組織入庫實施倉儲管理。《入庫單》應有質檢員簽字確認物料的狀態。不合格的物料不能入庫。
5.11 **商管理
**商管理按《**商管理控制程式》執行。
6 業績指標
7 記錄
8 參考檔案（列入本程式所參考和涉及的其它標準或檔案）
8.2 **商管理程式編號：qt/qx-18-2010
8.3 **商業績評價細則編號：qt/qx-19-2010
9 更改記錄
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