合同控制程式
1 目的
為確保簽訂的合同得到有效控制，以達到各相關方的滿意。
2 範圍
本程式適用於公司的合同評審；執行法規、標準、技術條件、驗收標準等方面的安全效能要求；適用合同簽訂、修改、審批等過程的內容和方法。適用於對合同的管理與控制。
3 職責
3.1 營銷部對合同進行歸口控制，負責：
1）組織相關部門對合同文字進行評審，對異議負責與顧客溝通，並達成共識。
2）負責合同的簽訂與修改，並對合同的要求傳遞至相關區域。
3.2營銷部長負責對所簽訂合同的審核，包括對常規合同的批准。
3.3總經理負責對重要合同的批准。
3.4生產、**、技術、質撿等區域參與合同的評審。
4 程式
4.1 合同要求的識別
營銷部負責識別顧客對產品的需求與期望；根據顧客訂貨要求，填寫「合同內容」，合同要求包括以下內容：
a) 顧客的要求：包括產品質量要求、服務（如運輸、培訓等）、**等方面要求。
b) 執行法律、法規、標準、技術條件、驗收標準等方面的安全效能要求。
c) 產品製作的界定範圍。
d) 其他事宜。
4.2 合同評審
4.2.1 在投標、簽訂合同或訂單以前，營銷部應對顧客的要求及公司的要求組織相關部門進行評審。
4.2.2 對合同要求的評審應確保：
a) 產品要求（包括顧客的要求，執行法律、法規、標準、技術條件、驗收標準等方面的安全效能要求，公司要求）得到確定；
b) 顧客沒有以檔案形式提出要求時，顧客的要求應在評審前得到確認；並以檔案的形式確定。
c) 規定的要求是否表述清楚；表述不一致的標書、合同或訂單都必須是唯一的表述；
d) 產品是否有超出許可範圍的現象；
e) 產品是否超出公司能力範圍（通過外委也無法解決）。
4.2.3 評審方法
公司將合同分為二類，按合同型別採用不同方法實施評審。
4.2.3.1 公司定型產品的合同：由營銷部或授權人員直接評審，在合同或訂單上簽署評審意見和簽字。
4.2.3.2 以銷定產合同：
1）重要合同評審由總經理主持，各部門負責人參加；就各自職責發表意見，確定所採取的措施並做出評審結論；在「合同評審記錄」上簽字後，各職能部門按指令行事。
2）普通合同評審由生產副總經理主持，相關部門參加，形成結論，簽字後執行。
3） 其他合同（如**訂貨等）：營銷部或授權人員負責將相關內容填入「**記錄」中，用傳真方式經客戶確認，而後簽訂正式合同，按普通合同進行評審。
4.2.4 在評審中，為滿足產品生產、運輸、安裝和服務的要求，應採取的措施，包括：
a) 隨時與顧客溝通需求資訊；
b) 為完成合同，應採取的措施。
c) 營銷部負責儲存合同評審及採取措施的記錄。
4.3 合同的簽定和審批
4.3.1 按規定評審後的合同由以下人員簽訂與審批：
（1）書面的普通合同由總經理授權的銷售人員與其簽訂，營銷部長審批；
（2）重要合同由總經理授權的銷售人員與其簽訂，營銷部長審核，總經理批准；
（3）對長期供貨單位的合同，合同內容確認後即視為同合簽定，營銷部長審批。
（4）對上述所簽訂的合同營銷部應對合同進行編號並建立「合同臺帳」。
4.4合同實施
4.4.1 合同簽訂後，營銷部負責將合同檔案內容以「合同資訊傳遞單」（例如合同任務單）的形式下達到相關部門，作為技術、生產、採購、檢驗和服務等的依據。
要求設計的產品，營銷部須將顧客的設計條件轉交至技術部。
4.4.2 營銷部負責合同執行的檢查和監督，隨時與顧客保持溝通。
4.5 合同修改
4.5.1 當合同要求變更時，營銷部負責與顧客溝通，填寫「合同資訊傳遞單」，按4.2條要求對合同變更部分進行評審，並將合同資訊及時、準確地傳遞到各相關部門。
4.5.2 由於產品合同的變更，相應的檔案，規範、檢驗等，應得到及時的更改。按執行《檔案控制程式》。
4.6 顧客的溝通
4.6.1 公司在產品交貨前銷售人員與顧客保持資訊的溝通。向顧客介紹產品的進展情況，回答顧客的諮詢並按規定記錄。
4.6.2 在產品製造中，將合同執**況反饋給顧客，將客戶的要求資訊及時傳遞到公司內部相關部門，使公司與顧客的意見協調一致。
4.6.3 在產品交貨後，主動收集和徵求顧客的意見，妥善處理顧客與公司的意見和投訴；以取得顧客的持續滿意程度。
4.7本程式所形成的記錄由營銷部負責按《記錄控制程式》相應規定進行。
5 相關檔案
hc/qp3.1-2014《檔案控制程式》
hc/qp3.2-2014《記錄控制程式》
hc/qp15.4-2014《服務控制程式》
6 本程式涉及的質量記錄
hc/4-01-a 《合同臺帳》
hc/4-02-a 《**記錄》
hc/4-03-a 《合同評審記錄》
hc/4-04-a 《合同資訊傳遞單》
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