合同評審控制程式

江蘇道明化學****qhems/b-7201-ⅰ-2015

發放編號：

受控狀態：

編制：銷售部審批：陸喬年

2015-1-1發布2015-1-1實施

1目的對本公司每份合同/訂單（草案）的內容進行評審，確認本公司是否具有滿足合同/訂單要求的能力，協作廠家是否有滿足合同/訂單要求的能力。

2適用範圍

適用於本公司在每份合同/訂單簽訂前，就合同/訂單內容及履約能力進行評審的活動。

3職責3.1銷售部負責合同評審。

3.2生產部、銷售部、採購部、技術部參與合同評審。

3.3總經理負責批准特殊要求產品及重大銷售合同。

4 工作程式

4.1顧客需求和期望的識別

銷售部負責識別顧客對產品的需求和期望，根據顧客的要求，如合同草案、投標書、口頭（**）、訂單等，包括：

a）顧客明示的要求，包括產品的質量要求、交付日期、支援服務（運輸、保修、培訓等），**等方面要求。

b）顧客未明示的要求，但預期或規定的用途所必要的產品要求；

c）國家強制性標準及法律、法規規定的要求；

d）公司為滿足顧客要求所作出的承諾。

4.2對產品要求的評審

4.2.1在投標、接受合同或技術協議前，銷售部應組織對產品要求的評審。

4.2.2評審

4.2.2.1對產品要求的評審應確保:

a）產品要求（包括顧客的要求和公司自行確定的附加要求）得到規定；

b）顧客的要求在接受前得到確認；

c）雙方不一致的意見已予以解決；

d）公司有能力滿足規定的要求。

4.2.2.2合同分類

a）口頭訂單：老顧客以**等口頭形式所確定的標的較小的合同或協議。

b）常規合同：常規產品合同；

c）特殊合同：常規合同外的所有合同，如標的較大，產品改進採用新材料、新技術的合同。

4.2.2.3公司根據不同的合同型別採用不同的方法進行評審產品的要求

a)口頭定單（如**定單），由銷售部業務接洽員負責將相關內容（或要求）填入「來電來函登記表」中，經雙方（**訂單採用**記錄的方式）確認後報銷售部負責人簽字確認即完成評審。

b)常規合同，簽訂合同雙方簽字蓋章視為合同評審完成。

c)特殊合同：由銷售部牽頭會同生產部、銷售部進行會議評審，必要時，評審可邀請顧客或其他代表參加，以便對合同中的產品要求進行協商，取得一致意見，業務接洽員在「合同評審表」上填寫評審意見，各相關部門負責人（評審人員）簽字確認，報總經理批准後實施。

4.2.2.4在評審過程中，評審人員對產品要求中的有關內容提出異議或修改建議時，由銷售部負責與顧客聯絡，徵求其書面意見，必要時，再組織有關部門進行會議評審。

4.2.2.5銷售部負責儲存「來電來函登記表」、「顧客的要求評審表」，合同及其他相關檔案，包括評審過程中提出的問題的解決及評審結果的實現等跟蹤措施的記錄。

4.3合同的簽定和實施

4.3.1對產品要求評審後，銷售部負責人或業務員代表公司與顧客簽訂合同，對老顧客的口頭定單，雙方對「來電來函登記表」確認後，即視同簽訂合同，對於新顧客需安排生產時，則必須簽訂正式合同，合同形式應是書面的。

4.3.2合同簽定後，銷售部負責把相關的檔案和資訊及時傳遞到相關部門，作為採購、生產、檢驗和交付等的依據。

4.3.3銷售部應經常對合同的執**況進行監督檢查，發現問題或偏離計畫時應同相關部門協調解決，必要時按《糾正和預防措施控制程式》採取相應措施，並根據需要及時將資訊與顧客溝通。

4.4產品要求的變更

當產品要求由於某種原因需要變更時，公司或顧客應有書面檔案，須雙方同意後，對相應的檔案（合同、口頭合同記錄等）進行修改，並通知各相關部門，必要時，對變更的內容需重新評審。

4.5產品生產前，生產過程及交付後的溝通。

4.5.1銷售部負責與顧客溝通，運用各種渠道（走訪、座談、問卷等）解答顧客的諮詢並予以記錄。

4.5.2在合同執行過程中，銷售部應隨時與顧客溝通，根據顧客的需要可將合同的執**況隨合同的進展反饋給顧客，確保與顧客要求（包括變更情況）協調一致。

4.5.3產品交付後，銷售部要收集顧客的反饋資訊，妥善處理顧客抱怨，以取得顧客的持續滿意，具體執行《生產和服務控制程式》的有關規定。

4.6銷售合同應建立「合同臺帳」

4.7相關記錄的儲存按《記錄控制程式》規定執行。

5相關檔案

5.1《糾正和預防措施控制程式》

5.2《檔案控制程式》

5.3《記錄控制程式》

5.4.《生產和服務控制程式》

6質量記錄

6.1.合同臺帳

6.2.客戶調查表

6.3.售後服務記錄

6.4. 4合同評審表

6.5.來電來函登記表

6.6.合同更改審批通知單

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