．管理縱橫．
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企業檔案資訊化管理的弊端及改進策略口付黎
鶴壁無線電管理局
摘要：檔案是一種重要的資訊資源，通過查閱檔案可以為經營管理者提供大量的商業資訊及實踐經驗，以有效處理實際經營中
面臨的各種問題。考慮到傳統檔案管理制度存在的問題，企業需積極調整管理措施維護檔案資源的安全性。該文分析了檔案管理制度存在的不足，倡導積極推廣電子檔案及其管理策略，以充分發揮對檔案資源的保護作用。
關鍵詞：檔案；管理；資訊化；弊端；對策
新時期企業在市場經營中面臨著不同的挑戰，加強內部綜其是以計算機為控制中心的辦公自動化系統，對商業經濟活動合管理力度有助於協調規章制度的執行，為企業未來的規劃發
的執行提供了諸多方便。基於計算機的電子檔案管理可大大減
展創造有利的條件。檔案管理是企業日常經營的一項必備工作，小企業的管理難度，使其能更加便捷地調控利用檔案資源。作為對檔案採取有效的管理維護措施可保障企業資訊資源的安全
電子檔案管理人員，必須要對計算機技術的相關功能詳細了解，
性。這樣才能更好地參與檔案管理工作。
檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。包（一）儲存功能。傳統手工檔案均以檔案的形式儲存於檔案括：
檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和室，經過十年以上的積累後，檔案室儲存的檔案數量劇增，導致檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提檔案占用了企業較大的儲存空間。計算機具有強大的儲存功能，供利用。這８項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分利用電子檔案把相關資料錄人檔案，再儲存於計算機的資料庫，為６個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。
由於無需占用太大的儲存空間。
現代檔案管理工作已成為複雜的系統，故也有按多層次進行劃（二）查詢功能。為了滿足日常經營管理的需要，企業會根據分的方法。
早期記錄的資訊資料制定市場策略，查詢檔案檔案是獲取原始一
、企業檔案管理制度的弊端
資料及資訊的最佳方式。計算機技術運用於電子檔案管理可自市場經濟體制改革之前，經營者未能對檔案管理工作給予
動生成查詢介面，只需輸入相應的檔案**即可快速查詢檔案，足夠的重視，忽略了檔案資訊資源對未來企業規劃發展的重要
減短了檔案查詢的時間。
意義。市場經濟改革之後，企業對檔案資料的使用價值有了新的（三）監測功能。檔案是企業經營的重要資訊資源，檔案失竊
認識，相應的檔案管理制度也逐漸編制推廣。但隨著經濟全球化會造成重要的商業資訊被盜，帶來巨大的經濟損失。電子檔案的時期的到來，企業在國內同行競爭中的壓力更大，加強內部各項推廣可利用計算機的自動監測功能，對資料資訊自動監測以確管理工作是保證經營收益的基礎，也是經營改革的有利條件。
就保安全。如：電子檔案傳輸期間，利用計算機監測技術可發現異目前檔案管理工作來看，其依然存在著各種弊端，具體情況：
①常資訊，確保檔案資訊的安全。
制度方面。缺乏綜合性的管理制度，現有制度對檔案的使用問題
三、計算機系統技術應用的安全問題
沒有針對性的管理，導致檔案資源丟失、損壞等問題普遍。②人
計算機控制系統是其功能發揮的基本保證，只有在保證控
員方面。企業缺少專業的檔案管理人員，多數檔案均由財務部門制系統正常的執行狀態下才能獲取系統操作的功能結果。許多
或其它部門人員代管，嚴重影響了檔案管理的成效。⑧技術方企業在經營或生產期間均利用計算機系統作為控制中心，對其面。考慮到經營成本，對於辦公自動化模式的運用不夠充分，各它環節的生產加工實施必要的調控。
系統技術在應用期間要防種自動辦公技術未能推廣運用，降低了檔案管理的工作質量。
止外界因素的干擾，尤其是病毒感染、惡意攻擊等，積極採用安電子檔案是指通過計算機磁碟等裝置進行儲存，虛擬檔案全防護技術。若使用者在使用計算機完成某項任務操作時，由於人是用來區別於一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案資訊以為因素造成硬體故障則會中斷裝置運用，導致正在編輯的資料位元組、位元方式表示並使之在電腦網路上流動，有助於企業建立
資訊丟失。相比硬體技術，軟體技術應用面臨的問題更多，主要遠端電子檔案管理系統。根據電子檔案的運用狀況，其所採用的
應用難點在於「安全問題」，往往會導致計算機系統面臨巨大的介質主要有磁碟、磁帶和光碟，利用這些介質對電子檔案進行綜
風險。合化處理可保證檔案資訊的安全性及完整性。如：準確性。電（一）安全問題。比較常見的安全問題包括：①病毒感染。計
子檔案的錯誤率明顯高於手工檔案，在傳輸檔案資訊時計算機
算機病毒具有傳播性、擴散性、破壞性等特點，網路使用者操作時
會自動檢測錯誤資訊，提高了檔****率。②便捷性。電子檔
會遇到帶有病毒的檔案、按鈕、頁面等，一旦操作便會造成計算案便於管理查詢，無需占用太大的儲存空間，給企業的資訊調控機中毒問題。遭受病毒感染的計算機系統不僅資料安全無保障，提供了更多的方便。③經濟性。
電子檔案相對於紙張材料，在使
內部重要資訊也會被盜用、竊取，給使用者造成了較大的經濟損
用、儲存等方面的成本優勢較為明顯，在方便管理人員儲存的同失。②惡意攻擊。惡意攻擊是黑客針對性的破壞行為，對計算機
時降低了檔案管理的成本投資。
系統造成的破壞也相當大。如：黑客對銀行系統的惡意攻擊，獲
二、計算機技術用於電子檔案管理
取賬戶密碼後盜用資金，所造成的經濟損失不可估量。另外，計計算機技術的推廣給企業的經營發展帶來了諸多方便，尤
算機系統本身的漏洞缺陷也是惡意攻擊發生的因素，攻擊嚴重
囫————管理縱橫
煤炭企業全面預算管理的現狀和實施必要性
口張衛東河南平寶煤業****
摘要：全面預算管理是現今大型企業集團普遍採用的一種先進管理模式。但在煤炭企業中，由於受以前技術手段和管理思路的
侷限，無法真正做到實施全面預算管理。隨著煤炭企業的不斷發展，規模的不斷擴大，煤炭企業實施全面預算管理的要求逾顯迫切。
關鍵詞：煤炭企業；全面預算管理；現狀；必要性
企業全面預算管理在西方國家不僅**部門和非盈利組織
普遍採用，而且成為盈利組織最重要的管理制度、管理慣例和管理理念之一。從２０世紀９ｏ年代初開始尤其是近年以來，由於國家經貿委和財政部的大力推動，預算管理在我國得到了一定的發展。國家經貿委和財政部相繼在２ｏｏ１年４月２８日及２ｏ０２年
經營計畫由上級行政主管機關下達，所需的大部分物資由國家統一分配，產品由國家統購包銷，利潤實行財政統收統支，企業
沒有自主權，企業的中心任務是完成和超額完成國家計畫，只管生產，重視產量、產值，不問需要、不問經營、不問經濟效益。企業
的預算只是附屬於國家財政預算而成為國家預算的乙個組成部
分，沒有自己的預算管理體系。
改革開放以來，煤炭企業開始重視市場需要，根據市場調查
４月１０日發布實施《企業國家資本與財務管理暫行辦法》和《關於企業實施預算管理的指導意見》，為企業的預算管理在我國的進一步發展提供了制度指南。我們有理由相信我國的預算管理必將取得重大進展。但目前總的來說，全面預算管理在中國還只
能說是許多操作層面上的問題需要梳理。據有關調查顯示：在我
和**作出經營決策，注意產品適銷對路，並努力開發新產品，謀求企業經濟效益和社會經濟效益。部分企業推行了內部銀行、
內部經濟核算、經營排程、內部承包「四位一體」管理機制以及全
國開展預算管理的企業中，大部分做的並不到位，預算失敗的個
案也不在少數。問題究竟出在**？我們認為可以從預算管理的現狀開始進行剖析。
一面質量管理、市場**、目標管理等企業管理方法。這些管理方
法對強化企業管理都起到了一定的積極作用。但是，隨著市場經濟的發展，企業的管理模式需要不斷地創新與完善。
近年來，在**部門和學術界積極推動下，全面預算管理受到了煤炭企業的廣泛關注，一些企業對全面預算管理進行了有益的探索，積累了一定的經驗。但是，目前煤炭行業開展全面預
、煤炭企業全面預算管理現狀
隨著時代的發展及我國經濟體制的改革，煤炭企業全面預
算管理也走過了其獨特的發展歷程。
計畫經濟時期，基於我國的財政預算制度，煤炭企業的生產
算管理所面臨的局面是：實施全面預算管理的煤炭企業只是少
會造成網路系統癱瘓。
（二）安全技術。加強計算機安全防禦功能是使用者應當考慮的首要問題，系統安全係數高低直接關係著使用者的切身利益。操控系統不僅要安裝標準規範控制，還要引用先進的安全防禦技術。
兩種常用的安全技術：①檢測技術。檔案傳輸環節實施檢測，
樹立檔案管理創新思想，開展創新實踐。對檔案管理的現狀和特
點做到心中有數，要端正創新行為，做到穩步前進。
總之，檔案是企業極為重要的資訊資源，其記錄了企業在成立、經營、變革等不同時間階段的變化情況，能夠為未來的經營管理提供真實的參考依據。傳統手工寫入檔案因多方面因素影響而出現資訊不全、檔案受損等問題，導致企業人力、物力、財力
防止資料資訊被攻擊者擷取或盜用。一般情況，使用者可在傳送端與接收端之間設定監測軟體，當檔案傳輸遭受攻擊時可中斷系統操作，以免完整資訊被攻擊者竊取。②加密技術。資料加密是
最普遍的安全技術之一，其可以對檔案、資料庫、作業系統等設定密碼加密，使用者未經授權無法作業系統。如：對某一檔案設定
等多方面資訊不全。電子檔案的出現使得管理工作的難度大大
減小，並且為企業呼叫檔案資源提供了諸多方便。
參考文獻：
業管理加密後，僅使用者可以檢視檔案內容，其它人員無法開啟檔案瀏覽。計算機軟體系統、硬體系統均帶有優越的操作效能，使用者在
執行操作命令時要協調軟硬體的執行狀態，把重點放在安全風險的預防方面。
四、結束語
［３１吳桂敏．創新檔案管理工作思路的理性思考ⅱ１．安徽農業
科學［４】羅紅偉．事業單位人事檔案管理創新勢在必行ｕ１．黑龍江
科技資訊
社會需要創新，陳舊的管理模式與社會主義市場經濟下的靈活的機制出現了諸多不適應的地方。如果不更新管理模式，中國檔案管理行業必定走向滅亡。要使檔案工作有高度、有特色，適應社會發展的需要，就要按照「面向世界，放眼未來」的原則，
【５】譚紅英．檔案管理制度存在的弊端及優化方式ⅱ］．長春工業大學學報
（編輯：ｋｄ）
企業檔案資訊化建設
摘要 所謂企業檔案資訊化，就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行收集 管理 開發和提供利用服務。換句話說企業檔案資訊化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管 利用為重點向以檔案數位化管理和企業檔案資訊實現高度共享為重點的轉變過程。關鍵詞 檔案資訊化建設 企業檔案資訊化主要包...
企業檔案管理資訊化建設探析
作者 郭曉濱 卷宗 2019年第09期 摘要 在科技的引領下，企業檔案管理工作進入全新發展階段，以資訊化為方向，發揮資訊科技的優勢，推動傳統紙質檔案管理模式向電子檔案管理趨勢發展，有效提公升檔案資源共享程度，檔案開發與利用效率顯著提高。關鍵詞 企業 檔案管理 資訊化建設 問題 對策 檔案是企業重要的...
檔案管理的資訊化建設
摘要 隨著計算機技術的飛速發展及逐步推廣應用，對檔案進行資訊化管理的條件也已日趨成熟。面對施檔案資訊化管理的實施，檔案管理者迎來挑戰，也直面機遇。只要充分發揮檔案管理人員的主動性 積極性，必將開創資訊話檔案管理的新局面。關鍵詞 檔案管理資訊化建設重要性保障措施具體方法 中圖分類號 g271文獻標識碼...