第六章專案的時間管理
【本章導讀】本章將全面討論有關專案時間管理的內容、方法和理論。本章著重討論了專案時間管理的基礎工作和專案工期計畫與控制的程式和方法。這包括專案活動的界定、專案活動的排序和專案活動的工期估算，以及專案工期計畫的編制程式、編制技術與方法；同時還深入地討論了專案工期計畫控制的內容和方法。
第一節專案活動的界定
專案的時間管理又叫專案工期管理或專案進度管理。專案的時間管理是為確保專案按時完工所開展的一系列管理活動與過程。這包括：
專案活動的界定和確認（即分析確定為達到專案目標所必須進行的各種作業活動），專案活動內容的排序（即分析確定工作之間的相互關聯關係並形成專案活動排序的檔案），估算專案活動工期（即對專案各項活動所需時間做出估算），估算整個專案的工期，制定專案工期計畫，對作業順序、活動工期和所需資源進行分析，制定專案工期進度計畫；管理與控制專案工期進度等。這些專案時間管理的過程與活動既相互影響，又相互關聯，它們在理論上是分階段展開的，但在實際專案實施和管理中，它們卻是相互交叉和垂疊的。本章將分別討論這些專案時間管理過程與活動的內容。
一、 專案活動界定的概念及其所需資訊
專案活動的界定是指識別實現專案目標所必須開展的專案活動，定義為生成專案產出物及其組成部分所必須完成的任務，這樣一項特定的專案時間管理工作。在專案時間管理中，專案活動界定的主要依據是專案的目標、範圍和專案工作分解結構。同時，在專案活動界定過程中，還需要參考各種歷史資訊與資料，考慮專案的各種約束條件和假設前提條件等等。
專案活動界定的結果是給出乙份專案活動清單，以及有關專案活動清單的支援細節和對於專案工作分解結構的更新。正確地界定乙個專案的全部活動必須依據下述資訊和資料：
1. 專案工作分解結構
專案工作分解結構（wbs）是界定專案活動所依據的最基本和最主要的資訊。專案工作分解結構是乙個關於專案所需工作的一種層次性、樹狀的分解結構及其描述。它給出了乙個專案所需完成工作的整體表述。
專案工作分解結構是界定專案所需活動的一項最重要的依據。下面的圖6-1給出了乙個軟體開發專案的工作分解結構，由圖中可以看出整個軟體開發專案的工作被分解為兩個層次構成的一系列工作，依據這一工作分解結構，就可以進一步細化並界定出這個專案的全部活動了。專案活動界定所依據的專案工作分解結構的詳細程度和層次多少主要取決於兩個因素，乙個是專案組織中各個專案小組或個人的工作責任劃分和他們的能力水平，另乙個是專案管理與專案預算控制的要求和能力水平。
一般情況下，專案組織的責任分工越細，管理和預算控制水平越高，工作分解結構就可以詳細一些，並且層次多一些。反之，工作分解結構就可以粗略一些，層次少一些。因此，任何專案在不同的專案組織結構、管理水平和預算限制前提下，都可以找到許多種不同的專案工作分解結構。
例如，不同專案團隊可能為同乙個管理諮詢專案做出兩種不同的工作分解結構，這兩種工作分解結構都能夠實現這一項目的目標，只是在專案組織管理與預算控制方面會採取不同的模式和方法。因此，在專案活動界定中還必須充分考慮專案工作分解結構的詳細程度和不同詳細程度的方案對於專案活動界定的影響。
圖6-1 軟體開發專案工作分解結構示意圖
2. 確認的專案範圍
專案活動界定的另乙個依據是既定的專案目標和專案範圍，以及這方面的資訊和資料。實際上，如果乙個專案的目標不清楚，或者專案範圍不確定，那麼就可能在界定該專案活動的過程中漏掉一些專案必須開展的作業與活動；或者是將一些與實現專案目標無關的工作界定成為專案的必要活動，從而形成出現超越專案範圍的工作與活動。這些都會給專案時間管理和整個專案管理帶來很大的麻煩。
所以專案活動界定中必須以引進獲得確認的專案範圍作為主要依據。
3. 歷史資訊
在專案活動界定中還需要使用各種相關的專案歷史資訊。這既包括專案前期工作所收集和積累的各種資訊，也包括專案組織或其他組織過去開展類似專案獲得的各種歷史資訊。例如，在類似的歷史專案中究竟曾經開展過哪些具體的專案活動，這些專案活動的內容與順序如何，這些專案活動有什麼經驗與教訓等等，這些都屬於專案的歷史資訊。
4. 專案的約束條件
專案的約束條件是指專案所面臨的各種限制條件和限制因素。任何乙個專案都會有各種各樣的限制條件和限制因素，任何乙個專案活動也都會有一定的限制因素和限制條件。這些限制因素與條件也是界定專案活動的關鍵依據之一，也是界定專案活動所必須使用的重要資訊。
例如，乙個高科技產品開發專案會受到高科技人才資源，資金，時間等各種因素和條件的限制，這些約束條件都是在界定這一項目的活動中所必須考慮的重要因素。
5. 專案的假設前提條件
這是指在開展專案活動界定的過程中，對於那些不確定性的專案前提條件所給出的假設，這些假設的前提條件對於界定乙個專案的活動來說是必需的，否則就會因為缺少條件而無法開展專案活動的界定。因為到專案活動界定時，專案的某些前提條件仍然無法確定，所以就需要根據分析、判斷和經驗，假定出這些具體的專案前提條件，以便作為專案活動界定的前提條件使用。需要注意的是專案假設前提條件存在一定的不確定性，會給專案帶來一定的風險。
上述這些都是在專案活動界定工作中所需的依據和資訊。另外，在進行專案活動界定的同時，還要考慮進一步分析、修訂和更新專案的範圍、歷史資訊、各種專案約束條件和假設前提條件，以及各種可能發生的專案風險等要素。
二、 專案活動界定的方法
如果要完成乙個專案首先就要確定究竟該專案需要通過開展哪些活動才能夠實現專案目標。專案活動界定的結果就是要給出這樣乙份包括所有專案活動的清單。準備這樣乙份專案活動清單可以採用很多不同的方法，一種方法是讓專案團隊成員利用「頭腦風暴法」，通過集思廣益去生成乙份專案活動清單，這種方法主要適合於較小專案活動的界定。
但是對大型和較複雜的專案，則需要使用專案工作分解結構，依據如下的方法去界定和給出專案活動的清單。
1. 專案活動分解法
專案活動分解法是指為了使專案便於管理而根據專案工作分解結構，通過進一步分解和細化專案工作任務，從而得到全部專案具體活動的一種結構化的、層次化的專案活動分解方法。這種方法將專案任務按照一定的層次結構，逐層分解成詳細、具體和容易管理控制的一系列具體專案活動，從而更好地進行專案的時間管理。這種專案活動分解法有助於完整地找出乙個專案的所有活動。
使用專案活動分解法最終得到的是關於專案活動的界定，而不是對於專案產出物的描述，這種專案活動界定的結果是為專案時間管理服務的，而不是為專案質量管理服務的（專案產出物的描述主要是為專案質量管理服務的）。
2. 專案活動界定的平台法
專案活動界定的平台法也叫原型法，它使用乙個已完成專案的活動清單（或該活動清單中的一部分）作為新專案活動界定的乙個平台，根據新專案的各種具體要求、限制條件和假設前提條件，通過在選定平台上增減專案活動的方法，定義出新專案的全部活動，得到新專案的活動清單。這種方法的優點是簡單、快潔、明了，但是可供使用的平台或原型（已完成專案的活動清單）的缺陷和缺乏會對新的專案活動界定結果帶來一定的影響，而且會由於既有平台的侷限性而漏掉或額外增加一些不必要的專案活動。
三、 專案活動界定的結果
專案活動界定的結果是給出下述資訊和檔案，以指導下一步的專案時間管理工作：
1. 專案活動清單
專案活動界定工作給出的最主要資訊和檔案是專案活動清單。專案活動清單開列出了乙個專案所需開展和完成的全部活動。專案活動清單是對專案工作分解結構（wbs）的進一步細化和擴充套件，專案活動清單中列出的活動與專案工作分解結構給出的工作包相比，更為詳細、具體和具有可操作性。
對於乙份專案活動清單的具體要求有兩條，其一是要包括乙個專案的全部活動內容，其二是不能包含任何不屬於本專案的活動內容，即與實現專案目標的無關的任何活動。
2. 相關的支援細節
這是指用於支援和說明專案活動清單的各種具體細節檔案與資訊。這既包括給定的專案假設條件和各種專案限制因素的說明和細節描述，也包括對於專案活動清單的各種解釋和說明的細節資訊和檔案等。這些相關的支援細節資訊都必須整理成檔案或文件材料，以便在專案時間管理中能夠很方便地使用它們。
它們通常需要與專案活動清單一起共同使用。
3. 更新後的工作分解結構
在使用專案活動分解方法界定乙個專案的活動過程中，專案管理人員會發現原有的專案工作分解結構中的一些遺漏、錯誤和不妥的地方，這就需要對原有專案工作分解結構進行必要的增刪、更正和修訂，從而獲得乙份更新後的專案工作分解結構，這也是專案活動界定工作的結果之一。當出現這種情況的時候，還需要同時更新其他的相關專案管理檔案。特別是在專案活動界定過程中，如果決定採用新的技術或方法去實施專案，或者採用新的組織結構與管理控制方法時，就必須進行這類專案工作分解結構的更新工作。
否則會造成專案活動界定檔案與專案其它管理檔案的脫節現象，從而使專案管理陷入混亂。
第二節專案活動的排序
一、 專案活動排序的概念
專案活動排序是通過識別專案活動清單中各項活動的相互關聯與依賴關係，並據此對專案各項活動的先後順序進行合理安排與確定的專案時間管理工作。為制定專案時間（工期）計畫就必須科學合理地安排乙個專案各項活動的順序關係。一般較小的專案或乙個專案階段的活動排序可以通過人工排序的方法完成，但是複雜專案的活動排序現在多數要借助於計算機資訊系統完成。
為了制定專案時間（工期或進度）計畫，必須準確和合理地安排專案各項活動的順序並依據這些活動順序確定專案的各種活動路徑，以及由這些專案活動路徑構成的專案活動網路。這些都屬於專案活動排序工作的範疇。
二、 專案活動排序的依據
專案活動排序所需的依據主要包括如下幾個方面的資訊：
1. 專案活動清單及其支援細節檔案
這些是專案活動界定階段的工作成果。其中，專案活動清單開列出了專案所需開展的全部活動，專案活動清單的支援細節檔案說明和描述了專案活動清單的相關細節、依據與假設前提條件。它們都是專案活動排序工作的非常重要的依據。
2. 專案產出物的說明與描述
專案產出物是開展專案活動的最終結果，或叫專案的產品。專案產出物的專業特性和管理特性會直接影響專案活動順序的確定。通過對於專案產出物的特性分析可以幫助人們確定出專案活動的順序，對照專案產出物的描述，人們可以審查專案活動排序的正確性。
所以專案產出物描述也是專案活動排序的重要依據之一。
3. 專案活動之間的必然依存關係
專案活動之間的必然依存關係是指專案活動之間客觀需要和不可缺少的關聯關係。這種關係一般是由於物質與環境條件和客觀規律方面的限制造成的。例如，乙個建築專案只有地基建好之後才能建造上部構造，因為這是事物本身客觀規律的要求。
因此，專案活動之間的必然依存關係也被稱為專案活動的「硬邏輯」關係，這是一種不可違背的邏輯關係。所以它也是專案活動排序的重要依據之一。
4. 專案活動之間的人為依存關係
專案活動之間的人為依存關係是由專案管理人員規定的專案活動之間的關係。這種關係是人為的、主觀確定的，所以它們也被稱為「軟邏輯」關係，這是一種可以由人們根據主觀意志去調整和安排的專案活動之間的關係。這種關係同樣會限制專案活動順序的安排，所以專案的管理者必須科學合理地確定這種人為依存關係。
5. 專案活動的外部依存關係
專案活動的外部依存關係是指專案活動與其他組織的活動，以及專案活動與組織所開展的其他活動之間的相互關係。例如，乙個建築專案的選址，在確定之前可能需要召開由**組織的環境聽證會，並需要獲得**或主管部門的審批，才能夠開展專案下一步的活動。這就是一種典型的專案活動與其他組織（**）活動所形成的外部依存關係。
6. 專案的約束條件與假設前提條件
專案的約束條件是指專案所面臨的各種資源與環境限制條件和因素，它們會對專案活動的排序造成影響和限制。例如，在沒有資源限制的情況下，兩種專案活動可能可以同時開展，但是在有資源限制的條件下，它們就只能夠依次進行了。專案的假設前提條件是對專案活動所涉及的一些不確定條件的假設性認定，專案的假設前提條件同樣也會直接影響專案活動的排序。
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